Adiós a la firma manuscrita

Cuando llega el mes de abril todos estamos pendientes de que la Agencia Estatal de Administración Tributaria, AEAT, dé el pistoletazo de salida para solicitar el borrador de la declaración de la renta y en caso de que lo consideremos conveniente, aceptar el borrador y olvidarnos de ese obligado y rutinario trámite.

Vemos como algo normal el poder aceptar nuestro borrador y presentar la declaración de la renta en unos minutos, pero esto no siempre fue así tanto porque la Agencia no lo permitía porque éstas debían firmarse a mano. Para terminar con lo segundo decidieron hacer uso de la 'firma electrónica'.

La firma electrónica no es más que un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico y que nos permite ciertas funciones básicas en función del tipo de la misma. En la actualidad podemos hacer uso de ella al margen de la consabida presentación de la declaración de la renta para firmar correos electrónicos, recibir notificaciones electrónicas, firmar facturas, realizar solicitudes en los registros electrónicos administrativos, etc.

Pero la pregunta que todos nos hacemos es: ¿la firma electrónica tiene la misma validez que la firma manuscrita?

Un poco de culturilla...

La base legal de la Firma electrónica está recogida en la Ley 59/2003 de Firma Electrónica.

Sin entrar en mucho detalle en ella se diferencian tres tipos de firma electrónica, la firma electrónica simple, avanzada y reconocida.

• Firma electrónica (simple) es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
• Firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
• Firma electrónica reconocida es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

La legislación sobre firma electrónica, tanto nacional como europea, tiende a equiparar los efectos de la misma a la firma manuscrita dándole la misma validez jurídica pero sólo en el caso de firmas reconocidas (en la Ley de Firma Electrónica nacional) y su equivalente a nivel europeo, las firmas cualificadas (en el Reglamento eIDAS 910/2014).

Pero, ¿cómo funciona esto de la firma electrónica? A grandes rasgos el proceso técnico para una firma avanzada o reconocida es el siguiente: el firmante generará mediante una función, un "resumen" o huella digital del mensaje/documento. Este resumen o huella digital la cifrará con su clave privada y el resultado es lo que se denomina firma digital, que enviará adjunta al mensaje original. Podemos verlo mejor en el siguiente gráfico.

El resultado de todo este proceso es un documento electrónico obtenido a partir del documento original y de las claves del firmante. La firma electrónica, por tanto, es el mismo documento electrónico resultante.

¿Y es posible comprobar que el mensaje o documento no fue modificado y la autoría del mismo? Pues sí, haciendo una serie de procesos técnicos o uso de alguna web o herramienta destinada para ello como puede ser el caso del servicio online VALIDe ofrecido por el Gobierno de España.

Un momento, estamos hablando de firma electrónica pero antes hemos mencionado firma digital, ¿no es lo mismo? La respuesta es no. En demasiadas ocasiones se suele hablar indistintamente de firma electrónica y firma digital y no son lo mismo. La firma digital es aquella firma electrónica que está basada en los sistemas de criptografía de clave pública (PKI, Public Key Infrastructure) que satisface los requerimientos de definición de firma electrónica avanzada.

Conviene también conocer el término firma digitalizada, el cual no tiene nada que ver con las anteriores. Se trata de una simple representación gráfica de la firma manuscrita obtenida a través de un escáner, que puede ser "pegada" en cualquier documento.

¿Cómo firmamos un documento?

Hemos hablado mucho sobre las firmas electrónicas, sus posibles aplicaciones y validez pero, ¿cómo hacemos uso de ellas? Pues hay distintas formas de hacerlo que van desde descargar una aplicación en tu PC o app en el móvil hasta hacer la firma online firmando directamente en internet. Cada una tiene sus ventajas e inconvenientes, aunque la tendencia es a firmar online para no depender de requisitos técnicos de nuestros equipos o móviles.

Terminamos esta nueva entrega de administración electrónica sin entrar a valorar los distintos formatos de firma (CAdES, XAdES, PAdES…) ni tipos de firma cuando participa más de un firmante (co-firma, contra-firma, firmas en cascada …) ya que requiere de un conocimiento técnico más específico. Si se desea profundizar en el mundo de la firma electrónica podemos encontrar una guía muy útil en la web https://firmaelectronica.gob.es.

Conoce en el siguiente enlace la primera parte de este artículo que analiza las ventajas de la firma electrónica.