Case study

Fleksibilitet og kvalitet hentet ind udefra

AIG ansatte en ekstern konsulent.

Fleksibilitet, forretningsforståelse og selvstændighed var nøgleordene for AIG, da de ansatte en ekstern konsulent til at skabe struktur i selskabets debitorprocesser. De havde brug for en, der kunne løse den praktiske opgave og samtidig begå sig i en kompleks organisation.

Claus Holmvang, CFO, Nordic Accounting Centre, AIG
I en periode frem til august 2011 havde det globale forsikringsselskab AIG haft forskellige vikarer ansat til at varetage en række driftsopgaver. Denne løsning havde dog ikke fungeret. Et nyt kunderapporteringssystem skulle implementeres i løbet af efteråret 2011, hvilket krævede en platform med blandt andet et afstemt debitorkartotek, og derudover var det forretningskritisk, at et større kundeudestående blev afstemt hurtigt og effektivt.

 

Kvalitet frem for alt
Der var brug for en person, som hurtigt og selvstændigt kunne sætte sig ind i et kompleks set-up, og som kunne sikre stabilitet og fremdrift i projektet. Desuden var der brug for at få processerne i debitorafdelingen optimeret og ikke mindst dokumenteret.

”Det var ikke verdens mest komplicerede proces, men det foregik i et set-up, der til tider er komplekst. Vi havde brug for en person, der midlertidigt kunne gå ind og løse opgaven med høj kvalitet, som kunne tage ejerskab og som kunne oplære andre. For os var det vigtigt, at vi ikke gik på kompromis med kvaliteten,” forklarer Claus Holmvang, CFO, Nordic Accounting Centre, AIG.

 

”Ét opkald - og så i gang”
Løsningen blev at ansætte en ekstern konsulent fra Deloitte på debitorprojektet. Det var vigtigt for AIG at komme hurtigt i gang, men samtidig være sikre på, at det var den rette profil, der kunne følge projektet helt til dørs.

”Det var faktisk bare et opkald, og så var vi i gang. Det er vi er rigtig tilfredse med. Vi havde brug for, at der skete noget her og nu,” siger Claus Holmvang. 

Samarbejdet blev i første omgang indgået for tre måneder, men på grund af opgavens kompleksitet og omfang, blev forløbet forlænget af flere omgange, og der blev en overgang inddraget flere konsulenter. Senest i august 2012 da AIG skulle påbegynde en SAP-implementering i de nordiske lande. 

”Det giver meget værdi at få en konsulent ind midlertidigt og så kunne forlænge og om nødvendigt udvide teamet efter behov. Den viden, som konsulenten havde oparbejdet om vores organisation, systemer og arbejdsgange, kunne vi føre direkte videre i SAP-projektet,” forklarer Claus Holmvang. 

 

Hænderne i systemerne – og drøftelser med direktionen
SAP-projektet var et internationalt projekt, som krævede lokale ressourcer, der fra London kunne løse en række konkrete opgaver. Der var derfor brug for personer, der både kunne løse opgaverne, og som kunne være bindeled mellem projektet i London og kontoret i Danmark. I forhold til debitorområdet valgte AIG at lade den eksterne konsulent indgå i dette arbejde, da han havde fået et stort indblik i og forståelse for virksomhedens systemer og processer.
”Konsulenten har både haft hænderne helt nede i systemerne, og har samtidig kunnet træde med op på et højere niveau og sparre og træffe beslutninger med ledelsen. Vi var derfor helt trygge ved, at han også kunne begå sig internationalt,” forklarer Claus Holmvang og fortsætter: ”Vi har kunnet give konsulenten mandat til at træffe en del beslutninger på egen hånd, da han var god til at vurdere, hvad der lå inden for hans mandat, og hvad han skulle vende med os først.”

”I sidste ende var det meget mere effektivt, end vi havde forestillet os. Vi forventede os selvstændighed inden for en afgrænset opgave - men vi fik også ressourcer ind, der tog ejerskab og ruskede lidt op i os. I forbindelse med SAP-projektet var vi for eksempel nødt til at trække medarbejdere ud til projektarbejdet, og der valgte vi at lade de daglige opgaver blive varetaget af eksterne konsulenter. Det betød, at vi fik løst de faste driftsopgaver, men samtidig fik vi også udviklet nogle værktøjer og ændret nogle processer, så de nu kører mere strømlinet.”

Claus Holmvang er samlet set ikke i tvivl om, at det at ansætte eksterne konsulenter har hjulpet AIG i forhold til at tage hånd om de forretningsmæssige udfordringer, som virksomheden stod over for.

Nogle af Claus Holmvangs bedste råd til virksomheder, der planlægger at ansætte eksterne konsulenter til en midlertidig projektstilling:

  • Vær klar på, hvad den afgrænsede opgave går ud på.
  • Tegn et billede af, hvilken profil I har brug for - hvilke kompetencer skal vedkommende besidde?
  • Hav en exit-strategi. Hvad skal der ske, når projektet er afsluttet?

Kort om projektet:

Udfordring: 
At finde en midlertidig ressource, der havde de nødvendige kvalifikationer og overblikket til at indgå i projekter, der krævede alsidige kompetencer.

Løsning:
Ansættelse af en ekstern konsulent, der kunne udfylde den midlertidige rolle, uden at der blev gået på kompromis med kvaliteten af arbejdet.

Fordele: 
AIG fik lukket et midlertidigt behov for assistance og nød samtidig godt af den fleksibilitet og de kompetencer, som de eksterne konsulenter kunne byde ind med.

Det var ikke verdens mest komplicerede proces, men det foregik i et set-up, der til tider er komplekst. Vi havde brug for en person, der midlertidigt kunne gå ind og løse opgaven med høj kvalitet, som kunne tage ejerskab og som kunne oplære andre. For os var det vigtigt, at vi ikke gik på kompromis med kvaliteten.
 

Claus Holmvang, CFO, Nordic Accounting Centre, AIG 

Fandt du dette nyttigt?