¿Qué es Robotics Process Automation?

Robotics, engloba tres términos: softwares de Robotic Process Automation –RPA-, Tecnología Cognitiva e Inteligencia Artificial. Tres conceptos distintos que están escalando posiciones imparablemente como fuente de ventaja competitiva pero, paradójicamente, sobre los que todavía existe confusión sobre su significado individual e incluso se mezclan entre sí de manera confusa.

Hoy, nos centramos en Robotics, una tecnología ya madura que existe y se aplica. Es un software rápido, no invasivo y con un retorno de la inversión inferior al año. Responde a las expectativas que hay en torno a él. Es una gran alternativa para reducir o eliminar carga de trabajo de las personas en procesos voluminosos de back-office (procesos repetitivos de finanzas, contabilidad, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, servicio al cliente, etc.) y se integra -de manera poco invasiva con los entornos IT de las empresas- con prácticamente cualquier aplicación existente en un proceso.

La aplicación o robot del típico software de RPA funciona en la interfaz de usuario (IU) de forma similar a como trabajamos las personas: mueven el ratón, utilizan el teclado, buscan en el monitor… Después de ser educado para entender cualquier proceso específico, el software puede ejecutar automáticamente las transacciones que le han sido asignadas, trabajar con datos, iniciar acciones de respuesta y colaborar con otros sistemas cuando y como sea necesario.

Es importante, tener en cuenta que una condición indispensable para el uso de cualquier RPA es su aplicación en procesos estructurados, con inputs y outputs basados en datos existentes en el mundo “digital”. Además, deben ser “enseñados” para ejecutar sus tareas en base a reglas establecidas y flujos de trabajo. Los RPA no “aprenden” de su experiencia y no están capacitados para resolver las excepciones que encuentren al ejecutar sus tareas. Son los usuarios expertos quienes deben implementar reglas de procesos.

Temas claves, para aprovechar toda esta tecnología e implantarla con éxito en una empresa:

Invertir en la comprensión por parte de los diferentes stakeholders involucrados, seleccionar los procesos o tareas adecuadas, evitar la automatización de procesos incompletos, invertir en la gestión de excepciones, realizar pruebas de funcionalidad robustas, monitorizar la calidad de los outputs, definir objetivos y beneficios esperados, asegurar una adecuada formación y adopción por parte de los usuarios y elegir socios y proveedores de software alienados con tu estrategia de automatización a largo plazo