Insight

Data First vol. 2

   

Som lovet kommer her opfølgeren til Data first, hvor vi ser nærmere på, hvordan organisationer øger synergien mellem proces- og dataarkitekturdesignerne og i højere grad har lader data agere midtpunkt for enhver procesoptimering. En tilgang der skaber grobund for bedre ideer og skaber digital sammenhæng.

Data spiller en afgørende rolle i enhver digital operation/proces. Fra den måde organisationer interagerer med kunder eller borgere på til etableringen af intelligent procesautomatisering eller som støtte til beslutningstagere på ethvert niveau. Kort sagt er det svært at overdrive betydningen af data og vigtigheden af at have brugbare data til rådighed for en given proces.

Som man kan læse i Data first er det centralt at have data som omdrejningspunkt i alle procesoptimeringer - store som små. For mens tendensen tidligere og i grove træk var først at indtænke data til sidst, når en ny proces blev udtænkt, er der i dag behov for at tænke data med fra start. Data skal altså agere udgangspunkt, og en proces skal tilrettelægges med afsæt i en fælles forståelse mellem proces- og dataarkitekturdesignerne og på en måde, hvor den nødvendige data for fremtidige procesoptimeringer opsamles og sikres. På den måde skabes de bedste betingelser for den innovation og transformation, som er nødvendig i den rivende digitale udvikling, alle organisationer gennemlever.

Fælles forståelse og samarbejde

For at lykkes med en data first-tilgang, er det vigtigt, gennem planlægning og målrettet kommunikation, at samarbejdet fungerer gnidningsfrit på tværs af de teams, som arbejder med proces- og dataarkitekturdesign.

Det kræver, set fra vores stol, systematisk uddannelse og træning at etablere en bredere og dybere viden om såvel data som forretningsprocesser på tværs af organisationen. It-folk skal forstå forretningen for at agere gode sparringspartnere, ligesom procesdesignere skal kende deres eget datagrundlag, dets muligheder, og enhver proces’ optimale databehov. Den gensidige uddannelse og træning danner grobund for ægte innovation. Uden en gensidig forståelse øges risikoen for, at et projekt eller program bevæger sig ud ad en tangent, som ikke er gangbar. Det er desværre set før.

Dertil mener vi, proces- og dataarkitekturdesignerne for så vidt muligt skal sidde side om side, når de arbejder sammen om et givent projekt. Dette er dels med til at opretholde en fælles forståelse af teammedlemmernes faglighed, ligesom organiseringen lader teammedlemmerne blive inspireret af såvel velkendte som mere eksotiske muligheder. Det er ofte i den proces, at de bedste ideer opstår. Når man eksempelvis inden for shipping-branchen ønsker at implementere en track & trace service, må dataspecialisten forstå, hvor de forskellige data kommer fra, og hvilke informationer der mangler, for at en kunde kan få et retvisende svar på, hvornår et stykke gods bliver leveret. En proces der er defineret af forretningen. Ligeledes skal forretningen forstå, at data skal struktureres, standardiseres og overholde regelsæt for at kunne vise et nøjagtigt billede af en given proces.

Er det ikke muligt at sidde sammen fysisk, er det givet godt ud at afholde workshops, hvor de forskellige teams kan mødes. Workshops kan:

  • Mindske kompleksiteten af transformationsprojekter.
  • Sørge for, at nye processer understøtter digitalisering og automatisering, og at databehovet tænkes igennem fra start.
  • Mitigere risikoen for at et projekt løber af sporet.
  • Fastholde de fælles tanker og sikre at de forskellige tankesæt stadig passer sammen undervejs.

Som supplement til dialogworkshops anbefaler vi, at data- og procesdesignere går sammen om at kortlægge brugernes behov. Fordelen ved, at data- og procesdesignere har en fælles dialog med brugerne er, at brugerne bliver spurgt i en sammenhæng, så brugervenlighed, understøttelse af arbejdsgange og sikring af databehov både i egen delproces og efterfølgende processer tænkes i samlet flow.

Parallel udvikling

Vigtigheden af regelmæssig kontrol og justering af retningen for en dataunderstøttelse af en proces kan næsten ikke overdrives. Der må ikke være tvivl om, hvorvidt de forskellige spor bevæger sig i samme retning og fortsat er enige.

Derfor er det afgørende, at der i den generelle organisering og projekt- eller opgavetilrettelæggelse indarbejdes hyppige tjekpunkter mellem de forskellige enheder eller teams.

Tjekpunkerne bruges til at skabe et rum, hvor løsninger og beslutninger kan blive udfordret og evalueret i fællesskab. De bedste procesdesignere har en dyb forståelse af datastrukturer, og de bedste datamodellører kan løfte hovedet fra datalandskabet og forstå sammenhængen mellem forretningen og processerne. Den forståelse bør enhver organisation forsøge at fremme.

Diplomati og interessenthåndtering

Når en retning for et projekt eller program justeres, må interessenthåndtering ikke undervurderes. Alle transformationer er hårdt arbejde, og det gælder også, når det drejer sig om at justere arbejdsmetoder og -vaner. Derfor kræver det en stor indsats at formidle, hvad de forskellige proces- og datateams bidrager med hver især, og hvorfor det er så vigtigt, at en løsning designes i fællesskab.

Selvom dette kan føles som ekstra komplekst, er vores budskab, at indsatsen giver et større afkast af gode ideer og løsninger, ligesom det giver et mere solidt grundlag for den fortsatte drift, justering og optimering.

Interessenthåndteringen kræver dygtige diplomater, der forstår de forskellige positioner og som kan formidle tankerne bag nye arbejdsgange, og hvilken gevinst der opnås ved at indtænke sine data på en ny måde.

Opsummering:

  • Proces- og dataarkitekturdesignerne skal arbejde sammen side om side for at øge synergien ved at bringe deres gensidige fagligheder om data og processer i spil.
  • Proces- og dataarkitekturdesignerne skal systematisk uddannes og trænes for at etablere en bredere og dybere viden om såvel data som forretningsprocesser på tværs af organisationen.
  • Proces- og dataarkitekturdesignerne skal sammen kortlægge brugernes behov og have dialogen med dem. Det øger brugervenlighed, understøttelse af arbejdsgange og sikring af databehov både i egen delproces og i efterfølgende processer.
  • Når proces- og dataejerskabet etableres, anbefaler vi, at sponsor og visse styregruppemedlemmer sammen forankrer forandringen mellem styregruppemøderne.
  • Sponsor og dermed projektleder bør sikre, at proces- og datasporene vurderes i sammenhæng, og er afhængige af hinandens succes for selv at lykkes.
Fandt du dette nyttigt?