Artikkeli

Yhteenveto Assistant Forumista 9.3.2018

Grab'n Go

Järjestimme perjantaina 9.3.2018 vuosittaisen Assistentti Forum Grab’n Go –aamiaistilaisuuden, johon kokoontui suuri joukko assistentteja verkostoitumaan ja kuuntelemaan ajankohtaista aihetta: itsensä johtamista. Tähän teemaan meidät ohjasi aamun puhujamme, valmentaja ja coach Maria Kausto-Turner.

Tilaisuus alkoi Deloitten assistenttitiimin esittelyllä, jossa assistenttipalveluidemme vetäjä Teija Gallacher esitteli assistenttimme ja kertoi tiimin toiminnasta. Tämän jälkeen Maria otti lavan haltuun antamalla kuuntelijoillensa haasteen ja pyysi jokaista löytämään itselleen yhden uuden ajatuksen tai toimintatavan seuraavan tunnin aikana. Hänen esityksensä käsitteli itsensä johtamista ja ajankäytön hallintaa. Tunnin pääteemoiksi nousivat mm. tietoisen läsnäolon eli mindfulnessin hyödyt arjen rauhoittamiseksi sekä miten luontaiset taipumuksemme vaikuttavat toimintaamme ja voivat jopa aiheuttaa haastavia tilanteita työelämässä.

Esitys lähti vilkkaasti käyntiin, kun Maria aloitti keskustelun kysymällä, miten olla aidosti läsnä ja miten huomata, jos joku ei ole? Samalla hän kysyi, onko multitasking mielestämme mahdollista? Aihe synnytti laajaa keskustelua eri kuuntelutavoista ja siitä, millaisia tapoja hetkessä läsnä pysymiseen on olemassa. Tästä päästiin myös kysymyksen äärelle, millainen käyttäytyminen kielii välinpitämättömyydestä, vaikka se olisi henkilön tapa keskittyä. Esimerkkinä keskustelussa nousi esille piirtäminen, jonka avulla toiset voivat keskittyä paremmin, kun taas toiset voivat tulkita sen kiinnostuksen puutteena.

Esiin nousi myös kiinnostava termi, ymmärrysvaste, joka tarkoittaa, että kuulija toistaa viestin omin sanoin ja näin vahvistaa, että hän on ymmärtänyt puhujan asian oikein. Ymmärrysvasteen avulla säästetään aikaa ja vaivaa, eikä asioita tarvitse toistaa moneen kertaan. Jos esittäjälle on epäselvää, kuuntelevatko kaikki, voi hän pyytää ymmärrysvastetta. Näin häntä ei jää askarruttamaan kuuntelijoiden tarkkaavaisuus ja läsnäolo.

Ajankäytön hallintaa Maria pyysi miettimään konkreettisen esimerkin avulla: teorian mukaan 20 % tekemisistäsi tuottaa 80 % tuloksistasi - tunnista tämä 20 % ja keskity niihin tekemisiin. Keskittymistään voi lisätä myös opettelemalla minimoimaan häiriötekijät päivän aikana, kuten jatkuvat keskeytykset kollegoilta. Näissä tilanteissa voi esimerkiksi kysyä, voiko asian käsitellä myöhemmin. Yhteiset pelisäännöt esimerkiksi sähköpostin ja muun viestittelyn vastaamiseen auttavat rytmittämään työpäivää. Kuitenkin suurin osa häiriöistä aiheutuu usein omista ajatuksista, kun tekemättä jääneet työt tai työpäivän jälkeiset muistamiset nousevat pintaan. Näihin kannattaa reagoida kirjoittamalla pohdinnat ylös, jotta ne saa sillä hetkellä pois mielestä ja niihin voi palata myöhemmin paremmalla ajalla.

Marian esitys jätti paljon ajateltavaa jokaiselle ja sai kyseenalaistamaan omat tavat johtaa itseään. Jäimme pohtimaan, miten muut kokevat käyttäytymismallit, jotka tuntuvat itselle luonnollisilta. Painavimpana teemana esityksessä kulki itsensä tuntemisen tärkeys – jos et tunne itseäsi, et voi sanoa ymmärtäväsi muita. Marian mukaan on tärkeää ymmärtää omaa ajatteluaan ja toimintatapojaan sekä sen minkä kokee itselleen tärkeäksi, jotta kommunikointi ja yhteistyö työkavereiden kanssa helpottuu. 

Kiitos kaikille osallistuneille, nähdään taas ensi vuonna!

Teija Gallacher
puh. 0400 253 419
Assistentti- ja toimistopalveluiden vetäjä, toimitusjohtajan assistentti

 

Maria Kausto-Turner
Oliko tieto hyödyllistä?