La legalización de libros de los empresarios: camino de obstáculos

La legislación mercantil, en su afán por configurar la correcta diligencia de la actividad empresarial, impone a los empresarios, ya desde el Código de Comercio de 1829, la obligación de llevar “cuenta y razón” de sus operaciones mercantiles. Para ello, los empresarios deben contar con un conjunto de libros -Diario, Inventario y Cuentas Anuales, entre otros-, los cuales deben legalizarse en el Registro Mercantil correspondiente. Adicionalmente, el Código de Comercio impuso, ya sólo para las sociedades mercantiles, la llevanza de un Libro de Actas que recoja los acuerdos que se adopten y, en el caso particular de las sociedades de capital, un Libro Registro de Socios o de Acciones Nominativas.

Así, conviven en las sociedades mercantiles libros contables y libros corporativos que, siendo ambos de obligada cumplimentación, tienen, no obstante, un origen y finalidad distintos. En línea con lo anterior, hasta 2013 el régimen de legalización era diferente dependiendo del tipo de libro: los contables podían legalizarse tanto a priori como a posteriori, mientras que, en cuanto a los libros corporativos, el Reglamento del Registro Mercantil sólo permitía su legalización previa, mediante libros en blanco que iban completándose con las actas de los diferentes órganos.

Este sistema, vigente durante más de un siglo, fue modificado por el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre (Ley de Emprendedores), artículo que curiosamente pasó sin pena ni gloria por la tramitación parlamentaria. En él, se obliga a legalizar todos los libros obligatorios anualmente y de forma telemática tras el cierre del ejercicio, sin diferenciar entre libros contables y corporativos.

 Anteriormente, estos últimos se legalizaban en papel una vez al comienzo (y también cuando debido a la prolongada vida societaria se rellenaban todas las hojas legalizadas), mientras que ahora se deberán legalizar anualmente, con la consiguiente multiplicidad de costes y dedicación, y además de manera telemática. La justificación de la exposición de motivos es facilitar y agilizar costes para las sociedades, lo cual ha resultado irreal vistos los resultados.

Desde el principio, la ley despertó dudas en su aplicación práctica al no fijar pautas ni cautelas para la legalización telemática, ni siquiera un régimen transitorio de convivencia entre presentación física y telemática. Ante esta falta de claridad, surgieron opiniones dispares incluso entre los diferentes registros mercantiles.

En este contexto, la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) dictó Instrucción de 12 de enero de 2015, en la que obligaba a la legalización telemática de todos los libros de los ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013 dentro de los cuatro meses siguientes al cierre de cada ejercicio social. Además, para ejercicios posteriores no permitía utilizar libros físicos ya legalizados, con lo que se cerraba la puerta a un posible régimen transitorio. Como era de esperar, la Instrucción no fue bien recibida por las empresas, ya que se ponía en riesgo algo tan sensible como la confidencialidad de la información contenida en los libros al tener que viajar a través de internet, siendo susceptible de acceso indebido por terceros.

Por esta razón, además de la evidente extralimitación legislativa, fue recurrida por la Asociación de Emisores Españoles ante el Tribunal Superior de Justicia de Madrid, quien mediante Auto de 27 de abril de 2015 -tres días antes del final del plazo previsto para la primera legalizaciónla suspendió cautelarmente, lo que creó gran incertidumbre en registros y sociedades aquellos últimos días de abril.

El pasado 8 de julio se ha publicado una nueva Instrucción de la DGRN, que pretende solucionar todas las anteriores carencias, y cuyos aspectos principales son los siguientes:

1. Se fija un régimen transitorio de convivencia de ambos sistemas. Los libros legalizados, con actas o asientos de ejercicios cerrados hasta fin de 2014 no trasladados a formato electrónico, no tendrán que presentarse. Dicho de otro modo, la legalización telemática será obligatoria para los ejercicios iniciados en 2015, teniéndose que presentar para su legalización cuatro meses tras el cierre del ejercicio.
2. Se permite encriptar el contenido de los archivos, salvaguardando así la confidencialidad. El Registrador se limitará a comprobar que la clave de encriptación coincide con la que consta en la relación de libros presentada, pero en ningún momento tendrá acceso a su contenido.
3. Alternativamente, se prevé otro sistema de protección mediante doble clave (pública y privada) a través de las entidades de servicios de certificación.
4.  Los registradores quedan obligados a borrarde inmediato los ficheros una vez se haya expedido la certificación favorable, siendo también responsables del cumplimiento de las obligaciones sobre protección de datos.
5. A efectos probatorios procesales, los empresarios deberán conservar en soporte informático de idéntico contenido y formato los ficheros correspondientes a los libros legalizados. Parece ser que, esta vez sí, se resuelven gran parte de los problemas existentes, aunque la práctica dirá si estas medidas son eficaces para la protección de la confidencialidad. No hay que olvidar tampoco que todavía queda pendiente el procedimiento ante el Tribunal Superior de Justicia de Madrid, que podrá implicar novedades al respecto, convirtiendo el viaje de la legalización en un camino ciertamente plagado de obstáculos.