Die virtuelle Hauptversammlung ist da!

Online Teilnahme an HV schon möglich

Seit 2009 sieht das Gesetz verschiedene Möglichkeiten vor, wie Aktionäre ohne physische Präsenz an HVs beteiligt werden können. Es kann eine Übertragung der HV in Bild und Ton vorgesehen werden. Zulässig ist auch die Möglichkeit, schriftlich oder mittels elektronischer Kommunikation an der Abstimmung teilzunehmen (Briefwahl). Schließlich dürfen Aktionäre mittels einer „interaktiven 2 Wege Direktverbindung in Echtzeit“ auch aktiv an der HV teilnehmen und ihre Rechte ausüben, das heißt je nach Ausgestaltung etwa Fragen stellen, das Teilnehmerverzeichnis einsehen oder auch abstimmen (elektronische Teilnahme).

Der Gesetzgeber hatte den Gesellschaften bei der Ausgestaltung seinerzeit weitreichende Freiheiten eingeräumt. Sie konnten entsprechende Möglichkeit vorsehen, mussten es aber nicht. Voraussetzung für eine Übertragung in Bild und Ton, die Briefwahl und die elektronische Teilnahme ist aber fast ausnahmslos, dass die Satzung diese Möglichkeit regelt bzw. zumindest eine Ermächtigung dazu besteht.

Rein virtuelle HV bisher ausgeschlossen

Die Möglichkeit, eine physische Teilnahme der Aktionäre völlig auszuschließen, bestand jedoch bisher nicht. Selbst wenn eine Gesellschaft die elektronische Teilnahme ermöglichte, war die HV daneben als Präsenzveranstaltung durchzuführen, um den Aktionären auch die physische Teilnahme zu ermöglichen.

Rein virtuelle HV jetzt möglich / Erleichterung der Teilnahme

Bei allen HVs, die im Jahr 2020 stattfinden, kann der Vorstand nunmehr mit Zustimmung des Aufsichtsrats auch ohne Ermächtigung durch Satzung oder Geschäftsordnung 

• eine Bild- und Tonübertragung, 
• eine Stimmabgabe im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl) und/oder 
• eine elektronische Teilnahme der Aktionäre

vorsehen.

Ferner können auch Aufsichtsratsmitglieder unabhängig von einer Ermächtigung per Bild- und Tonübertragung zugeschaltet werden.

Vor allem aber kann der Vorstand die Teilnahme der Aktionäre auf eine rein virtuelle HV ohne physische Präsenz beschränken.

Dies alles gilt für ordentliche und sämtliche außerordentlichen Hauptversammlungen.

Voraussetzungen für rein virtuelle HV

Damit eine HV rein virtuell abgehalten werden kann, muss 

• die gesamte Versammlung in Bild und Ton übertragen werden,
• die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation (Briefwahl oder elektronische Teilnahme) sowie Vollmachtserteilung möglich sein, 
• den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt werden, sowie
• den Aktionären, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, die Möglichkeit zum Widerspruch gegen Beschlüsse der HV eingeräumt werden.

Beantwortung von Fragen / Fragen vorab

Mit Blick auf die Anonymität und die damit verbundene Gefahr inakzeptabler Fragen hat der Gesetzgeber vorgesehen, dass nicht alle Fragen zu beantworten sind; über das “Ob” und “Wie” entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem Ermessen. Er kann sinnvolle Fragen auswählen und zusammenfassen und Fragen von Aktionärsvereinigungen sowie größerer Investoren bevorzugen. Zudem kann er verlangen, dass Fragen spätestens zwei Tage vor der Versammlung elektronisch einzureichen sind.

Antragstellung durch Aktionäre?

Ob die Aktionäre in einer solchen virtuellen HV Sach- oder Verfahrensanträge stellen können, richtet sich danach, welche Art der Kommunikation die Gesellschaft für die HV wählt; bei einer Briefwahl ist die Antragstellung ausgeschlossen.

Notar /Organe

Der die HV beurkundende Notar soll beim Versammlungsleiter zugegen sein; gleiches gilt für den Vorstand. Die (übrigen) Aufsichtsratsmitglieder können per Bild- und Tonübertragung zugeschaltet werden.

Beschränkung der Anfechtungsrisiken

Bei einer virtuellen HV schließt das Gesetz zahlreiche Anfechtungsgründe aus. Eine Anfechtung kann daher weder auf die Entscheidung zu einer virtuellen HV an sich noch auf bestimmte technische Defekte gestützt werden. Inhalts- oder Verfahrensmängel können aber nach wie vor zur Anfechtbarkeit führen.

KGaA / SE

Für die KGaA gelten die vorgenannten Regelungen ebenfalls und im Wesentlichen auch für die SE.

Warum virtuelle HV?

Der Vorstand wird zu überlegen haben, ob er die Hauptversammlung nicht trotz der COVID-19-Pandemie-bedingten Einschränkungen im üblichen Zeitfenster durchführen möchte. Ungeachtet der damit möglicherweise einhergehenden technischen Herausforderungen kann sich in diesem Fall eine virtuelle HV anbieten, sei es, um Versammlungsbeschränkungen zu umgehen, die der Abhaltung der HV sonst entgegenstehen könnten, oder um sonst möglicherweise entstehende Zufallsmehrheiten zu vermeiden. 

Auch dürfte die Möglichkeit, das Fragerecht auf zuvor übermittelte Fragen zu beschränken, eine erhebliche Vereinfachung für den Ablauf der HV mit sich bringen.