Case study

Post-its, tre tusser og åben dialog sikrer markant tidsoptimering i Codan

 

”Det har skabt stor begejstring i afdelingen. Ikke blot har vi reduceret rapporteringstiden fra otte til seks dage, men vi har også opnået stor motivation, samarbejdsånd og en åben dialog med hinanden om hver proces.”

Udfordring
En tidsbesparelse på 25% på kvartalsrapporteringen virkede som udgangspunkt temmelig uopnåeligt for Anne-Mette Jensen, Head of Financial Reporting i Codan. Pga. nye solvensregler krævede det engelske moderselskab, at rapportering blev skåret ned fra otte til seks dage. I stedet for at iværksætte it-projekter valgte Anne-Mette Jensen procesvejen.

”Vi skulle gøre noget drastisk, og det skulle virke med det samme. Så jeg greb fat i Deloitte, som lavede en workshop med os på to dage. Værktøjerne bestod af post-its i tre forskellige farver, tusser og brunt papir. Det blev to epokegørende dage i afdelingens historie. Det, der umiddelbart virkede som en uoverstigelig udfordring for medarbejderne, blev pludselig en dybt motiverende øvelse udi procesoptimering og eliminering af de opgaver, som blev gennemført uden egentlig at gavne nogen,” siger Anne-Mette Jensen.

Løsning
Værktøjskassen beroede mest af alt på åben dialog med de inviterede om problemer og langsommelige processer. Målet var at komme ind til kernen og få kortlagt de processer, som er vigtige for, at alle kan udføre deres arbejde godt - og skære resten fra.

”Vi gik efter at fjerne forstyrrelser og forenkle processerne. Nogle er skåret helt væk. Andre skal vi fortsat lave, men kan udføre dem på andre tidspunkter, end vi plejer. Vi fandt ud af, at vi kunne komme vanvittigt langt ved at eliminere, standardisere og reducere. Alle deltog aktivt i diskussionerne, og vi sad tilbage med færre, men mere stabile processer og færre beslutningsloops. Det var forrygende at tale åbent om problemerne og få indsigt i, hvad kollegerne har behov for,” siger Anne-Mette Jensen.   

Resultat
Rapporteringstiden blev reduceret med 25%, afdelingen fik gjort op med ’sådan har vi altid gjort’, og en stor del af processerne kunne nemt ændres af medarbejderne selv – uden at det kostede noget.

”Det har skabt stor begejstring i afdelingen, og vi har opnået stor motivation og samarbejdsånd. Det er blevet helt okay at tale om, hvilken værdi en proces skaber, uden at det føles som om, man blander sig i hinandens arbejde. Det er virkelig en berigelse for os,” siger Anne-Mette Jensen.

De to workshopdage blev hurtigt til halvandet år, hvor Deloitte har fulgt Codan i både Danmark, Norge og Sverige.

”Det er de bedste penge, jeg længe har brugt,” forklarer Anne-Mette Jensen. ”Metodikken er så super enkel og samtidig enorm effektiv. Så vi har lavet samme øvelse i Norge og Sverige med markante resultater. Det fungerer, uanset hvilken type organisation eller branche man er i,” slutter hun.

Om Codan
Codan Forsikring A/S er et af Skandinaviens største forsikringsselskaber, som tilbyder erhvervsforsikringer, privatforsikringer og sundhedsforsikringer. Årligt hjælper Codan i Danmark omkring 340.000 husstande og 50.000 små og store virksomheder med godt 200.000 skader. Codan er en del af RSA Group, der er et af verdens største globale forsikringsselskaber med fokus på skadeforsikringer.

Fandt du dette nyttigt?