Trends

Procesinnovation har skabt en stærk performancekultur

Interview med Lars Damgaard Sørensen, koncerndirektør i ATP

ATP valgte i 2010 at sætte øget fokus på deres projektportefølje, da de konstaterede, at eksekvering af projektporteføljen kunne blive bedre, samt at der var en dalende tilfredshed blandt projektlederne. Projektgennemførsel i topklasse blev derfor et vigtig element i ATP’s 2015-strategi.

Projektet fokuserer på at øge modenheden af projektgennemførsel gennem procesforbedringer og forankring. Projektet udspringer fra it-udviklingsorganisationen og bygger på et tæt samarbejde med forretningen. Lars Damgaard Sørensen, økonomi- og it-direktør i ATP, er ansvarlig for realiseringen af denne strategiske målsætning, og han vurderer, at Projektgennemførsel i topklasse er en solid businesscase, og at ATP nu er tæt på realiseringen af en markant millionbesparelse på bundlinjen gennem en stærkere performancekultur.


Procesinnovation i ATP
De ultimative målsætninger for ATP’s projekter er leverance af det ønskede produkt til kunden indenfor de aftalte rammer. Derfor er der med udgangspunkt i it-udviklingsorganisationen udarbejdet et koncept for procesforbedringer. Konceptet er baseret på PRINCE 2, six sigma og lean, der sammen med CMMI (Capability Maturity Model Integration) danner rammen for at øge modenheden af projektgennemførelsen i ATP. Til at understøtte forankringen er medarbejderdrevet problemløsning og optimering af processer vigtige elementer. Der fokuseres samtidig på, at ikke flere end 20-25 processer og indsatsområder går gennem optimeringsforløbet ad gangen, og indtil videre har 50-60 indsatsområder været igennem optimering. Lars Damgaard Sørensen anser først en ny proces eller et nyt indsatsområde for forankret, når 100 procent af processen virker i praksis, og der er gennemført evalueringer og justeringer.


Procesoptimeringen nås gennem fire udviklingstrin:

1. Styring af projekter og forbedret forudsigelighed

2. Homogenisering og standardisering af praksis

3. Kvantitativ styring

4. Innovation og optimering via kontinuerlig forbedring.

Styring af projekter og forbedret forudsigelighed: Forbedret forudsigelighed handler om at styre variansen på forventede omkostninger, tidsplaner, kvalitet og gevinstrealisering. Lars Damgaard Sørensen fortæller, at ATP har været i dialog med ledende virksomheder inden for projektstyring, og med udgangspunkt i dette, har ATP for eksempel defineret et accepteret afvigelsesniveau 10 procent i forhold til tid, økonomi og realisering af businesscasen.

Homogenisering og standardisering af praksis: Standardisering af processer handler dels om de metoder og værktøjer, projektlederne anvender, dels om den rapportering, projektet anvender til at forelægge fremdrift for styregrupperne. Antallet af værktøjer til lagring, risikovurdering og rapportering er allerede blevet mere end halveret og er nu 100 procent ensrettet, så alle benytter det samme rammeværk. Herudover har denne øvelse indledningsvist identificeret et optimeringspotentiale på 30-40 procent af den tid, der samlet set anvendes på projekter. Der er ikke noget quick-fix; effektiv gennemførsel kræver opfølgning, udvikling og optimering”, siger Lars Damgaard Sørensen. 

Kvantitativ styring: Lars Damgaard Sørensen fremhæver specielt mål og styringsmekanismer som det, der skabte grundstenen i kulturforandringen hos ATP. ”Det har skabt et helt andet fokus og skærper businesscaseejernes økonomiske realisme. Herudover er kravene til ledelsen af store projekter skærpet markant. Medarbejderne ved nu, hvad der skal til for at være en succes, hvilket er meget motiverende”. Og som Lars Damgaard Sørensen videre pointerer: ”Ét mål er bedre end 10 meninger”.

Innovation og optimering via kontinuerlig forbedring: ATP arbejder kontinuerligt på at sikre videndeling og på at skabe fokus på tydeliggørelse af værdiskabelsen. En af de store udfordringer i procesarbejdet er, at organisationen falder tilbage i vante gænger efter en periode. For at sikre governance og forankring er SPI, Software Process Improvement, oprettet som et proceskontor for bedste praksis og understøttelse af projekter. Lars Damgaard Sørensen uddyber:”Det er den vedvarende opfølgning på, om processerne bliver brugt, og hvad der kan gøres bedre, der sikrer, at procesbeskrivelserne ikke bare sander til”. Proceskontoret har dermed initiativretten, men udvikler og ændrer processerne i samarbejde med organisationens procesejere og medarbejderne der bruger processerne i hverdagen.


Gevinstrealisering og performancekultur
ATP er nu begyndt at se på de processer, der understøtter, at gevinstrealisering optimeres. Det inkluderer meget konkrete og målbare definitioner på, hvornår et projekt er en succes. Ifølge Lars Damgaard Sørensen er det dog ikke nok – der skal knyttes en konsekvens på målene, hvilket ATP netop har gjort:

”Der er skabt et meget klart fokus på, hvordan de fulde businesscase-konsekvenser på både omkostnings- og indtægtssiden indregnes i driftsbudgettet. Det har skabt en radikal kulturændring, og der er gjort op med den reaktive adfærd”. Lars Damgaard Sørensen fortsætter:

Det har for eksempel betydet, at ATP i højere grad stopper projekter, der har en dårlig business case. Den beslutning bliver taget så tidligt som muligt, så ressourcerne kan reallokeres, og vi sikrer at pengene bruges rigtigt,”siger han. 

Ifølge Lars Damgaard Sørensen har procesprojektet været med til at skabe en stærkere performancekultur i ATP, og ikke uvæsentligt er medarbejdertilfredsheden blandt projektlederne markant stigende.

 Medarbejderne ved nu, hvad der skal til for at være en succes, hvilket er meget motiverende”

Lars Damgaard Sørensen, koncerndirektør i ATP

Om Lars Damgaard Sørensen

Lars Damgaard Sørensen er koncerndirektør for økonomi og it i ATP. Han kom til ATP i 2001efter en stilling som Vicedirektør i Realkredit Danmark, hvor han havde været siden 1977. Lars Damgaard Sørensen har en HD i finansiering og kreditvæsen.

Fandt du dette nyttigt?