Indsigt

Opbevaring af elektronisk regnskabsmateriale i udlandet

Ændring af bogføringsloven er vedtaget

Regnskabsmateriale kan under visse betingelser opbevares i elektronisk form i udlandet uden forudgående ansøgning og dispensation fra den 1. marts 2015.

Folketinget har den 22. januar 2015 vedtaget ændringer til bogføringsloven, som gør loven mere tidssvarende set i lyset af den digitale udvikling. Fra den 1. marts 2015 skal virksomheder derfor ikke længere ansøge om dispensation for at opbevare regnskabsmateriale i udlandet. 

Baggrunden for lovændringen er, at virksomheder i stigende grad anvender såkaldt cloud computing, hvor fx bogføringssystemer tilgås via internettet. Endvidere har mange koncerner etableret en central, fælles regnskabsfunktion på tværs af landegrænser. Kravet om at ansøge om tilladelse til opbevaring af materiale i udlandet forekommer unødvendigt byrdefuldt, når materialet opbevares elektronisk, og de danske myndigheder kan få adgang til materialet.

De vedtagne ændringer til bogføringsloven betyder:

  • at regnskabsmateriale under visse betingelser kan opbevares i elektronisk form i udlandet uden forudgående ansøgning og dispensation (se betingelser nedenfor)         
  • at offentlige myndigheder kan få regnskabsmateriale, der opbevares i elektronisk form, udleveret eller indsendt i elektronisk format i stedet for udlevering i papirform
  • at myndighederne ikke længere kan kræve oversættelse af regnskabsmateriale, der er udarbejdet på engelsk. Materiale på andre sprog end dansk eller engelsk kan myndighederne dog fortsat kræve oversat.


Betingelser
Der stilles følgende betingelser for at opbevare bogføringsmateriale i elektronisk format i Danmark eller i udlandet:

  1. Regnskabsmaterialet skal opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven
  2. Virksomheden skal til enhver tid kunne fremskaffe materialet og give adgang til dette her i landet
  3. Beskrivelser af benyttede systemer mv.[1] og eventuelle nødvendige adgangskoder mv. skal opbevares i Danmark
  4. Regnskabsmaterialet skal uden vanskeligheder kunne udskrives i klarskrift i læsbar form eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat.
     

Regnskabsmateriale i papirform
De gældende regler for opbevaring af regnskabsmateriale i papirformat i § 12 videreføres uændret. Det vil sige, at alene regnskabsmaterialet i papirform for indeværende og forrige måned kan opbevares i udlandet. Interne og eksterne bilag for aktiviteter i udlandet kan dog opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden. Øvrigt regnskabsmateriale for aktiviteter i udlandet kan opbevares i det pågældende udland for indeværende og de foregående tre måneder. Dog kan alt regnskabsmateriale opbevares i Finland, Island, Norge eller Sverige i hele opbevaringsperioden, dvs. også papir. For opbevaring af regnskabsmateriale i papirformat i udlandet gælder betingelserne jf. ad. 1 og 2 ovenfor.

Ændringerne træder i kraft den 1. marts 2015.

Bemærk, at virksomhederne til og med den 1. marts 2015 fortsat skal have en dispensation fra Erhvervsstyrelsen til opbevaring uden for Danmark og Norden. Hvis det derfor planlægges at opbevare elektroniske materiale uden for Danmark eller Norden før den 1. marts 2015, skal der fortsat søges om dispensation. 

Læs mere på Folketingets hjemmeside.

[1] Anvendes et standardsystem, vil det ofte være tilstrækkeligt med de af systemleverandøren udarbejdede systembeskrivelser, hvis det af denne fremgår, hvordan registreringerne kan følges, fremfindes og udskrives.

Ændringen har til formål, at gøre bogføringsloven mere tidssvarende set i lyset af den digitale udvikling.

Fandt du dette nyttigt?