Indsigt

Hvordan fører man den gode bestyrelsesprotokol? 

Flere kender formentlig til udfordringen i at skrive den gode bestyrelsesprotokol – for hvordan sikrer man egentlig, at bestyrelsesprotokollen afspejler drøftelserne på bestyrelsesmødet og dokumenterer væsentlige risikovurderinger, trufne beslutnin-ger og forudsætningerne for disse?

Som bekendt er bestyrelsesprotokollens formål at dokumentere bestyrelsens arbejde og skal ses i lyset af det ansvar, der følger med at påtage sig hvervet som bestyrelsesmedlem. I yderste konsekvens kan bestyrelsesprotokollen derfor blive afgørende ved placering af et eventuelt ansvar. Nok så relevant i dagligdagen er bestyrelsesprotokollen derimod et af de værktøjer, der skal sikre kontinuitet i bestyrelsens arbejde.

 

DOKUMENTATION AF VÆSENTLIGE BESLUTNINGER

For at bestyrelsesprotokollen på bedst mulig vis kan blive et styringsværktøj for ledelsen, er det afgørende, at den ikke alene afspejler de beslutninger, som bestyrelsen træffer, men også at den afspejler de drøftelser, der er gået forud for, at en bestemt beslutning er blevet truffet. Her er det særligt vigtigt, at der er transparens omkring, hvilke argumenter der ved beslutningen er vægtet for eller imod.

En god måde at få forudsætningerne for en beslutning noteret i protokollen er at opliste argumenter for og imod i punktform, inden selve beslutningen noteres. I praksis kan dette gøres ved, at bestyrelsesformanden efter en drøftelse påtager sig at opsummere drøftelserne, eventuelt under mindre hovedoverskrifter, og beder resten af bestyrelsen forholde sig til, om de er enige i, at opsummeringen afspejler drøftelserne. Opsummeringen føres derefter til protokols som resultatet af den drøftelse, der er gået forud for en bestemt beslutning. På denne måde vil forudsætningerne for en beslutning fremgå af protokollen, uden at denne er en diktat af de drøftelser, der blev ført på mødet.


Finanstilsynet giver løbende påbud for utilstrækkelig protokollering af bestyrelsens drøftelser.


HUSKELISTE TIL BESTYRELSESPROTOKOLLEN

Foruden sikring af at protokollen afspejler væsentlige beslutninger samt forudsætningerne for disse, gælder en række andre krav til bestyrelsesprotokollen. Læs med nedenfor og se om I kan sige ja til samtlige punkter:

  • Er protokollen fortløbende nummereret?
  • Er bilag til protokollen struktureret på overskuelig vis?
  • Bliver der ført protokol fra skriftlige og elektroniske bestyrelsesmøder?
  • Bliver længden af bestyrelsesmøderne noteret i protokollen?
  • Bliver det ført til protokol, når en deltager på et bestyrelsesmøde, alene deltager i behandlingen af et enkelt punkt på dagsordenen? 
  • Bliver protokollen delt på et sikret medie eller via krypterede mails?
  • Har de personer, som har adgang til bestyrelsesprotokollen, en berettiget interesse?

     

ASSISTANCE

Ser I et forbedringspotentiale for jeres bestyrelsesprotokol, kan vi hjælpe jer med en gennemgang og konkrete forslag til forbedringer, så jeres bestyrelsesprotokol lever op til ovenstående og Finanstilsynets praksis. Ønsker I assistance, er I meget velkomne til at kontakte Deloitte for yderligere information.

Fandt du dette nyttigt?