Toimitusketjun suunnittelusta kohti koko liiketoiminnan suunnittelua

Enterprise Business Planning – integroidun suunnittelun seuraava taso

Sales and Operations Planning (S&OP) ja Integrated Business Planning (IBP) ovat vähintäänkin termeinä tuttuja kaikille toimitusketjun ympärillä työskenteleville. S&OP:ssa pyritään kuukausittaisella syklillä tasapainottamaan tarjonta kysynnän kanssa, jotta tuotteita on saatavilla oikea määrä oikeaan aikaan. IBP:ssä on tämän lisäksi tavoitteena katsoa laajempaa kokonaisuutta, johon toimitusketjun suunnittelu ja ohjaus linkittyy – osallistamalla kaikki oleelliset osapuolet kuukausittaiseen suunnittelusykliin.

Seuraava evoluutio toimitusketjun suunnittelussa ja ohjauksessa on kuitenkin jo käynnissä. Viime vuosina käsite Enterprise Business Planning (EBP) on noussut koko yrityksen tasolla tehtävän suunnittelun menetelmäksi. Siinä yrityksen kaikki suunnittelun ja ohjauksen ulottuvuudet aidosti integroidaan viimeisintä teknologiaa hyödyntäen.

Pois siiloissa suunnittelusta

Yhtenäistä koko yrityksen tasolla tapahtuvaa suunnittelua on toki tavoiteltu aiemminkin. Kuitenkin esimerkiksi IBP:n osalta useissa yrityksissä käytännön toteutus on jäänyt siihen, että taloushallinnon ja kaupallisen puolen edustajat vierailevat toimitusketjun suunnittelusyklin mukaisissa tapaamisissa. Tämäkin toki yhdenmukaistaa yrityksessä tehtäviä suunnitelmia, mutta usein eri toiminnot  työstävät edelleen omia suunnitelmiaan yhteisen ja jaetun liiketoiminnan suunnitelman sijaan.

Siiloissa tapahtuva suunnittelu ei kannata – lopulta kaikki vaikuttaa yhteen ja samaan kokonaisuuteen. EBP:ssä pyritään välttämään tämä hyödyntämällä kaikkeen suunnitteluun samaa alustaa. Lisäksi on tärkeää laajentaa suunnitteluun ja ohjaukseen osallistuvia sidosryhmiä, jotta päästään tarkempaan ja kokonaisvaltaisempaan lopputulokseen.

Miten eri tahot hyödyntävät samaa dataa

EBP:ssä oleellista on yhtenäisen datasetin ja järjestelmän käyttäminen, jotta eri tarkoituksiin tehtävien suunnitelmien pohjana käytettävä tieto on aina sama. Toimitusketjun suunnittelua ja ohjausta voidaan tehdä harmonisoidusti yhdessä esimerkiksi taloudellisen tuloksen suunnittelun, tuotantolaitosten aikataulutuksen ja myynnin suunnittelun kanssa. Alla on esimerkkejä siitä, miten eri tahot hyödyntävät samaa dataa:

• Myynnin suunnittelijat tuottavat suunnitelmaan myynnin ja markkinoinnin näkökulman. Esimerkkinä kysynnän mallintaminen, erilaiset kampanjat ja priorisoitavat asiakassuhteet.
  
• Toimitusketjun suunnittelija luo oman suunnitelmansa kysynnän pohjalta, jossa määritellään tarvittava tuotanto, hankinta, varastosaldot ja rajoitteet.
  
• Taloudellinen suunnittelija muuttaa kysynnän ja tarjonnan taloudelliseksi malliksi, jolla pystytään ennustamaan yrityksen kokonaistaloudellisesta tulosta.
  
• Hinnoitteluasiantuntijat pystyvät dynaamisesti muuttamaan tuotteiden hinnoittelua näiden suunnitelmien pohjalta.

Teknologia luo mahdollisuuksia – muutoksen esteenä tyypillisesti ihmiset ja organisaatiorakenteet

Tällaisessa mallissa eri tahojen tekemät muutokset jaettuun suunnitelmaan näkyvät samaan aikaan kaikille ja läpinäkyvyys säilyy organisaatiossa. EBP:n muita hyötyjä verrattuna esimerkiksi perinteiseen S&OP-malliin ovat:

• Nopeus: Ihmisten, prosessien ja datan integroiminen yli yrityksen toimintojen mahdollistaa tiedon välittämisen reaaliajassa.
• Tarkkuus: Kaikkien käyttäessä samaa dataa ja teknologiaa, vältetään inhimillisiä virheitä datan käsittelyssä.
• Päätöksenteko: Operatiivisesta toiminnasta vastaavat voivat paremmin ennakoida muutoksia markkinoilla ja tehdä päätöksiä sen mukaisesti.
• Tehokkuus: Suunnitteluresursseja tarvitaan vähemmän, koska monet jaetut suunnittelutehtävät voidaan automatisoida.

Teknologia on tärkein yksittäinen syy siihen, miksi EBP:n kaltainen kokonaisvaltainen lähestymistapa yrityksessä tapahtuvaan suunnitteluun on nykyään mahdollista. Suunnitteluohjelmistot ovat kehittyneet kovaa vauhtia ja alalla on monia toimijoita, joiden tuotteet mahdollistavat tämän kaiken. Muutoksen esteenä onkin useimmiten teknologian sijaan ihmiset ja organisaatiorakenteet. EBP:n implementoiminen ole mahdollista, jos kannustimet eivät tue jaettujen prosessien ja järjestelmien käyttöönottoa. 

Miten päästä alkuun?

Monet yritykset ovat jo kehittäneet suunnittelukyvykkyyksiään kohti EBP:tä, mutta toisaalta monilla on myös ongelmia perinteisen S&OP-prosessin kanssa. Jokainen yritys on aina yksilöllinen, mutta seuraavat viisi kohtaa auttavat muutoksen käynnistämisessä kohti yhtenäistä suunnitteluprosessia:

1. Määrittele visio: Tuo yhteen edustajia eri toiminnoista, kuten taloushallinnossa, toimitusketjusta, myynnistä, markkinoinnista ja HR:stä. Miettikää yhdessä miten yrityksen suunnittelua ja ohjausta voitaisiin parantaa nykyisestä – tähtäimenä on määritellä haluttu tavoitetila. Mikä toimii hyvin? Missä ovat puulonkaulat? Mitä mahdollisuuksia uusi teknologia voisi tuoda? Millaista uutta osaamista tarvitaan? 

2. Luo tiekartta muutokselle: Mieti vision määrittämisen jälkeen strategia, jolla päästään tavoitteisiin. Tärkeimmät ulottuvuudet tavoitteen saavuttamiseen ovat ihmiset, prosessit ja teknologia. Mitkä puutteet osaamisessa estävät suunnittelun kehittämisen? Miten eri toiminnot voivat koordinoida suunnitteluprosessejaan paremmin? Millaista teknologiaa tarvitaan uusien mahdollisuuksien toteuttamiseen?

3. Pilotoi käyttötapauksia: Menestys ajaa käyttöönottoa ja kiinnostusta organisaatiossa. Käyttötapaukset tulisikin valita sen mukaan, että ne tuovat nopeita hyötyä. Kannattaa aloittaa jollain pienellä ja helposti hallittavalla, joka kuitenkin linkittyy vahvasti laajempaan visioon. Tämän jälkeen mieti, miten uusia käyttötapauksia voidaan lisätä.

4. Skaalaa kyvykkyyksiä: Seuraa jokaisen pilotin vaikutusta ja etsi tapoja toistaa hyviä lopputuloksia muualla. Aloita skaalaamalla käyttötapauksia useammassa liiketoimintayksikössä ja lopulta koko yrityksen laajuisesti, jatkuvasti hyödyntäen aiemmin opittua.

5. Edistä käyttöönottoa: Osallista kaikkia avaintoimintoja alusta asti, muutosta ei pidä tehdä vain toimitusketjun suunnittelun näkökulmasta. EBP vaatii organisaation laajuista sponsorointia toteutuakseen.

Enterprise Business Planning – mistä tarkemmin on kyse?

Artikkeleissa "Enterprise Business Planning: From connection to integration" ja "Enterprise Business Planning in a connected world" asiantuntijamme kertovat tarkemmin, mistä EBP:ssä on kyse. Miten se eroaa perinteisemmistä suunnittelun ja ohjauksen malleista sekä millaisia hyötyjä siitä on organisaation eri osille.

Teknologia mahdollistaa yrityksessä tapahtuvan suunnittelun. Ilman teknologiaa on mahdotonta integroida eri toimintoja ja hyödyntää samaa dataa eri tarkoituksiin. Prosessi- ja ihmisnäkökulma tulee kuitenkin pitää teknologian rinnalla, sillä teknologia yksinään ei vielä ratkaise yrityksen haasteita.

Olethan meihin yhteydessä, jos nämä aiheet kiinnostavat ja haluat kuulla ja keskustella lisää.