Indsigt

Styring af tredjeparter er den største compliance-udfordring

Er du opmærksom på risici i din leverandørkæde? 

Bestikkelse, korruption og underslæb har gennem årene udviklet sig til at være en af de største compliance udfordringer for virksomheder, når der samarbejdes med tredjeparter. En agent, broker eller sælger er en potentiel bombe under din virksomhed, hvis de agerer i strid med reglerne. For når nogen agerer i modstrid med reglerne, men i dit navn, er det dig og din virksomhed, der står til ansvar.

Tredjeparter er ubetinget et af de vanskeligste områder at kontrollere for dig som indehaver eller direktør, og det kræver meget af din organisation at holde snor i tredjeparter – især hvis de opererer på den anden side af kloden.

I foråret 2016 blev den årlige konference Compliance Week afholdt i Washington, og øverst på agendaen var netop udfordringen med tredjeparter. Hvorfor er det vanskeligt at styre tredjeparter, og hvordan kommer vi bestikkelse, korruption og underslæb til livs?

For danske, gennemregulerede virksomheder kan det kræve stor fantasi at forestille sig, at man flere steder i verden kan komme forrest i leverandørkøen med sine løsninger eller produkter til det offentlige ved at bestikke højtbeslåede embedsmænd. Faktum er, at bestikkelse forekommer over hele verden, ikke mindst i BRIK-landene, og det forekommer i forbindelse med salg til både private virksomheder og til offentlige myndigheder.

Siden den økonomiske krise brød ud i 2008 har mange virksomheder over hele verden outsourcet flere funktioner end tidligere, og antallet af tredjepartsaftaler er derfor steget markant. Salgsmålene er ikke blevet mindre ambitiøse, og høje krav om vækst på de udenlandske markeder har i nogle tilfælde presset agenter til at bestikke direktører og beslutningstagere med bl.a. golfture, ferier og cool cash.

Det er vanvittigt svært at styre og kontrollere, hvordan tredjeparter agerer på dine vegne. Men her er to konstruktive råd, som gør opgaven nemmere og mere overskuelig.

#1 Hav et klokkeklart aftalegrundlag
Din værkstøjskasse bør først og fremmest bestå af et klokkeklart aftalegrundlag med dine agenter, så de ved, hvad er tilladt og ikke tilladt, samt hvad dine sanktionsmuligheder er. Du skal træne dem, auditere dem, følge op, kontrollere og monitorere. Det er dog sjældent nok til at komme 360 grader rundt om problemet.

Har man tusindvis af tredjeparter, er det umuligt at lave en dybtgående kontrol af alle. Derfor anbefaler vi, at du segmenterer, hvilke tredjeparter der er forbundet med den største risiko, fx afhængigt af hvilket marked de opererer på og i hvilket land, hvilke ydelser, de sælger på din virksomheds vegne, og hvem de sælger til. Det skaber større værdi at gå i dybden med nogle få agenter i stedet for kun at skrabe i overfladen hos dem alle.

#2 Overblik fra minut til minut
Derudover bør du tage et kig på Compliance Analytics. Det er en intelligent dataløsning, som er ved at få fodfæste på det danske marked. Ved at bringe dine mange data i spil kan du i realtid holde øje med, om der sker uventede økonomiske transaktioner – i forbindelse med dine tredjeparters arbejde. Gennem kontinuerlig monitorering bliver du løbende adviseret, hvis der er ekstraordinære udgifter til fx rejser, repræsentation, samples og markedsføring, og du kan agere med det samme.

Compliance Analytics er et solidt overvågningsværktøj, der hjælper dig med at styre din virksomheds compliance på de parametre, som er umulige for selv den dygtigste ekspert at kontrollere manuelt fra time til time, fra minut til minut. Dette er især aktuelt i relation til styring af kontrakter med tredjeparter.

Fandt du dette nyttigt?