Business Process Management Software: componentes y ciclo de vida

¿Qué es un Business Process Management Software? ¿Cómo desarrollamos procesos de negocio con BPMS? En el artículo sobre 'Las ventajas del Business Process Management' explicamos qué es un proceso de negocio y las ventajas que conlleva implantar BPM en las organizaciones. Ahora desde el punto de vista técnico, analizamos las soluciones software que existen en la actualidad y sus componentes.

¿Qué es un Business Process Management Software?

BPM no es una tecnología software como tal, más bien es una metodología o enfoque estratégico de la organización. Sin embargo, sí que se basa en componentes software con el objetivo de venderse como una solución comercial. BPMS ("Business Process Management Software" o "Business Process Management Suite") es una herramienta de software utilizada para mejorar los procesos comerciales de una organización a través de la definición, automatización y análisis de procesos comerciales.

Componentes

Los componentes comunes que tiene una solución BPM son:

• Herramienta de Business Process Modeling: para modelar procesos de negocio que involucran varias tareas bien sea desencadenadas por personas (tarea Humana) o bien automaticas (tarea Sistema) todo ello bajo el conjunto de unas reglas de negocio. Todo se modelará usando BPMN. BPMN (Business Process Model and Notation) es una notación gráfica estandarizada que permite el modelado de procesos de negocio, en un formato de flujo de trabajo.
• Motor de Reglas de Negocio: dónde las orquestaciones o enrutamientos complejos se pueden parametrizar fuera de lo que es el desarrollo del propio proceso.
• Simulador de Proceso de Negocio: sirve principalmente para medir la eficiencia del proceso, en términos de promedio de tiempo para completar su flujo y su costo (cuántas personas son necesarias para completar el flujo y tiempo por tarea de cada persona involucrado).
• Herramienta de desarrollo de procesos de negocio: será la herramienta que los desarrolladores utilizarán para modelar y configurar un proceso de negocio.
• Motor de Procesos de Negocio: es el componente que entiende BPMN y ejecuta los procesos de negocio. Además incorpora una persistencia para mantener el estado de los procesos en ejecución.
• Interfaz web: propociona una lista de tareas asociada al rol que entre a la interfaz para que ejecute la/s tarea/s que tiene asignada/s. También proporciona opciones de reporting, quién ejecuta qué tareas (auditoría) y en qué plazo de tiempo (rendimiento).

¿Cómo desarrollamos procesos de negocio con un BPMS?

El desarrollo de BPM tiene un ciclo de vida (BPM LifeCycle) bien definido en 6 pasos:

1. Identificación: consiste en alinearse con la estrategia de negocio de la organización y marcar claramente unos objetivos, en base a dichos objetivos se definirán aquellos procesos que sean necesarios ejecutar para su consecución.
2. Análisis: se deberán definir y analizar todos los ámbitos de la empresa de cara a realizar unos procesos fiables, concisos y reutilizables. Además, en esta etapa del ciclo se identificarán todos los roles implicados en el proceso.
3. Implementación o Desarrollo: una vez analizados se modelarán con un lenguaje de modelado estándar y entendible por la organización.
4. Ejecución: una vez modelados, el motor de BPM los podrá ejecutar.
5. Monitorización: la herramienta BPM dará indicadores de desempeño que permitirán saber si los procesos están alineados con los objetivos de negocio.
6. Optimización: en base a los resultados del paso anterior o nuevas necesidades se podrán introducir mejoras de manera ágil y rápida sobre los procesos existentes.