Indsigt

Ny softwarearkitektur kræver solidt fundament

Når nye softwaresystemer skal tage over for de gamle, er det afgørende, at eksisterende data ikke går tabt i processen. Hvis gammel data ikke flyttes korrekt fra det ene system til det andet, vil den nye software stå på et vaklende grundlag.

Før man kan nyde goderne af nye softwaresystemer og platforme, skal man sikre, at fundamentet for den nye softwarearkitektur er solidt på plads. Et fundament bygget af data. Det er derfor essentielt, at eksisterende data om alt fra kundeoplysninger til patientjournaler flyttes og i visse tilfælde konverteres fra det gamle system til det nye. Uden disse data er de nye systemer dømt til at fejle på forhånd og kan ikke levere på dets formål – uanset om der er tale om effektivisering af en proces, en spareøvelse eller i forbindelse med målstyring.

Christian Kreinøe og Thomas In Sook Holmen, der er Managers i Deloitte og eksperter i datakonvertering og datamigrering, har ledt en række forskellige teams i arbejdet med at flytte data fra det ene system til det andet. Både i forhold til den strategiske tilgang såvel som den faktiske gennemførsel. De giver her indsigt i udfordringerne ved datakonvertering og datamigrering og de nødvendige løsninger.

Hvor ser I det største behov for datakonvertering og –migrering?
”Både i det offentlige og i det private i forbindelse med udskiftning af systemer, men særligt i sundhedssektoren har der været et stort behov. Her har man historisk set opereret med en række forskellige systemer, hvor personalet rundt om på landets hospitaler eksempelvis har brugt forskellige softwaresystemer baseret på individuelle arbejdsprocesser og diverse ad hoc-implementeringer. Det betyder, at dataene fra de mange forskellige systemer skal flyttes og konverteres til det nye system, når der skal implementeres ét overordnet system,” siger Christian Kreinøe.

Og i hvilken forbindelse ses det oftest i den private sektor?
”I den private sektor ser vi det eksempelvis ved opkøb og fusioner. Et scenarie kunne være, at en virksomhed opkøber en eller to mindre virksomheder med egne CRM-systemer (systemer med kundedata, red.). Den data skal nu både migreres fra de mindre virksomheders systemer, og konverteres til det system, som opkøberen har. Hvis både opkøber og den opkøbte har samme CRM-system, bliver det en migreringsøvelse, mens data fra forskellige systemer kræver en konvertering,” siger Christian Kreinøe.

Hvilken betydning har forberedelsesfasen for succesraten af denne type projekter?
”Det er yderst vigtigt, at datakonverteringsopgaver bemandes rigtigt og gennemføres i et struktureret forløb. Vi ser desværre stadig virksomheder, der groft sagt overlader det til IT-afdelingen at flytte data i sidste øjeblik. De undervurderer den forretningsindsigt og afprøvningsindsats, det kræver at gennemføre en succesfuld overgang mellem den gamle systemverden og den nye,” siger Thomas In Sook Holmen.

Hvilke udfordringer gør sig gældende efterfølgende?
”Der er typisk tre forskellige tekniske issues. Først og fremmest kan det være en udfordring at få data, hvis selve opbevaringen af dem er blevet outsourced. Det ser vi eksempelvis ofte i det offentlige. Problemet er, at de, der opbevarer dataene, ikke ved, hvad de har liggende, fordi dataene ikke er arkiveret ordentligt. Derudover kan detaljerne omkring et nyt system først blive fastlagt sent i processen, hvilket betyder, at den nødvendige afprøvning, især ved konverteringer, kan være vanskelig at nå at gennemføre tilfredsstillende. Slutvis kan datamængdens størrelse have en betydning, hvis der eksempelvis er tale om patientoplysninger fra flere millioner patienter,” siger Christian Kreinøe.

Hvilke udfordringer giver det, hvis dataene er personfølsomme?
”Når vi taler følsomme data og persondata – eksempelvis patientoplysninger – skal data sikres via en række tiltag og i overensstemmelse med lovgivningen. Konkret iværksættes der blandt andet en stram adgangskontrol til disse data, data kan anonymiseres, og de implicerede parter skal indgå databehandleraftaler, som beskriver de sikkerhedsforanstaltninger, der skal træffes,” siger Thomas In Sook Holmen.

Hvad er Deloittes svar på de udfordringer?
”Vi er bredt repræsenteret i både den offentlige og private sektor. Vi bidrager med en struktureret tilgang samt en række best practises i arbejdet med både de tekniske elementer og den måde, vi driver projektledelse på. Selvom vi aldrig kan spille det samme kort, fordi datamigrerings- og konverteringsopgaverne er så forskellige, kan vi inden for alle brancher og sektorer trække på medarbejdere, der har en meget dyb og specifik ekspertise, som kan bidrage til dels at forenkle processen og sørge for, at samarbejdet går gnidningsfrit. Men grundlæggende kræver det en stram projektstyring, så tidsplanen bliver overholdt, og grundlaget er på plads til den nye software.” siger Christian Kreinøe.

Datamigrering: Når data flyttes mellem to ens systemer. Eksempelvis mellem to virksomheder, der har samme CRM-system.

Datakonvertering: Når data flyttes fra et system, hvorefter det omdannes og tilpasses til et andet. Eksempelvis mellem et gammelt og et nyt patientjournalsystem.

Fandt du dette nyttigt?