La importancia de los datos en una organización gubernamental

La administración y el aprovechamiento de los datos en una organización gubernamental o en cualquier otra empresa generalmente recae en el director de datos (CDO). En la Encuesta de ejecutivos de Big Data de 2017, el 41.4% de los ejecutivos encuestados creía que la función principal del CDO debería ser administrar y aprovechar los datos como un activo empresarial. Sin embargo, muchas organizaciones gubernamentales todavía no se vuelcan al 100% para conseguir el valor inherente de los datos.

Para desbloquear el valor de los datos de una organización, un CDO debe desarrollar e implementar una estrategia de datos muy precisa. La estrategia de datos puede ayudar a las organizaciones a tener una visión más estratégica de dichos datos y usarla de manera más efectiva para sacar adelante los resultados. Las mejores estrategias de datos generalmente se adaptan a las necesidades de la organización y ayudan al CDO a involucrar a las partes interesadas necesarias, planificar el futuro, implementar proyectos estratégicos, desarrollar asociaciones en toda la organización y enfatizar los éxitos para impulsar una mentalidad estratégica.

Por dónde empezar: definir una estrategia de datos teniendo en cuenta el éxito

Una estrategia de datos tiene como objetivo establecer el escenario para tratar los datos como un activo, lo que se traduce en una mejor toma de decisiones, una mejor comprensión de los usuarios y una mayor eficacia de la misión.

• Adaptar una estrategia de datos a las necesidades únicas de una organización

Cada organización es diferente, de manera que las estrategias de datos exitosas vienen en muchas formas y tamaños, adaptadas a las fortalezas y debilidades de cada organización.

Los CDO que no están seguros de las fortalezas y debilidades de su organización se benefician de una evaluación de la madurez de sus datos. Los CDO pueden aprovechar estas evaluaciones de datos conocer con más precisión las oportunidades de la organización sin dejar de ser conscientes de las limitaciones.

Los objetivos de la estrategia de datos de una organización deben alinearse con la misión y los objetivos generales. Por ejemplo, la estrategia de datos del CIO de la Marina de EE. UU. hace hincapié en el análisis y la gestión de datos para mejorar las capacidades de combate. Del mismo modo, la estrategia de datos del Departamento de Salud y Servicios Humanos se centra en consolidar los repositorios de datos para crear un entorno de datos compartidos para todos los interesados relevantes.

• Poner el foco en las personas

Para ser efectivo, una estrategia de datos también debe considerar el lado humano: propietarios, partes interesadas, analistas y otros usuarios. Las organizaciones que alientan al personal a pensar en la información y los datos como un activo estratégico pueden extraer más valor de sus sistemas.

Por ejemplo, el primer director de análisis de la ciudad de Nueva York, Michael Flowers, abordó varios problemas complejos a través de una estrategia de datos que enfatizó la participación de todos los propietarios de datos en todo el gobierno local. "Nuestra idea principal fue que los datos atrapados en agencias individuales deberían ser liberados y utilizados como un activo empresarial", dijo. Los esfuerzos de Flowers llevaron al desarrollo de la plataforma de integración de datos de la Ciudad de Nueva York, que ahora permite que diferentes partes del gobierno local compartan datos entre ellos para colaborar y resolver problemas.

Obtener la aceptación de toda la organización es fundamental para desarrollar una estrategia de datos exitosa, al igual que comprender todas las necesidades organizativas relevantes. El CDO debería involucrar a todas las partes de la organización desde el primer día.

• Planificación hacia el futuro

Nada es estacionario. Los CDO deben reconocer que no solo cambiará su organización, sino también las diversas herramientas y tecnologías de la industria, así como políticas y prácticas gubernamentales más amplias. Es imperativo planificar y establecer una estrategia de datos que tenga en cuenta los cambios futuros. Una estrategia de datos flexible puede abrir la capacidad para que la organización continúe utilizando los datos como un activo a largo plazo.

Como ejemplo, la Ciudad de San Francisco aborda este desafío al revisar regularmente su estrategia de datos. Esta revisión periódica de su estrategia de datos mantiene actualizado el enfoque de la ciudad para el uso de los datos.

Cómo implementar una estrategia de datos: convertir un documento en un movimiento

Implementar una estrategia de datos es una tarea complicada. Una dificultad común es que muchas organizaciones dudan en cambiar las operaciones de IT heredadas, especialmente para el gobierno, cuyo proceso presupuestario puede hacer que incluso pequeños cambios sean difíciles de implementar. Sin embargo, difícil no equivale a imposible. Los CDO pueden empujar a su organización hacia la alineación con los principios y objetivos de la estrategia de datos.

• Transformando la estrategia en acción

Incluso la estrategia más brillante no mejorará el uso de una organización de sus activos de datos si se encuentra en un estante. Los CDO deben ser realistas sobre el ritmo del cambio, especialmente al principio. El enfoque más efectivo puede ser establecer expectativas realistas e identificar oportunidades para mostrar valor desde el principio.

Una vez que se desarrolla la estrategia de datos, los CDO deben identificar y enumerar los problemas comerciales clave que la estrategia de datos está diseñada para abordar o resolver. Por ejemplo, ¿la estrategia de datos permitirá a la organización cumplir con los próximos plazos reglamentarios o legislativos? ¿Hay esfuerzos de modernización en curso que requieren una conversión de datos? ¿Existe una debilidad particular de la evaluación que se pueda abordar implementando un consejo de gobernabilidad de datos?

Es importante priorizar los problemas que agregarán el mayor valor a la organización. Para establecer la credibilidad y la utilidad de la estrategia de datos, es útil comenzar con proyectos de alta visibilidad que se basan en componentes clave de la estrategia de datos y que apoyan los objetivos clave de los CDO.

Encontrar el proyecto correcto requiere que el CDO entienda los deseos y necesidades de la organización. Por ejemplo, al desarrollar la estrategia de datos de la Fuerza Aérea de los Estados Unidos, el CDO identificó la escasez de mano de obra como un problema crítico. El CDO priorizó esta limitación desde el principio en la implementación de la estrategia de datos y desarrolló una prueba de concepto para abordarla.

• Convertir la acción en victoria

Un CDO puede mejorar las posibilidades de éxito de un proyecto al desarrollar asociaciones en toda la organización. Las mejores asociaciones son aquellas que son mutuamente beneficiosas, donde todas las partes invierten en el resultado del esfuerzo. De esta manera, una vez que se implementa la solución, todos pueden sentirse partícipes del triunfo.

Una asociación efectiva puede mantenerse mediante una comunicación simple, frecuente, priorizada y accionable. La comunicación simple y frecuente mantiene a todas las partes informadas sobre el progreso y minimiza las impresiones negativas de pequeños contratiempos. La entrega de información priorizada y accionable permite que todas las partes actúen de manera eficiente y fomenta un sentido de propiedad compartido.

Un modelo de asociación eficaz puede ser que el CDO comparta recursos con socios de toda la organización. Por ejemplo, un miembro del equipo del CDO podría trabajar con un socio por un tiempo limitado para implementar un proyecto específico. Esto podría beneficiar a ambos equipos: el equipo del proyecto obtiene un recurso adicional, y el CDO puede estar seguro de que el trabajo se alinea con la estrategia general. Otra opción es proporcionar al equipo del proyecto herramientas de trabajo, experiencia en la materia u otros activos. Esto no solo aumenta las probabilidades de que el proyecto cumpla sus objetivos, sino que también le otorga al CDO un mayor control sobre la alineación del proyecto con la estrategia de datos.

Un ejemplo de tal asociación es el desarrollo por parte del Departamento de Transporte de los Estados Unidos (DOT) de un mapa de tránsito nacional en colaboración con varias organizaciones de transporte estatales y locales. En este esfuerzo, el DOT brindó asistencia técnica a las agencias de tránsito locales, que también se beneficiaron de tener sus datos puestos a disposición del público.

• Convertir una victoria en una mentalidad estratégica

El éxito genera éxito, y los CDO deberían capitalizar cada victoria. Por ejemplo, la disponibilidad mejorada de datos y un análisis estratégico permitieron al CDO de la Oficina del Inspector General del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos detectar cientos de millones de dólares en fraudes en 2017. Además, un CDO puede usar las victorias para fomentar el entusiasmo y la aceptación en el conjunto de la organización.

Cada victoria cuenta. Después de un triunfo se pone la mira en el siguiente objetivo. Hay que encontrar otro proyecto, conseguir el éxito y publicarlo de forma adecuada. Involucrar a los participantes más enérgicos y continuar persuadiendo a los más escépticos.

• El futuro comienza ahora

Los próximos años presentarán muchas oportunidades y desafíos únicos para la gestión de datos. Los CDO se encuentran en una posición única para guiar a las organizaciones a través del proceso de administración de datos y desbloqueo de su valor.

Para tener éxito en este esfuerzo, un CDO debe tener una comprensión matizada de la cultura de datos actual de la organización, los recursos y las oportunidades de mejora. A través de este entendimiento, los CDO pueden desarrollar e implementar una estrategia de datos completa para lograr los objetivos deseados.

Comprender cómo crear y adaptar una estrategia de datos será una habilidad crítica para los CDO. Al seleccionar e implementar cuidadosamente una estrategia de datos y capitalizar las victorias, los CDO pueden posicionar a sus organizaciones para que tengan éxito al utilizar los datos como un activo estratégico valioso.