Fragmentiert Gebündelt Digitalisiert Optimiert Standardisiert
Bereit für die Zukunft: Digitale HR-Transformation für rund 10.000 Mitarbeitende in rund 40 Ländern.
Das ambitionierte Ziel der Heidelberger Druckmaschinen AG: die komplette Bündelung und Digitalisierung aller Mitarbeiterdaten weltweit. Dank Cloud-Technologie, der HR-Lösung von Workday und den Deloitte Expertenteams war das innerhalb von nur elf Monaten möglich.
Wie lässt sich der Wandel für die Arbeitswelt von morgen schon heute einläuten? Wir haben gemeinsam mit der Heidelberger Druckmaschinen AG das HR-Management des Unternehmens digital transformiert: gesamtheitlich, transparent und compliant über Ländergrenzen hinweg.
Angesichts eines strukturellen Wandels im Markt, einer sich rasant verändernden Arbeitswelt und der rapide voranschreitenden Digitalisierung sah sich die Heidelberger Druckmaschinen AG, der weltweit führende Hersteller von Bogenoffset-Druckmaschinen, mit der Notwendigkeit konfrontiert, ihr Geschäftsmodell zu transformieren. Im ersten Schritt bestand die Aufgabe darin, mehr Transparenz sowie eine digitale Vernetzung in den vorhandenen, teilweise noch Excel- oder Papier-basierten HR-Prozessstrukturen zu schaffen. Und zwar weltweit. Eine anspruchsvolle Aufgabe, bei der wir die Heidelberger Druckmaschinen AG mit unserer Expertise begleitet haben.
Die Herausforderung bestand u.a. darin, alle Mitarbeiterdaten weltweit digital zu bündeln, abzubilden und gleichzeitig alle damit verbundenen HR-Prozesse zu optimieren. Pro Ländergruppe wurden detaillierte Workshops durchgeführt, um sich einen Überblick über die immensen Datenmengen zu verschaffen und effektive Wege zur Vereinheitlichung, Vereinfachung und kompletten Digitalisierung zu finden.
Die Herausforderung bestand u.a. darin, alle Mitarbeiterdaten weltweit digital zu bündeln, abzubilden und gleichzeitig alle damit verbundenen HR-Prozesse zu optimieren.
Heidelberger Druckmaschinen AG
Digitale HR-Transformation umsetzen
Wie groß ist die Mitarbeiter-Fluktuation weltweit? Welche Mitarbeiterprofile sollte das Unternehmen bei der Rekrutierung in Zukunft stärker berücksichtigen? Wie ist die Altersstruktur und was bedeutet dies für die Personalplanung der kommenden Jahre? Für all diese wichtigen Fragen gab es bis dato keinen einheitlichen Überblick, was wiederum am Fehlen eines globalen HR-Systems lag. Somit waren auch keine globalen HR-Reportings und Personalkostenplanungen möglich. Des Weiteren bestand im Unternehmen der Wunsch nach einer Anbindung an die SAP-Stammdatenverwaltung, die Kostenstellenverwaltung, das Single Sign-On und das Active Directory.
Es war also unumgänglich, eine digitale HR-Transformation durchzuführen. Mit unserem umfassenden Know-how im Bereich der Cloud-Technology und unserem globalen Partner Workday haben wir eine digitale HR-Lösung auf der bewährten Workday-Basis eingeführt und alle Prozesse auf der neu implementierten HR4Future Plattform gebündelt. HR4Future bietet eine transparente Sicht auf sämtliche HR-Daten und sorgt gleichzeitig für deren zentrale Speicherung.
Die Transformation umfasste zudem die Integration der drei Module Core HCM, Learning und Absence, die die Mitarbeitenden der Heidelberger Druckmaschinen AG weltweit interaktiv nutzen können. So bildet Learning als klassisches Learning Management System alle Prozesse und Daten zur Trainings- und Weiterbildungsverwaltung ab. Absence integriert alle Prozesse und Daten zur Abwesenheitsverwaltung wie Urlaub, Krankheit und Abwesenheit. Core HCM liefert schließlich eine Stammdatenverwaltung entlang des kompletten Employee Lifecycle.
Innerhalb der Projektlaufzeit von insgesamt elf Monaten konnte die Implementierung der HR4Future Plattform erfolgreich abgeschlossen werden. Damit kann die Heidelberger Druckmaschinen AG ihre komplexen und verteilten Strukturen auf der neuen Plattform endlich visuell als Datenbasis mit global erfassten Daten abbilden – ganzheitlich und im Einklang mit den lokal oder regional geltenden Datenschutzbestimmungen.
Ein Meilenstein in der Geschichte des Personalwesens bei der Heidelberger Druckmaschinen AG: Das Unternehmen verfügt nun über ein global vernetztes HR-Team, das dank der hochmodernen HR-Lösung standardisierte Prozesse unabhängig von einer Gesellschaft oder einem Standort durchführen und länderübergreifend zusammenarbeiten kann. Und für die Zukunft kann die Plattform um weitere Module und Funktionen ergänzt werden.
„Gemeinsam mit der Heidelberger Druckmaschinen AG haben wir es in nur elf Monaten geschafft, die Cloud HR-Software Workday global einzuführen und auf der neu geschaffenen HR4Future Plattform zu bündeln. HR4Future stellt eine hervorragende Basis für eine transparente Sicht auf sämtliche HR-Daten dar und sorgt gleichzeitig für eine zentrale Speicherung aller Daten. Die Mitarbeiter können nun über persönliche Dashboards direkt auf Organigramme zugreifen und Kennzahlen einsehen – von überall – egal ob sie gerade im Büro oder unterwegs sind.“
Florian Ploner, Partner & Sector Lead Industrial Products & Construction bei Deloitte
Die positiven Auswirkungen sind schon nach kurzer Zeit spürbar, unter anderem durch einen deutlich verbesserten Employee Self Service, optimierte HR-Reportings sowie ein innovatives Organisationsmanagement. Die HR-Datenbank ist immer auf dem aktuellen Stand und das Abrufen relevanter Informationen erfolgt über die Cloud nutzerfreundlicher, einfacher und schneller denn je.
Real connections. Real impact.
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