Laki väärinkäytösten ilmoittajien suojelusta on pian täällä. Kyseessä on niin kutsuttu whistleblower-direktiivi, joka pannaan täytäntöön kansallisella lainsäädännöllä. Kansallinen laki on tarkoitus tulla voimaan 17.12.2021. Tulevan lainsäädännön tarkoituksena on varmistaa, että henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa erikseen määritellyillä EU:n oikeuden aloilla, voi ilmoittaa asiasta turvallisesti.
Direktiivi velvoittaa vähintään 50 henkilöä työllistävät yksityisen ja julkisen sektorin organisaatiot sekä valtion virastot perustamaan sisäisen ilmoituskanavan. Tämän luottamuksellisen kanavan kautta on mahdollista ilmoittaa havaituista väärinkäytöksistä ja epäeettisestä toiminnasta. Organisaatio käynnistää ilmoitusten perusteella tarvittavat selvitykset ja ilmoittaa näistä toimenpiteistä myös ilmoituksen tekijälle.
Miten ilmoituskanavaan tulee suhtautua?
Osa organisaatioista saattaa pohtia, että ilmoituskanava on vain pelkkä hallinnollinen pakko ja ylimääräinen kulu. Näin erityisesti silloin, jos organisaatio kokee, että sen eettinen ilmapiiri on jo nykyisellään kunnossa. On kuitenkin hyvä huomata, ettei lainsäädännöllä tulla kieltämään jo nykyisten hyvien ja eettisten toimintatapojen ylläpitämistä ja kehittämistä. Esimerkiksi avoimen dialogin käyminen henkilöstön ja johdon välillä on edelleen suotavaa ja asioiden luottamuksellinen ja riippumaton selvittäminen on yhä tärkeää. Ilmoituskanava voidaan nähdä uutena työkaluna työkalupakissa, joka toimii erityisesti ilmoittajien suojaamistarkoituksessa, mutta myös yrityksen mahdollisuutena selvittää epäkohdat ensisijaisesti sisäisesti.
Ilmoituskanavaan kannattaa suhtautua vastuullisen toiminnan elementtinä, joka mahdollistaa erilaisten ikävienkin asioiden selvittämisen. Parhaimmillaan kanava vahvistaa luottamusta ja yrityksen arvopohjaa. Käytännössä se luo arvoa niin yritykselle itselleen kuin sen henkilöstölle ja sidosryhmillekin.
Pelkkä paperipolitiikka ei riitä
Ilmoittajien rohkaiseminen väärinkäytösten esille tuomiseen sisäisten kanavien kautta antaa mahdollisuuden yksittäisille henkilöille ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista luottamuksellisesti riippumattomalle taholle. Asioiden selvittäminen rakentaa myös luottamusta yrityksen toimintatapoja kohtaan. Ilmoituskanavan jalkauttamiseen kannattaa kuitenkin panostaa, ettei kanava saa peikon roolia. Henkilöstölle ja sidosryhmille on tuotava selkeästi esiin, mikä on kanavan tausta, miten yritys siihen suhtautuu ja miten sen kanssa toimitaan. Ilmoituskanavaan liittyvistä menettelytavoista ja sen tarkoituksesta yleensäkin on myös hyvä viestiä ja kouluttaa säännöllisesti, ettei kanava ja siihen kuuluva käytäntö jää vain paperipolitiikaksi.
Avoin kommunikaatio ja luottamuksen kulttuuri
Toistaiseksi ilmoituskanavia koskevat analyysit ovat osoittaneet pilliin puhaltajien olevan yksi keskeisimmistä edellytyksistä terveen liiketoiminnan ylläpitämiseksi.
Ilmoituskanavissa tehtyjen ilmoitusten mahdollisesti korkea määrä on useammin merkki avoimen kommunikaation ja luottamuksen kulttuurista organisaatiossa, kuin ongelmien tosiasiallisesti suuresta määrästä.
Ilmoittaminen ilmoituskanavan kautta ei myöskään ole ilmoittajalle itselleen kevyt asia, vaan ilmoittaja joutuu tekemään punnintaa siitä, ilmoittaako vai ei. Pohdintaan voi liittyä esimerkiksi epäröinti omasta asemasta tai ilmoituksista aiheutuvista mahdollisista vastatoimista. Vilpittömässä mielessä ilmoittaminen vaatii tukevaa eettistä selkärankaa ja luottamusta yrityksen kykyyn ja tahtoon selvittää sille esiin nostetut ikävätkin asiat. Yrityksen näkökulmasta ilmoituksen vastaanottaminen taas merkitsee mahdollisuutta tarttua huolta aiheuttaviin asioihin asianmukaisesti, rakentaa luottamusta ja vahvistaa omaa arvopohjaansa.
Keskustelemme mielellämme kanssanne siitä, miten voimme tukea teitä ilmoituskanavan perustamisessa, käyttöönotossa ja ilmoitusten käsittelyssä.
Ota yhteyttä
Leea Uusi-Hautamaa
Leea Uusi-Hautamaa johtaa Deloitten Forensic-palveluita. Leea on ammatiltaan lakimies ja varatuomari. Hänellä on pitkä ja monipuolinen kokemus rikosoikeudellisista asioista, väärinkäytösten ja muun epäeettisen toiminnan selvittämisestä sekä yritysetiikan ja vaatimustenmukaisuuden kehittämisestä yksityisellä ja julkisella sektorilla. Briefly in English Leea Uusi-Hautamaa is a lawyer and works as Head of Deloitte’s Forensic services. She has extensive experience in working for both listed global corporations and private owned companies as well as public sector in respect of criminal law related matters, corporate internal investigations, compliance and ethics matters.