Case study

Et godt parløb  

Danske Invest hentede Deloitte ind til 13 ugers arbejde, men konsulenthuset endte med at blive i 13 måneder. 

Læs, hvorfor det var alt andet end en dårlig forretning for koncernen.

”Vi havde behov for, at der var én, der kunne træde til og udføre et driftsmæssigt stykke arbejde med meget kort varsel i en begrænset tidsperiode. At Deloitte også kunne hjælpe os med at optimere processer og rapporteringsstrukturer var et ekstra plus. Vi havde behov for én, der kunne hjælpe os med at ændre ting. Også i den store forandringsproces. En der kunne åbne nogle øjne og implementere forandringer. Vi havde fx ikke  fået udarbejdet en fælles værdikæde eller igangsat optimering af vores forretningsgange på det tidspunkt, vi gjorde, hvis  Deloitte ikke havde været der. Det gav så meget at have en ekstern på.”

Lone Mortensen, afdelingsdirektør, Danske Invest. 

I 2014 skal Danske Invest eksekvere på den årlige lovpligtige opdatering af børsprospekterne. En opgave der ligger tæt på deadline, og som samtidigt er udfordret af en sygemelding. Derfor vælger de to nytilkomne direktører, Morten Rasten og Lone Mortensen, at rette blikket mod Deloitte, der kommer ind på opgaven. Oprindeligt er planen, at Deloitte stiller med en konsulent i en tidsbegrænset stilling på 13 uger. Udover prospektopdatering laver Deloitte et notat med observationer på de forskellige processer. Det skal give indblik i, hvordan opdateringen er gået og eventuelle forbedringsforslag, så den næste prospektopdatering vil forløbe hurtigere og lettere.

”Jeg har tidligere anvendt konsulenter fra Deloitte. Det fungerer altid. Nogle gange får jeg et par konsulenter at vælge i mellem, andre gange kun en enkelt. Men det har altid fungeret. Der har aldrig været en situation, hvor vi har været utilfredse” fortæller Lone Mortensen om beslutningen.

Som aftalt bliver 42 prospekter opdateret, og Deloitte leverer et oplæg med konkrete forbedringsforslag. I forlængelse af den prospektopdateringen vælger Danske Invest at hyre Deloitte til at køre en optimeringsproces på de ting, som man har observeret.

”Man kan sige, at Deloitte egentlig gjorde det, at de skabte sig selv mere arbejde. Og her vil kritikerne sikkert sige, at det er klassisk for konsulenter, men Morten Rasten og jeg kunne sagtens følge observationerne. Det var simpelthen en god businesscase.”

Samarbejdet fortsætter
Inden Deloitte kom til, var der lagt en ny strategi for Danske Invest. Forretningen havde i en årrække vækstet meget hurtigt, og havde været igennem en række organisatoriske ændringer. I takt med den stigende kompleksitet var det blevet vanskeligere at bevare overblikket over værdikæden, snitflader og ansvar for opgaver. Flere processer var blevet unødvendigt tunge. Samtidig havde den øgede kompleksitet medført, at risikoen for silotænkning i de enkelte teams var øget.

Samarbejdet stopper derfor heller ikke efter optimeringsprocessen. Eksempelvis faciliterer Deloitte dokumentationen af en fælles værdikæde og i forlængelse heraf strukturer Deloitte dokumentationen af samtlige arbejdsgange på et afgrænset område. En ellers stort set uoverskuelig opgave med 300 arbejdsgange og forretningsprocesser.

Senere kommer også projekter med årshjul, rapportering af status, mapping af og optimering af processer. Kort sagt bliver Deloitte ledelsens forlængede arm ude i forretningen. En forlænget arm, der kan anonymisere feedbacken fra forretningen, som ellers havde været svært for ledelsen af komme i besiddelse af, og samtidig identificere og handle på udfordringerne. Konsulenten fungerer som en decideret projekthub, hvor Danske Invests medarbejdere går hen, når de har forslag til procesoptimering. Alt i alt løber samarbejdet mellem Danske Invest og Deloitte op i 13 måneder.

”Nu har jeg brugt Deloitte i flere omgange, og en ting, der har været kendetegnende har været den ydmyghed, Deloitte viser over for opgaven. Deloitte kommer ikke som den alvidende konsulent, der bare kommer ind og dikterer, hvad man skal lave om. Man sætter sig ned og tænker over tingene og stiller en masse spørgsmål til vores ansatte. Når Deloitte derefter kommer med forslag og måske i første omgang får et afslag, så lader de sig ikke slå ud. Man venter nogle dage og forbedrer sine argumenter. Det ender som oftest med, at  folk køber ideerne,” siger Lone Mortensen og tilføjer:

”Alle accepterede jo Deloitte. Pga. stilen. Og det betyder, at de kan drive nogle forandringer. Og ikke mindst at konsulenten ret hurtig fik respekt i forretningen. Fordi han altid var villig til at gøre en ekstra indsats. Han var åben. Han netværkede. Han spiste frokost med forskellige hver dag. Det brugte han til at finde ud af, hvad der rørte sig. En god viden om forretningen og respekt mange steder i forretningen. Det betød også, at folk kom til ham. De ville gerne have hans perspektiv på de udfordringer, som de nu sad med.”

Hvad siger cost/benefit-analysen?
Men én ting er, at Deloitte gjorde en forskel. En anden er, om det også er en god businesscase. I sidste ende ender Danske Invest med at fastansætte en ny i Deloittes sted, så hvorfor gjorde man ikke blot det fra starten og sparede på konsulentbudgettet?

”Det er enormt få, der er stærke på både drift og forandring. Og vi havde behov for, at der var én der kunne træde til med dags varsel og hjælpe os med prospektopdateringen. Samtidig viste det sig, at Deloitte kunne hjælpe os med at forandre ting og skabe større effektivitet og transparens. Også i den store forandringsproces.

I dag er Danske Invest i fuld gang med at implementere 2020-strategi, ligesom man har rettet fokus på de operationelle og it-mæssige omkostninger.

Om Danske Invest
Danske Invest Management er navnet på Danske Bank koncernens formueforvaltningsselskab, som forvalter aktiverne for en sammenslutning af investeringsforeninger og mutual funds. Danske Invest tilbyder investeringer til investorer i Skandinavien, de baltiske lande, Luxembourg og Tyskland. I 2016 vandt Danske Invest prisen ’Bedst til Aktier’ for 8. år i træk ved den prestigefyldte Moningstar Funds Awards. I dag forvalter Danske Invest over 660 mia. kroner.

Udsnit af opgaver løst hos Danske Invest

Prospekter:

  • Opdatering af prospekter.
  • Planlægning af prospektopdateringer.
  • Beregning af feesatser ifm. tegningsprovision.
  • Strømlining af processer omkring prospekter.

Processoptimering:

  • Processoptimering i forskellige teams.
  • Udarbejdelse af skabeloner.
  • Afklaring af snitflader mellem teams.
  • Fremme kommunikationen mellem teams.

Projektledelse:

  • Kortlægning af værdikæden.
  • Kortlægning og udarbejdelse af forretningsgange og forretningsprocesser.
  • Project support på udvikling af IT systemer.

Ad hoc:

  • Oplæring af studentermedhjælper.
  • Excel præsentation til Lunch & Learn.
  • Præsentationer til bestyrelse og direktion.
  • Oprydning og strukturering på drev og i mailstrukturer.
  • Udarbejdelse af diverse værktøjer.
Fandt du dette nyttigt?