Digital Automatizado Hiperautomatizado
Cómo convertir un proceso que genera estrés en tu equipo, en tiempo e ilusión para aportar valor a tu compañía
Cuando transformar tus procesos significa transformar la experiencia de tus empleados
Lunes, 11.30h de la mañana. Llaman a tu puerta. Es la manager de HR con cara de malas noticias. “Otra sanción…” dice. Es la quinta de este año y aún os quedan unos meses para cerrar año fiscal. Ya no sabes de dónde sacar la partida presupuestaria para abonarla y mucho menos para contratar a las 3 personas que hacen falta para que el equipo deje de ir con la lengua fuera. Tampoco sabéis qué más probar para que entregar la documentación a tiempo a la Administración deje de ser una preocupación constante y pase a ser una realidad.
Los deadlines apremian, el equipo se quema y, por si fuera poco, el riesgo reputacional se va incrementando cada vez que tu compañía entrega tarde o mal algún fichero de administración de personal.
Quienes tienen que recibirlo están empezando a dejar de confiar en tu equipo y, en consecuencia, en tu compañía. Quienes tienen que mandarlo, están dejando de sentirse realizados con su trabajo, pues tienen más talento que el que están aprovechando. Y tú, con un bullet más en tu lista mental de preocupaciones que no sabes cómo resolver.
En conclusión: lo que parecía un problema de procesos ha evolucionado a un
problema de personas que se vuelve mucho más complejo de solucionar. O no.
El reto
Nuestro cliente corría el riesgo de cometer este tipo de errores cada día debido a la cantidad de procesos que tenía que hacer manualmente su equipo de administración de personal. Y lo que lo convertía en un riesgo de nivel exponencial: su equipo gestionaba los procesos de RRHH de más de 300 empresas al mismo tiempo. Algunas de ellas, con más de 2.000 movimientos de personal cada mes o con más de 900 contrataciones en un mismo día.
Además del impacto que suponían este tipo de movimientos en las personas, las compañías estaban sometidas al riesgo de incurrir en todo tipo de multas y problemáticas por incumplimientos de plazos legales para la presentación de documentación a la administración pública. Un riesgo que impacta directamente en el compliance de la compañía en términos económicos y de reputación.
Nuestra solución
Desde el equipo de Consultoría de Procesos Inteligentes, ayudamos a nuestro cliente a transformar sus procesos gracias al poder de la hiperautomatización.
Tras un completo análisis de los procesos del cliente, identificamos la tecnología low-code de Appian como la herramienta clave que transformaría digitalmente los procesos de su compañía.
Gracias a su configuración y a las tecnologías que agrega en un mismo entorno (Process Mining, RPA y Business Process Management), pudimos simplificar notablemente el proceso al ejecutar el ciclo completo de automatización dentro de la misma herramienta.
Con todo ello, hemos desarrollado una plataforma tecnológica certificada
que, mediante los más altos niveles de ciberseguridad, elimina los riesgos
derivados del mal uso de la información, pérdida de documentación o del tratamiento manual de información confidencial.
Esta plataforma agrega la automatización de 6 procesos distintos y permite al equipo procesar 5.500 ficheros más que antes en el mismo tiempo.
En 8 meses de proyecto, la automatización estaba funcionando y liberando tiempo de valor para el equipo que se traduce en la liberación de 3 FTEs.
Fuera estrés, dentro satisfacción profesional
El impacto
La transformación digital y la hiperautomatización de los procesos ha impactado directamente en el equipo de nuestro cliente, reduciendo el tiempo que le dedica a la gestión manual de archivos y aumentando el que le dedica a innovar y a desarrollarse profesionalmente. De esta manera, quedan eliminadas las tareas repetitivas que no le permiten aportar todo el potencial disponible a su día a día.
La reimaginación de los procesos actuales ha generado una dinámica de
innovación constante en los equipos de nuestro cliente, lo que está amplificando el impacto del plan de transformación más allá de la duración y el alcance del proyecto con nosotros.
Además:
- Ha aumentado notablemente la flexibilidad del equipo de administración de personal a la hora de realizar trámites con la Seguridad Social y entidades similares.
- Se ha incrementado notablemente la capacidad de adaptación del equipo a las fluctuaciones estacionales de las plantillas que gestiona.
- La trazabilidad y visibilidad de los procesos se ha aumentado a tal nivel que el propio robot es capaz de identificar gaps y puntos de mejora a tiempo real gracias al análisis continuo y automático. Esta monitorización permite a nuestro cliente anticiparse a cualquier posible problemática.
- Se han generado nuevas formas de trabajar y nuevas oportunidades para seguir avanzando y creciendo, tanto a nivel procesos como a nivel desarrollo profesional del equipo, que ahora se siente más satisfecho y realizado con su trabajo.
Real connections. Real impact
“Desde que empezamos este camino de automatización, hemos entrado en una dinámica constante de mejora de procesos que ha transformado nuestra cultura interna.Ahora, nuestros equipos no dejan de buscar maneras de optimizar y evolucionar procesos, tareas e incluso otros ámbitos de la empresa y de la manera en la que trabajan.”
HR Transformation Lead del cliente
