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Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos

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El Consejo de Ministros, en su sesión del martes 30 de marzo de 2021, aprobó el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (“Real Decreto 203/2021”).

Con ello se desarrollan las disposiciones relativas a la actuación y el funcionamiento electrónico del sector público previstas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC), y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP).

Su publicación en el Boletín Oficial del Estado tuvo lugar el 31 de marzo de 2021, entrando en vigor el viernes 2 de abril de 2021.

Se trata de un hito fundamental en la implantación del régimen de la Administración electrónica en tanto que, mediante esta norma, pretende simplificarse y unificarse la regulación relativa al funcionamiento electrónico de las administraciones públicas. En este sentido, tal y como recoge el preámbulo del Real Decreto 203/2021, su elaboración responde a la necesidad de desarrollar y concretar las previsiones legales ya existentes en materia de tramitación electrónica de los procedimientos, persiguiéndose, en definitiva, los siguientes cuatro grandes objetivos:

(i) Mejorar la eficiencia administrativa para hacer efectiva una Administración totalmente electrónica e interconectada.
(ii) Incrementar la transparencia de la actuación administrativa y la participación de las personas en la Administración Electrónica.
(iii) Garantizar servicios digitales fácilmente utilizables para conseguir que la relación del interesado con la Administración sea fácil, intuitiva y efectiva cuando use el canal electrónico.
(iv) Mejorar la seguridad jurídica eliminando la superposición de regímenes jurídicos distintos.

A continuación recogemos un breve resumen de la estructura y contenido del Real Decreto 203/2021:

El Título preliminar regula el derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, de acuerdo con lo previsto en el artículo 14 de la LPAC, y los canales a través de los cuales las Administraciones Públicas prestarán la asistencia necesaria para facilitar el acceso de las personas interesadas a los servicios electrónicos proporcionados en su ámbito. Una de las principales novedades que introduce el Real Decreto, es que especifica que las personas físicas no obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas que ejerciten su derecho a relacionarse electrónicamente con la Administración Pública, deberán comunicar dicha decisión al órgano competente al inicio del procedimiento para la tramitación del mismo, de forma que este pueda tener constancia de dicha decisión. La voluntad de relacionarse electrónicamente o, en su caso, de dejar de hacerlo cuando ya se había optado anteriormente por ello, podrá realizarse en una fase posterior del procedimiento, si bien deberá comunicarse a dicho órgano de forma que quede constancia de la misma. En ambos casos, los efectos de la comunicación se producirán a partir del quinto día hábil siguiente a aquel en que el órgano competente para tramitar el procedimiento haya tenido constancia de la misma.

El Título I regula los portales de Internet, el Punto de Acceso General electrónico, las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas (características, creación y supresión, contenido y servicios, y responsabilidad) y la Carpeta Ciudadana, que se define como el área personalizada de las personas interesadas en su relación con el sector público estatal, y que, entre otros, permite el seguimiento del estado de tramitación de los procedimientos, el acceso a sus comunicaciones y notificaciones, o la obtención de certificaciones administrativas exigidas por la normativa correspondiente.

El Título II, que, a su vez, se divide en tres capítulos, regula el procedimiento administrativo por medios electrónicos:

- El Capítulo I regula (i) la actuación administrativa automatizada; y (ii) el régimen de subsanación aplicable cuando el interesado se encuentre obligado a relacionarse a través de medios electrónicos, o cuando hubiera ejercitado su derecho a hacerlo por estos medios, y no los hubiese utilizado.

- Por otro lado, el Capítulo II regula la identificación y autenticación de las Administraciones Públicas y las personas interesadas, y se subdivide en cuatro Secciones, entre las que cabe destacar el siguiente contenido:

(i) Sección1ª, relativa a la identificación y autenticación y condiciones de interoperabilidad (sistemas de identificación, firma y verificación; plataformas de verificación de certificados electrónicos y de otros sistemas de identificación; política de firma electrónica y de certificados en el ámbito estatal).
(ii) Sección 2.ª, que regula la identificación electrónica de las Administraciones Públicas y la autenticación del ejercicio de su competencia (identificación de las sedes electrónicas y sedes asociadas; la identificación mediante sello electrónico basado en certificado electrónico cualificado; los sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada; la identificación y firma del personal al servicio de las Administraciones Públicas -incluidos los certificados de empleado público con número de identificación profesional-; y la autenticación e identificación de las Administraciones emisoras y receptoras en intercambio de datos a través de entornos cerrados de comunicación).
(iii) Sección 3ª, que desarrolla la regulación de la identificación y firma de las personas interesadas (en concreto, relaciona los sistemas de identificación de las personas interesadas en el procedimiento en línea con lo ya dispuesto en la LPAC; especifica los atributos mínimos de los certificados electrónicos cuando se utilizan para la identificación de las personas interesadas ante las Administraciones Públicas; regula los sistemas de clave concertada y otros sistemas de identificación de las personas interesadas, así como los sistemas de firma electrónica de las personas interesadas admitidos por las Administraciones Públicas y su régimen de uso; y, finalmente, se refiere a la identificación o firma electrónica de las personas interesadas mediante personal funcionario público habilitado y al Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado).
(iv) Sección 4ª, que regula la acreditación de la representación de las personas interesadas (regula la acreditación en la actuación por medio de representante; el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado; la acreditación de la representación mediante certificado electrónico cualificado de representante; la acreditación y verificación de las representaciones que resulten de un documento público notarial o certificación de un Registro Mercantil; y la autorización de representantes de terceros por la Administración General del Estado y sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes).

- Finalmente, el Capítulo III del Título II regula los registros, comunicaciones y notificaciones electrónicas, dividiéndose en las siguientes dos Secciones:

(i) Sección 1ª, relativa a los registros electrónicos (finalidad del registro electrónico; régimen del Registro Electrónico General de la Administración General del Estado; presentación y tratamiento de documentos en registro; y oficinas de asistencia en materia de registros en el ámbito de la Administración General del Estado).
(ii) Sección 2ª, relativa a las comunicaciones y notificaciones electrónicas (comunicaciones administrativas a las personas interesadas por medios electrónicos; práctica de las notificaciones a través de medios electrónicos; aviso de puesta a disposición de la notificación; régimen de la notificación a través de la Dirección Electrónica Habilitada única; y régimen de la notificación electrónica en sede electrónica o sede electrónica asociada).

El Título III, cuyas disposiciones se refieren al expediente administrativo electrónico, se estructura en dos capítulos:

- El Capítulo I relativo al documento administrativo electrónico y las copias (definición de documento administrativo electrónico; requisitos de validez y eficacia de las copias auténticas de documentos; órganos competentes para la emisión de copias auténticas de documentos en el ámbito estatal; emisión de copias de documentos aportados en papel por el interesado; referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos; configuración del expediente administrativo electrónico; ejercicio del derecho de acceso al expediente electrónico y obtención de copias de los documentos electrónicos; tiempo de conservación y destrucción de documentos).

- Por otro lado, el Capítulo II se refiere al archivo electrónico de documentos (conservación de documentos electrónicos y archivo electrónico único).

Por último, el Título IV regula las relaciones y colaboración entre Administraciones Públicas para el funcionamiento electrónico del sector público por medios electrónicos, integrándose en dos capítulos:

- El Capítulo I se refiere a la colaboración entre Administraciones Públicas (relaciones interadministrativas e interorgánicas por medios electrónicos; régimen de comunicaciones en la Administración General del Estado; adhesión a sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas; adhesión a la Carpeta Ciudadana del sector público estatal; sistema de interconexión de registros; régimen de transmisiones de datos; régimen para la remisión electrónica de expedientes administrativos en el ámbito de las Administraciones públicas mediante puesta a disposición).
- El Capítulo II se refiere a la transferencia y el uso compartido de tecnologías entre Administraciones Públicas (reutilización de sistemas y aplicaciones de las Administraciones Públicas y adhesión a las plataformas, y registros o servicios electrónicos de la Administración General del Estado).

Asimismo, el Real Decreto contiene un Anexo en el que se recogen un gran número de definiciones, destacando conceptos tales como: certificado electrónico, sello electrónico o firma electrónica.

Destaca igualmente el régimen transitorio en tanto que se refiere a (i) la destrucción de documentos en soporte no electrónico (transcurridos dos años desde la entrada en vigor de este real decreto, estos documentos de los que se haya obtenido una copia electrónica auténtica podrán ser eliminados); y (ii) al régimen de los portales de internet existentes y aplicaciones específicas en el ámbito estatal.

Por otro lado, mediante la disposición derogatoria única, se derogan todas aquellas disposiciones de igual e inferior rango que se opongan a lo dispuesto en este Real Decreto y, en particular, el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Por último, se añade una serie de disposiciones adicionales entre las que cabe destacar (i) la adhesión de las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de la Administración General del Estado en el ejercicio de potestades administrativas a las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas y sistema de firma y notificaciones electrónicas aplicables; (ii) la adhesión de los órganos constitucionales al uso de las plataformas, registros o servicios electrónicos de la Administración General del Estado; (iii) la interoperabilidad de los registros electrónicos de apoderamientos; (iv) la supletoriedad en Registro Civil; y (v) la autorización de los sistemas de identificación previstos en el artículo 9.2.c) y de los sistemas de firma previstos en el artículo 10.2.c) de la LPAC.

Puede consultar aquí el contenido del Real Decreto 203/2021.