Tietojärjestelmäkehittämisen sietämätön keveys – miksi onnistuminen on niin hankalaa? | Blogi: Lauri Byckling

Näkökulmia

Tietojärjestelmäkehittämisen sietämätön keveys – miksi onnistuminen on niin hankalaa?  

Blogi: Lauri Byckling

Isoja tietojärjestelmähankkeita on tehty jo vuosikymmeniä ja olen itsekin päässyt osallistumaan niihin 1990-luvun alusta tähän päivään saakka. Vaikka niiden luulisi olevan asianosaisille jo rutiinia, tavoiteltuun maaliin pääseminen suunnitellussa aikataulussa ja budjetissa tuntuu olevan edelleen yllättävän vaikeaa. Ketterillä kehitysmenetelmillä on osaltaan onnistuttu uudelleen määrittelemään tavoitteen, aikataulun ja budjetin käsitteet, mutta ydinongelma on silti ennallaan: miksi sen pitää olla niin hankalaa?

24.1.2019
Blogisarjan 5. kirjoitus 

Tämän hankaluuden selvittämiseen sukelsi myös joulukuun Tekniikan Maailma ansiokkaassa artikkelissaan ”IT-hanke syö rahat – mikä menee vikaan?”. Siinä aihepiiriä niin teorian kuin kantapään kautta tutkineet konkarit nostavat esille erilaisia riskitekijöitä, joita ovat muun muassa riittämätön käyttäjien kuunteleminen, huono johtaminen, puutteellinen valmistelu ja puuttuva tilaajan osaaminen. Artikkelissa muistutetaan myös tärkeistä menestystekijöistä, joihin kuuluvat esimerkiksi koko johtoryhmän osallistuminen laajan hankkeen ohjaukseen, vuoropuhelu liiketoiminnan kanssa, muutosjohtaminen ja viestintä, valmisohjelmistojen räätälöinnistä pidättäytyminen ja tarkkuus toimittajasopimusten tekemisessä. Näistä kaikista on helppoa olla samaa mieltä. Lisäisin listalle vielä muutaman ajatuksen omien kokemuksieni pohjalta.

Vaikka tietojärjestelmien ostajat ja käyttäjät sekä konsultitkin ovat jo kauan sitten oppineet sanomaan ”tämä ei ole teknologiahanke vaan toiminnan muutoshanke”, saa teknologia kuitenkin helposti suurimman huomion hankkeen aikana. Oikean teknologian valinta on toki tärkeä asia, mutta se ei vielä ratkaise hankkeen onnistumista.

Oikean teknologian valinta on toki tärkeä asia, mutta se ei vielä ratkaise hankkeen onnistumista.

Kun ei ymmärretä mitä tehdään, ei saada mitä tarvitaan

Vaikka tietojärjestelmät ovat olleet keskeisessä osassa liiketoiminnan tekemistä jo pitkään, usein nämä kaksi maailmaa elävät edelleen erillään toisistaan. Valitettavan usein tietojärjestelmähankkeen vetäjät eivät täysin ymmärrä, mihin ympäristöön ja tarpeeseen järjestelmää ollaan tekemässä, eivätkä liiketoimintaomistajat täysin ymmärrä mitä ovat saamassa ja mitä he sillä tekisivät. Onneksi sellaisiakin hankkeita on tullut vastaan, joissa järjestelmäuudistuksen omistajana toimiva liiketoimintajohtaja näkee uuden järjestelmän välttämättömyyden omien liiketoimintatavoitteidensa saavuttamiselle ja ymmärtää, miten nämä kaksi asiaa liittyvät toisiinsa. Niissä hankkeissa on usein käynyt hyvin.

On normaalia, että muutoksiin liittyy tuskaa, mutta joskus osalta tietojärjestelmän käyttäjistä saattaa aidosti puuttua intressi sen käyttöönotolle. Jollakin organisaation osalla saattaa esimerkiksi olla mainiosti sen omia tarpeita palveleva tietojärjestelmä, josta on luovuttava, jotta organisaation kaikki toiminnot tai kaikki toimintamaat kattava yhteinen kokonaisjärjestelmä saadaan ajettua sisään. Etenkin tällöin muutoksen johtamisen välttämättömyys korostuu – ei vain niin, että muutosta johdetaan ylhäältä alas ja hankeorganisaatiosta käyttäjille, vaan monisuuntaisen viestinnän, osallisuuden ja omistajuuden kautta.

Yksi onnistuneen tietojärjestelmähankkeen ydinasioista on kustannus-hyötylaskelma, joka osataan useimmissa suurissa hankkeissa jo vaatia ja laatia. Huolellisesta laskennasta huolimatta haasteet ja kustannukset usein aliarvioidaan suunnitteluvaiheessa ja hyötyjen tarkka arviointi on vaikeaa. Lisäksi toimintaympäristö ja tavoitteet elävät usein ajan kuluessa. Laskelmaa tulisi siksi päivittää hankkeen aikana ja käyttää ohjaamisen apuvälineenä.

Yksi onnistuneen tietojärjestelmähankkeen ydinasioista on kustannus-hyötylaskelma, joka osataan useimmissa suurissa hankkeissa jo vaatia ja laatia.

Muutoshanke ei saisi päättyä uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon, koska siitä muutos oikeastaan vasta alkaa. Käytön aikaiseen optimointiin, jatkokehitykseen ja liiketoiminnan hyödyt realisoivien toimintamallin ja järjestelmän jatkomuutosten tekemiseen kannattaa varata riittävästi resursseja.

Kuten Tekniikan Maailman artikkelissa nostetaan esiin, osa hankkeiden ongelmista liittyy myös tietojärjestelmätoimittajien toimintaan. Kaikkien kustannuserien ja riittävien varmuusmarginaalien laskeminen mukaan tarjoukseen tekee siitä usein liian kalliin suhteessa hintalappunsa minimoiviin kilpailijoihin. Monen toimittajan strategia on sisäänpääsy halvalla, lisätöistä veloittaminen, sopimusväännöt, laajuuden minimointi ja vahvan toimittajalukon rakentaminen, jonka jälkeen katteet kerätään järjestelmän ylläpitovaiheessa. Tämä asettaa painetta tilaajan kyvylle ohjata toimittajia niin hankintavaiheessa, sopimuksia laadittaessa kuin koko yhteistyön ajan.

Positiivista vaikuttavuutta tavoittelemassa

Deloitten rooli on olla teknologioista ja teknologiatoimittajista riippumaton asiantuntija asiakkaan kaivatessa apua vaikeiden hankkeiden läpiviennissä tai pelastamisessa. Autamme täyttämään kuilua, joka jää yhtäältä tilaajan ja toimittajan, toisaalta liiketoiminnan ja teknologian väliin. Joskus asiakas osaa jo hankkeen alussa, ehkä aiemmista kokemuksista oppineena, kaivata riippumatonta konsulttia tuekseen. Toisinaan taas tulemme vahvistukseksi vasta matkan varrella hankkeen ollessa syvällä suossa, kun tarvitaan apuvoimia punttaamaan hanke takaisin tukevammalle maaperälle. Otamme molemman tyyppiset tilanteet innolla vastaan, sillä tehtävämme on aikaansaada positiivista vaikuttavuutta. Isoimmissa ja hankalimmissa hankkeissa piilee siihen suurin mahdollisuus.

Lauri Byckling
Oliko tieto hyödyllistä?