Gode råd til at skabe de optimale betingelser for at arbejde virtuelt og afholde effektive virtuelle møder.

Som følge af spredningen af COVID-19 har lande, virksomheder og mennesker over hele verden måttet tilpasse sig en ny virkelighed på få uger. En digital virkelighed, hvor vi alle er langt mere afhængige af teknologi til at udføre dagligdagens møder og arbejdsopgaver.

Selvom en så brat omstilling kan føles ubehagelig, rummer den virtuelle virkelighed mange gode muligheder. Det kræver dog omstillingsparathed og agilitet at høste det fulde potentiale.

Først og fremmest gælder det om at forstå, hvordan man som virksomhed bruger sine virtuelle platforme mest hensigtsmæssigt. Det skaber tillid blandt de ansatte og sikre, at arbejdsopgaver, møder og projekter skrider fremad i samme tempo, som hvis alle var fysisk til stede.

Vi har derfor bedt vores Human Capital-eksperter om at dele deres gode råd til, hvordan din virksomhed kan få mest muligt ud af virtuelle møder. Vores eksperter står klar til at assistere dig yderligere, hvis du har spørgsmål, har brug for træning eller hvis du ønsker hjælp til at designe virtuelle møder.

1 Udvælg en facilitator

Før du begynder, er det vigtigt at forstå, at en virtuel session ikke er en fysisk session udført online. Det er en krævende disciplin med en anderledes dynamik, energi og flow sammenlignet med en fysisk session. For at få succes er det derfor vigtigt, at der udpeges en facilitator forud for sessionerne, hvis fornemmeste opgave er at styre diskussioner og flowet samt at sikre, at alle er inkluderet og engageret.

2 Husk grundreglerne

Virtuelle sessioner er mere udfordrende at facilitere end fysiske sessioner. Det er derfor endnu vigtigere end ellers at få de fundamentale grundregler på plads ved virtuelle møder. Her kan du med fordel tage udgangspunkt i ”best practise” fra de fysiske møder såsom at komme og afslutte til tiden og at sikre, at alle bliver hørt.

3 Check ind

Begynd dine sessioner med at få en fornemmelse af, hvem deltagerne er, og hvordan de har det. På den måde skaber du et fælles udgangspunkt, som du kan forankre sessionen omkring.

4 På med video

Der er en risiko for, at deltagerne ikke er fokuserede, når ens virtuelle repræsentation på mødet blot er et medarbejderfoto. Engagementet, deltagelsen og begejstringen stiger betydeligt, hvis I tilføjer video som en del af oplevelsen.

5 Inkorporér interaktion

Som mennesker vil vi engageres, høres og inspireres. Det er derfor vigtigt, at man udnytter engagerende værktøjer, der får alle til at deltage og bevare koncentrationen. Du kan undgå de desværre lidt for velkendte monotone sessioner ved hjælp af enkle, engagerende værktøjer såsom Kahoot, Slido og Mentimer.

6 Brug breakout rooms

En af de virkeligt brugbare ting, som nogle af de virtuelle platforme såsom Zoom eller WebEx tillader, er muligheden for at skabe breakout rooms til deltagerne. Breakout rooms gør det muligt at fokusere på forskellige, sideløbende opgaver langt mere effektivt.

7 Husk pauser og brug dem aktivt

I virtuelle sessioner er det ikke nemt at afkode, hvordan folk har det og hvad der er mest presserende for dem lige nu. Ved at bruge pauser som en aktiv del af sessionen kan du øge tilhørsforholdet og følelsen af fællesskab. Det kan eksempelvis gøres ved at quizze deltagerne i, hvad de netop har lært, eller spørge deltagerne hvad der optager dem lige nu, eller hvordan de har det.

8 Brug virtuelle whiteboards

Virtuelle møder kan meget hurtigt blive en masse snak, som bliver glemt, så snart sessionen er slut. En del virtuelle platforme såsom Teams, Zoom, Miro og WebEx tilbyder virtuelle whiteboards, hvor man med fordel kan indfange og opsummere de vigtigste læringer og indsigter fra sessionen løbende. På den måde har man hele tiden sessionens formål for øje, man sikrer en følelse af fremgang, og desuden har man samtidig lavet en opsummering af sessionen – uden at skulle forsøge at memorere de vigtigste ting på bagkant.

Står du med en konkret udfordring om at designe et inspirerende virtuelt møde, eller vil du gerne vide mere? Kontakt Human Capital:

Kontakt

Stine Degnegaard

Director

+45 30 93 00 06

Camilla Alm

Director

+45 40 48 61 78

Share this story