Geldwäsche-Compliance | EU-Geldwäscheprävention-Maßnahmenpaket

I. Erweiterung der mitteilungspflichtigen Angaben

1. Aktuelle Rechtslage in Deutschland

Zu den wirtschaftlich Berechtigten (zukünftig EU-weit einheitlich als „wirtschaftliche Eigentümer“ bezeichnet) sind in Deutschland derzeit ausschließlich Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Wohnort mit Wohnsitzland (= Hauptwohnsitz), Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie alle Staatsangehörigkeiten zum Transparenzregister mitzuteilen (§§ 20 Abs. 1, 21 Abs. 1, Abs. 2, 19 Abs. 1 GwG).

2. Zukünftige EU-weite Rechtslage

Die zu den wirtschaftlichen Eigentümern zum jeweiligen nationalen Transparenzregister mitzuteilenden persönlichen Daten werden mit der EU-GwVO erheblich erweitert. So müssen zukünftig auch der Geburtsort, die Wohnanschrift, die Nummer des Ausweisdokuments (Pass oder Personalausweis) und, sofern vorhanden, auch die eindeutige persönliche Identifikationsnummer (z.B. Steuer-ID) des wirtschaftlichen Eigentümers zu den jeweiligen mitgliedstaatlichen Transparenzregistern mitgeteilt werden (Art. 62 Abs. 1 UAbs. 1, UAbs. 2 lit. a), Art. 63 Abs. 2 UAbs. 1 Satz 1, Satz 2, Abs. 4 UAbs. 1 lit. b), Art. 64 Abs. 2 UAbs. 1 EU-GwVO).

II. Erweiterung von Dokumentationspflichten

1. Aktuelle Rechtslage in Deutschland

Transparenzpflichtige Vereinigungen bzw. die Verwalter oder Treuhänder bestimmter Rechtsgestaltungen haben die in § 19 Abs. 1 GwG aufgeführten mitteilungspflichtigen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten aufzubewahren (§§ 20 Abs. 1 Satz 1 Fall 2, 21 Abs. 1 Satz 1 Fall 2, Abs. 2 GwG). Darüber hinaus ist eine Dokumentationspflicht ausdrücklich nur noch in § 20 Abs. 3a Satz 4 GwG geregelt. Dieser sieht vor, dass die transparenzpflichtige Vereinigung Auskunftsersuchen gegenüber ihren Anteilseignern betreffend ihre wirtschaftlich Berechtigten sowie die entsprechend eingeholten Informationen zu dokumentieren hat.

Eine ausdrückliche gesetzliche Regelung dazu, ob und in welchem Umfang darüber hinaus die der Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten und der mitzuteilenden Angaben (§ 19 Abs. 1 GwG) zugrundeliegenden Dokumente in den Unternehmensakten zu archivieren sind, existiert nicht. Eine solche Pflicht ergibt sich unter Berücksichtigung einschlägiger geldwäscherechtlicher Ordnungswidrigkeitenvorschriften (arg. e contrario § 56 Abs. 1 Nr. 55 lit. b), Nr. 61 lit. b) GwG) auch nicht mittelbar aus den geldwäscheaufsichtsrechtlichen Informationsrechten der zuständigen Behörden (z.B. §§ 18 Abs. 3, 23a Abs. 3 Satz 2 GwG).

2. Zukünftige EU-weite Rechtslage

Mit der EU-GwVO wird eine umfassende Pflicht zur Dokumentation begründet. Dies betrifft unter anderem (i) das Vorhalten der Angaben zum wirtschaftlichen Eigentümer, (ii) die regelmäßige – mindestens einmal jährliche – Überprüfung von deren Aktualität sowie (iii) die vom wirtschaftlichen Eigentümer bzw. den Anteilseignern zur Ermittlung der wirtschaftlichen Eigentümer erhaltenen Informationen. Die Dokumentationspflicht folgt dabei aus der Pflicht, den zuständigen Behörden alle in diesem Zusammenhang eingeholten Angaben und Informationen auf Verlangen umgehend zur Verfügung zu stellen (vgl. Art. 63 Abs. 5 i.V.m. Abs. 1 UAbs. 1, Abs. 2 UAbs. 1 Satz 3, Satz 4, UAbs. 2 bzw. Art. 64 Abs. 5 i.V.m. Abs. 1 UAbs. 1, Abs. 2 UAbs. 2 EU-GwVO).

Im Falle der Mitteilung sog. „fiktiv wirtschaftlicher Eigentümer“ unterliegt die vorgenannte Dokumentationspflicht erhöhten Anforderungen, da über die zur Ermittlung wirtschaftlicher Eigentümer getroffenen Maßnahmen in diesem Fall gesonderte Aufzeichnungen zu führen sind (Art. 63 Abs. 3 bzw. Art. 64 Abs. 6 EU-GwVO).

III. Neue Anforderungen an Nachweise und zusätzlich abzugebende Erklärungen

1. Aktuelle Rechtslage in Deutschland

Derzeit sind allein die in § 19 Abs. 1 GwG vorgesehenen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister mitzuteilen (§§ 20 Abs. 1, 21 Abs. 1, Abs. 2 GwG; siehe hierzu Ziffer I.1.). Bei der Mitteilung von fiktiv wirtschaftlich Berechtigten ist ergänzend hierzu die Versicherung abzugeben, dass (i) keine natürliche Person die Voraussetzungen eines tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten erfüllt bzw. (ii) die Ermittlung eines tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten nach Durchführung umfassender Prüfung nicht möglich war (§ 19 Abs. 3 Satz 2 GwG).

Darüberhinausgehende Erklärungen bzw. die der jeweiligen Mitteilung zugrundeliegende geldwäscherechtliche Dokumentation (z.B. Organigramme, Ausweiskopien oder Ähnliches) sind gegenüber der registerführenden Stelle nicht abzugeben bzw. dieser zu übermitteln. Ausnahmen von vorgenanntem Grundsatz bestehen nur bei unklar bzw. unvollständig mitgeteilten Angaben (§ 18 Abs. 3 GwG).

Eine detaillierte Erläuterung der den jeweiligen Mitteilungen zugrundeliegenden Beteiligungs- und Kontrollstrukturen sowie die Einreichung von zugrundeliegenden Informationen und Nachweisen ist derzeit regelmäßig nur im Rahmen von behördlichen Verfahren zur anlassbezogenen Überprüfung bereits erfolgter Mitteilungen erforderlich (beispielsweise im Rahmen sog. Unstimmigkeitsverfahren, vgl. § 23a Abs. 3 Satz 2 GwG).

2. Zukünftige EU-weite Rechtslage

Mit den Neuregelungen der EU-GwVO wird die Pflicht zur Einreichung von Nachweisen bzw. zur Abgabe zusätzlicher Erklärungen gegenüber den jeweiligen registerführenden Stellen erheblich erweitert. Diese Pflichten bestehen zusätzlich zur Mitteilung der Angaben zu den wirtschaftlichen Eigentümern, wobei der Umfang der zukünftigen Erklärungs- bzw. Nachweispflichten vom jeweiligen Einzelfall abhängig sein wird:

• Allgemeine Erläuterungen bei mehrstufigen Beteiligungsverhältnissen

Umfasst die Eigentümer- und Kontrollstruktur eines transparenzpflichtigen Rechtssubjekts mehr als eine juristische Person (im weiteren unionsrechtlichen Sinn einschließlich Personengesellschaften) oder eine Rechtsvereinbarung, ist eine detaillierte Beschreibung der Beteiligungs- und Kontrollverhältnisse zu übermitteln (Art. 62 Abs. 1 UAbs. 2 lit. d) i.V.m. Art. 63 Abs. 2 UAbs. 1 Satz 1, Satz 2, Art. 64 Abs. 2 UAbs. 1, Art. 67 Abs. 1 EU-GwVO).

• Ergänzende Erläuterungen betreffend Treuhandverhältnisse

Handelt es sich bei dem transparenzpflichtigen Rechtssubjekt um eine juristische Person (im weiteren unionsrechtlichen Sinn einschließlich Personengesellschaften), so hat diese in Bezug auf deren treuhänderisch gehaltene Anteile ergänzend hierzu auch ausdrücklich die vom jeweiligen Treuhänder übermittelten Informationen in Bezug auf den Treugeber und dessen wirtschaftliche Eigentümer an die jeweiligen mitgliedstaatlichen Transparenzregister zu übermitteln (Art. 66 Abs. 1 Satz 1, Satz 2 i.V.m. Art. 53 Abs. 4 UAbs. 1 lit. c) EU-GwVO).

• Gesonderte „Negativerklärung“ bei Mitteilung fiktiv wirtschaftlicher Eigentümer

Werden „die Angehörigen der Führungsebene“ als fiktiv wirtschaftliche Eigentümer mitgeteilt (Art. 63 Abs. 3, Abs. 4 UAbs. 1 lit. b) EU-GwVO; siehe hierzu Teil 3 der Beitragsreihe), ist eine gesonderte Begründung einzureichen, warum nach Ausschöpfung aller möglichen Ermittlungswege keine natürliche Person als (tatsächlich) wirtschaftlicher Eigentümer ermittelt werden konnte (sog. „Negativerklärung“; Art. 63 Abs. 3, Abs. 4 UAbs. 1 lit. a), Art. 64 Abs. 6, Abs. 7 lit. a) EU-GwVO).

• Zusätzliche Erklärungspflichten für Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU

Sind die wirtschaftlichen Eigentümer von Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU mitzuteilen (siehe hierzu Teil 2 der Beitragsreihe), ist zusätzlich eine Erklärung einzureichen, in der dargelegt wird, in Bezug auf welche Tätigkeiten die Angaben übermittelt werden. Diese Erklärung (einschließlich der Übermittlung sämtlicher insofern einschlägiger Unterlagen) muss dabei vor Begründung der die jeweilige Mitteilungspflicht auslösenden Geschäftstätigkeit (z.B. Immobilienerwerb, Aufnahme einer Geschäftsbeziehung zu einem geldwäscherechtlich besonders Verpflichteten) abgegeben werden (Art. 67 Abs. 3, Abs. 7 UAbs. 1 EU-GwVO).

IV. Empfehlung und Ausblick

Die Neuregelungen betreffend die Erweiterung der mitteilungspflichtigen Angaben zu wirtschaftlichen Eigentümern sowie die Einführung zusätzlicher Dokumentations-, Erklärungs- und Nachweispflichten werden mehrstufig aufgebauten und/oder grenzüberschreitend organisierten Unternehmen eine Neuausrichtung ihres geldwäscherechtlichen Compliance-Managements abverlangen.

Betroffenen Unternehmen wird insbesondere empfohlen, aufbauend auf dem „status quo“ der bekannten Beteiligungs- und Kontrollverhältnisse frühzeitig Maßnahmen einzuleiten, die die nahtlose und belastbare Dokumentation jeglicher insofern relevanter Änderungen (auch) auf Ebene der jeweiligen Obergesellschaften sicherstellen.

Im Weiteren verweisen wir gerne auf unsere Empfehlungen und den Ausblick aus Teil 1 unserer Beitragsreihe.
 

Autor:innen: Jens Hoffmann | Anna-Lena Kringel | Natalia Vost

Stand: April 2025