Kanban Boards

Ya comentamos en el artículo acerca de la metodología Kanban de la importancia del Tablero Kanban en la misma. Pero su utilidad, y también su fama como elemento muy reconocible de la cultura Agile, se ha demostrado de gran interés no sólo en su metodología madre, si no en otras muchas y en particular en Scrum.

No es en absoluto raro ver Tableros Kanban en cualquier proyecto ejecutado bajo cualquier metodología Agile.

Pero, antes de nada, expliquemos bien qué es un Tablero Kanban.

¿Qué es un Tablero Kanban?

Para entender completamente la mejor manera de prepara un tablero, primero debemos saber qué es. Como cultura general, Kanban es la palabra japonesa para “señal visual” o incluso “tarjeta”. Por lo tanto, un Tablero Kanban es una herramienta de visualización que nos avisa de determinados eventos y en el que podemos ver representado de manera simple y muy gráfica un flujo de trabajo. Pretende que de un solo vistazo tomemos el punto de situación de ese flujo de trabajo de una manera natural.

Los participantes del proyecto pueden, por lo tanto, ver lo que sucede en el proyecto en, digamos tiempo real. En algún caso podemos pensar que trabajamos para el tablero y que eso hace que la comunicación entre el equipo no se produzca, relegando una parte de ella al “mira en el Tablero que ahí está”. La práctica dice que el efecto que se produce es el contrario y la existencia del tablero no sólo incrementa la colaboración y la comunicación del equipo, si no que la hace más eficiente.

La mayoría de las pizarras pueden comenzar con unas simples secciones de “Por hacer”, “En curso” y “Hecho” (To Do, Doing, Done). Depende si usamos un tablero tipo vileda o de papel, podemos usar rotuladores o notas adhesivas ( de tu marca y colores favoritos ), incluso gomets para marcar tipologías de tareas, importancias o responsables. Las combinaciones son infinitas.

El método surgió por primera vez a finales de la década de 1940, cuando Toyota adoptó un nuevo enfoque de ingeniería y fabricación de productos. Sus trabajadores de línea mostraban Kanbans de colores (que eran tarjetas reales en ese momento) para notificar a sus otros compañeros de trabajo de su necesidad de piezas adicionales o de trabajo de montaje. La naturaleza visual de la pizarra permitió que los equipos de Toyota se comunicaran fácilmente sobre las tareas que necesitaban ser completadas y cuándo se debían realizar. También ayudó a regular las señales y a refinar el proceso, lo que contribuyó a reducir el desperdicio y a aumentar el valor.

No debemos olvidar que, independientemente de si usamos la metodología Kanban o no, otro de los objetivos que debemos perseguir con el uso de estos tableros, amén del ya comentado, es el de mejorar el flujo de trabajo. Al mostrar de una manera patente el flujo, podemos prestar atención a los embotellamientos e ineficiencias que se estén produciendo en el mismo y aplicar medidas correctivas. Aprovechemos la herramienta en su máxima expresión.

Planifiquemos nuestro tablero Kanban

Un Tablero Kanban exitoso requiere de cierta planificación, y experiencia previa, antes de que lo tengamos listo para su uso.

Lo primero que tenemos que pensar es en nuestro proceso de trabajo y cómo lo queremos ver representado en el Tablero. No debemos olvidar que una parte esencial del Tablero son las tarjetas que vamos a ir moviendo por él. Tendremos pues que pensar en que información vamos a tener en cada una de ellas.

La combinación de Tablero y Tarjetas deben mostrar de la mejor manera posible todos los aspectos del trabajo y del flujo del mismo.

Dejemos también espacio en nuestro tablero para métricas y para otra información que consideremos relevante para nuestro proyecto o flujo de trabajo. No es extraño ver en los tableros, en los casos de uso con Scrum por ejemplo, los Burndown Charts, las métricas de velocidad y capacidad, los DoD y DoR y los planes de mejora.

Recordemos que el Tablero representa un flujo de trabajo y por lo tanto nos aporta también la velocidad a la que los elementos del tablero se mueven por el flujo, y no sólo eso, si no también información de puntos de bloqueo, ineficiencias del proceso, etc … información que de otra manera sería complejo el obtener. Hagamos uso de la misma para, por ejemplo en una retrospectiva, mejorar nuestro proceso de entrega dentro de los Sprints o la eficacia de coordinación del equipo.

Busquemos también formas de mostrar elementos que produzcan conflictos en nuestro proceso de trabajo, ya sean estos bloqueos, urgencias, complejidades más elevadas de lo previsto o cualquier otra que se nos ocurra. Demos elementos visuales para que resalten y revisemos especialmente estas, por ejemplo, en las Daily.

Por último, las columnas de nuestro tablero. Hagamos que reflejen lo que consideremos importante de nuestro proceso y no tengamos miedo a modificarlas en sucesivas iteraciones, bien sea de manera temporal, bien definitiva. Apliquemos la máxima de simplificar, demasiadas columnas implican demasiadas interacciones con el tablero y definir claramente las puertas que dan acceso a los distintos estados, pero evitemos caer en la simplicidad si esta no es estrictamente necesaria.

¿Por qué es malo complicar en exceso el Tablero?

Quizá la respuesta más natural es porque no debemos trabajar sólo para mantener el tablero actualizado. Un tablero complejo, y os aseguro que los he visto realmente complejos, requiere una dedicación exponencial, con lo que empezamos a perder el foco en el flujo y en la simplicidad.

Lo segundo es porque el tablero está ahí para hacernos la vida más fácil, no para complicarla. Un tablero complejo no permite que de un vistazo te hagas una idea del proyecto. Requiere de tiempo y probablemente de explicaciones detallas de miembros del equipo. Incorporar a personas a proyectos con Kanban complejos es mucho más complejo.

Pero, ¿por qué es malo que sea demasiado simple?

Bien, complicado = malo, pero demasiado simple tampoco. Además de las razones antes argüidas de la necesidad de visualizar el proyecto y el proceso de un vistazo sin más indicaciones, un tablero demasiado simple puede hacer perder el interés al equipo por su uso. Si no aporta, se va a dejar de usar y perderá todo su objetivo.

Los tableros demasiado simples, no son atractivos, no se actualizan demasiado frecuentemente y acaban cayendo en el desuso y en el olvido.

Hay que buscar un punto de equilibrio, reconozco que no siempre es sencillo, entre cantidad de información, eficacia y simplicidad.

Pasos para crear un Tablero Kanban

Aunque debemos crear nuestro propio método de configuración para nuestros tableros Kanban, basado en nuestra experiencia, nuestro equipo y otros factores, estos pasos pueden servir como base para la creación de un Tablero Kanban solvente:

1. Primero decide si deseas utilizar un entorno digital o físico. Dependiendo de diversos factores, p.ej. colocalicación del equipo, nos encontraremos con circunstancias en las que un Tablero digital puede ser más útil y fácil de actualizar.
2. Preparar una estructura de tablero simple para empezar con tres columnas: "Por hacer" "Trabajo en curso" y "Hecho". Ya tendremos tiempo de complicarlo más adelante en base a nuestra experiencia.
3. Establezca un límite de trabajo en progreso para que su equipo no se vea abrumado con demasiadas tareas a la vez. El manejo de los límites de trabajo (WIP Limits) no es sencillo, pero deberíamos empezar con unas reglas simples que nos permitan probar.
4. Establezcamos procesos simples de priorización y planificación. Esto asegurará que usted desarrolle un plan para la selección de artículos y la priorización a pedido.
5. Dejemos claro cómo vamos a indicar los elementos bloqueantes, los urgentes y otras tipologías de tarjetas que queramos que el equipo identifique rápidamente.

Una vez que se sienta más cómodo con la configuración de su tablero, podrá realizar cambios en estos ajustes que satisfagan las necesidades del equipo y el proyecto. No dudes en buscar opciones en la web, hay algunas que pueden servir de base y encajar con las necesidades del equipo.

Manejemos el hecho ya comentado de que el Tablero no debe ser demasiado simple, a la vez que no debemos dejar que se complique en exceso. Siempre debemos estar buscando ese equilibrio, que dependerá siempre de varios factores combinados. Encontrar ese punto de equilibrio es el que nos dará la maestría en la creación de Tableros eficaces.

La importancia de las tarjetas de datos

El marco de referencia que supone el Tablero es de suma importancia, pero no lo es menos las tarjetas que lo van a poblar y moverse a través.

Al igual que el tablero, las tarjetas no deben ser demasiado simples, ni intentar contener toda la información de detalle. Las primeras no aportan casi valor, las segundas complican el mantenimiento y la lectura de la misma, en ambos casos apartando el objetivo perseguido de aportar una visualización rápida del estado del flujo de trabajo.

Cuando el tablero de tareas se convirtió en un sistema popular en los proyectos, la tarjeta se utilizó para representar cada elemento de trabajo único. Estas tarjetas suelen mostrarse en forma de notas adhesivas en una pizarra y utilizan carriles que muestran cada paso del proceso del equipo. Cada tarjeta incluye información importante para cada trabajo, y su lugar en el tablero se comunica con el estado de la tarea dentro del proceso del equipo.

Los atributos principales de la tarjeta Kanban son:

• Identificación de la tarjeta
• Temática
• Titular
• Descripción resumida
• Prioridad
• Bloqueo
• Personas encargadas de la tarea
• Fecha de entrada en el flujo
• Días en el flujo
• Fecha límite (opcional)

Establezcamos colores que nos faciliten la visualización en el tablero. Como ejemplo, pongamos un sticker rojo en aquellas que están bloqueadas, o démosle un color naranaja a las notas prioritarias. No usemos nombres para las personas, usemos avatares, usemos notas del mismo color para las de la misma temática, etc …

Cada equipo se siente cómodo con un sistema visual, pero no tengamos miedo de introducir cambios que nos permitan mejorar el proceso y la visualización del mismo.

Los Tableros Kanban son una herramienta muy poderosa si están bien enfocados, pero a la vez pueden suponer un problema si los convertimos en el foco del proceso. El tablero debe servir al equipo y al proyecto, no al revés. No seamos esclavos del Tablero Kanban.