Robotiikan ja tekoälyn mahdollisuudet henkilöstöhallinnossa

Artikkeli

Robotiikan ja tekoälyn mahdollisuudet henkilöstöhallinnossa

Lokakuun lopulla järjestimme odotetun Future of work –aamiaistilaisuuden, jossa Bersin by Deloitte –tutkimusyksikön vetäjä Josh Bersin kertoi tulevaisuuden työtä ja työpaikkoja muokkaavista trendeistä, jotka tuovat uusia vaatimuksia niin työntekijöille, johtajille kuin henkilöstöalan ammattilaisillekin.

Tilaisuudessa Bersin visioi, että HR:n rooli voisi tulevaisuudessa olla ”tuottavuusyksikkö”, jonka päämandaattina olisi parantaa henkilöstön tuottavuutta erilaisia teknologioita hyödyntäen. Lisäksi Deloitten Human Capital konsultoinnin pohjoismaiden vetäjä Filip Gilbert peräänkuulutti HR:n roolia digitaalisen kulttuurin edistäjänä. Hänen mukaansa yritys, joka haluaa näyttäytyä asiakkailleen digitalisuuden edelläkävijänä, ei voi onnistua siinä ilman aidosti digitaalisen kulttuurin luomista talon sisällä. Tämä taas vaatii sitä, että sisäisiä prosesseja digitalisoidaan yhtä lailla kuin ulospäin asiakkaille näyttäytyviä prosesseja.

Mitä tämä sitten tarkoittaa HR:n näkökulmasta? On selvää, että jos HR-yksikön merkitys korostuu entisestään teknologiamurroksen myötä, tulee HR:n itse keskittyä lisäarvoa tuottavaan työhön ja vähemmän manuaalisten prosessien pyörittämiseen. Kiinnostava kysymys kuuluukin, miten HR voisi hyödyntää teknologiamurrosta ja toimia edelläkävijänä digitaalisten työkalujen, kuten robotiikan ja tekoälyn, hyödyntäjänä omassa toiminnassaan – ja täten edesauttaa samalla koko organisaation digitaalisen kulttuurin kehittymistä? 

Harvassa HR-yksikössä osataan vielä konkretisoida, mitä nämä ”kognitiiviset teknologiat” käytännössä voisivat tarkoittaa juuri meidän organisaatiossamme – saati sitten omassa HR-tiimissämme. Tämä on nähtävissä myös Deloitten vuosittaisessa Human Capital Trends -tutkimuksessa, jonka mukaan vain yksi kolmasosa vastaajista hyödyntää tällä hetkellä tekoälyä HR-palvelutuotannossa. 
 

Käytännön esimerkkejä robotiikan ja tekoälyn hyödyntämisestä HR:ssä

Mahdollisuudet hyödyntää tekoälyä ja robotiikkaa voidaan jakaa karkeasti kolmeen kategoriaan:

1. Operatiivisten tehtävien automatisointi:
Robotic Process Automation (RPA) -ratkaisut mahdollistavat manuaalisten ja toistuvien tehtävien automatisoinnin, jolloin HR-ammattilaiset voivat keskittyä lisäarvoa tuottavaan kehitystyöhön. Robotiikkaa voidaan hyödyntää melko vaivattomasti esimerkiksi siirtelemään dataa exceleistä järjestelmiin. Robotiikan hyödyntäminen voi olla sekä aikaa että hermoja säästävä vaihtoehto esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

  • Henkilön perustietojen muuttuessa henkilötiedot eivät siirry suoraan HR-järjestelmästä palkkahallintoon. Jos edistynyttä (ja sopuhintaista) integraatiovaihtoehtoa ei ole saatavilla, robotti voi tehdä tämän ”copy-pasten” sijaan.
  • Kuukausittaiseen ”henkilöstön avainluvut”-raporttiin ei saada kaikkea tietoa HR-järjestelmästä, vaan siihen tarvitaan myös työvuorosuunnittelujärjestelmädataa. Robotin avulla tällainen kuukausittainen tekeminen voidaan sekä ajastaa että automatisoida.
  • Tapaamisten varaamiseen esimerkiksi rekrytointiprosessissa saattaa mennä kohtuuttomasti aikaa. Tämän työn voi hoitaa virtual assistant eli robotti

2. Asiakaskokemuksen parantaminen: 
Kognitiiviset teknologiat auttavat HR:ää palvelemaan asiakkaitaan paremmin ja täten parantamaan asiakaskokemusta. Esimerkiksi natural language processing (NLP) -teknologia mahdollistaa transaktioiden automatisoinnin ja kyselyihin vastaamisen mm. chatbotteja hyödyntämällä:

  • Chatbotteja voidaan esimerkiksi hyödyntää HR service center-toiminnassa, kuten henkilöstöprosesseihin liittyviin FAQ-kysymyksiin vastaamisessa.
  • Lisäksi chatbotteja voi hyödyntää osana prosessia, esimerkiksi perehdytysprosessin läpiviennissä ja pakollisten koulutusten läpiviennin seurannassa. 
  • Tekoälyn avulla pystytään myös esimerkiksi antamaan räätälöityjä oppimissuosituksia perustuen henkilön profiilin, roolin ja kokemuksen perusteella. Esimerkiksi Learning & Development -alueen palveluntarjoaja EdCast hyödyntää tekoälyä suositusten keräämiseksi ja pyrkii olemaan ”Netflix of learning”.
  • IBM:llä on elävä esimerkki sosiaalisen median avulla tehdystä työntekijöiden asenneanalyysistä, joka johti toimenpiteisiin. Yrityksessä nimittäin huomattiin, että kielto käyttää Uberia oli aiheuttanut työntekijöissä mielipahaa, joten kielto päätettiin purkaa.

3. Ennustava analytiikka ja näkyvyyden tarjoaminen päätöksenteon tueksi 
Koneoppiminen ja tekoäly pystyvät louhimaan ja analysoimaan dataa ennennäkemättömän tehokkaasti, tunnistamaan riippuvuuksia sekä tekemään johtopäätöksiä, jotka toimivat päätöksenteon tukena. Esimerkkejä löytyy jo useiden henkilöstöprosessien saralta: 

  • Chatbottien toiminnan analysoinnin avulla voidaan esimerkiksi saada tärkeitä näkemyksiä liittyen työntekijöiden asenteisiin ja mielipiteisiin. Botti voisi esimerkiksi liputtaa, että parin viikon aikana on tullut erityisen paljon kyselyitä liittyen palkitsemisprosessiin – tämä puolestaan voi viestiä johdolle ja HR:lle siitä, että prosessia tulisi selkeyttää.
  • Natural language processing (NLP) saralla kiinnostava esimerkki on HireVue, joka on samantyylinen videohaastattelupalvelu kuin monille tuttu RecRight. HireVuen tekoäly vertaa videohaastatteluiden aikana hakijoiden ääntä, äänensävyä, kasvojen liikkeitä ja koko kehonkieltä ja sanavarastoa yrityksen huippusuoriutujiin ja tekee sen perusteella suosituksia jatkoon menevistä kandidaateista. 
  • Kaikille avoinna olevan Watson Personality Insights -rajapinnan avulla voidaan analysoida kenen tahansa Twitter-käyttäjän persoonallisuutta pelkästään heidän twiittiensä perusteella. Vaikkei HR pystyisikään hyödyntämään tätä toimintoa suoraan työnhakijoihin, on se hyvä osoitus siitä, miten edistynyttä HR:n käyttötarkoituksiinkin soveltuvaa teknologiaa on jo tätä nykyä avoimesti saatavilla. 
  • Watsonin avulla voidaan myös tunnistaa avaintekijät, jotka vaikuttavat henkilöstön vaihtuvuuteen. Tämä mahdollistaa korjaavien toimenpiteiden tekemisen ennen kuin on liian myöhäistä.
  • Suorituksen johtamisen saralla analytiikkatyökalut pystyvät edistämään tasa-arvoisempaa palkitsemista, muun muassa tunnistamalla työntekijöiden suoritusarviointien vinoumia liittyen sukupuoleen tai etnisyyteen.

 

Mistä aloittaa?

Yllä olevat esimerkit ovat vain pieni katsaus robotiikan ja tekoälyn tuomiin mahdollisuuksiin. HR:n kannattaa lähestyä robotiikkaa ja tekoälyä kuten mitä tahansa kehitysprojektia: ymmärtämällä ensin nykytila ja tunnistamalla ne osa-alueet, joissa kyseisiä teknologioita voitaisiin hyödyntää. Osallistamalla työntekijöitä ja esimiehiä ideointiin sekä pilotoimalla muutamia potentiaalisia käyttökohteita voidaan saada nopeita tuloksia ja onnistumisen kokemuksia. 

HR:n ei kuitenkaan kannata keskittyä kaikkein yksinkertaisimpiin prosesseihin, sillä niiden automatisoinnilla ei välttämättä saavuteta merkittäviä tehokkuusparannuksia. Monivaiheiset prosessit, joissa hyödynnetään useita eri järjestelmiä tai kommunikaatiokanavia, ovat houkuttelevia vaihtoehtoja ensimmäisiksi piloteiksi, sillä niiden avulla voidaan saada helposti tuloksia niin tehokkuuden kuin laadunkin osalta. HR:n kannattaakin tarkastella omia prosessejaan siltä kantilta, että paljon aikaa vievät tehtävät saataisiin automatisoitua. Hyvä alku tähän on sparrailla muiden osastojen kanssa hyödyntäen talon sisäistä robotiikka- ja automaatio-osaamista mm. talous- ja palkkahallinnossa. 

Kannattaa muistaa, ettei robotiikka ole enää rakettitiedettä. Tietyn tehtävän tai jopa kokonaisen prosessin robotisointi voidaan toteuttaa parissa viikossa esimerkiksi selainpohjaisen UIPath-tuotteen avulla. Myös chatbottien yleistymisen myötä niiden konfigurointi on jo melko yksinkertaista, eikä tehtävään vaadita syvällisiä koodarin taitoja. Kielikysymyskään ei ole enää este, sillä markkinoilla on jo suomea ja skandinaavisia kieliä ymmärtäviä chatbotteja, kuten boost.ai.

Haastamme kaikki HR-ammattilaiset visioimaan omaa HR robotiikan tiekarttaansa ja toteuttamaan tulevaisuuden HR:ää! Kun HR pystyy sisäisesti organisoitumaan digitaliseen toimintamalliin ja keskittyä lisäarvoa tuottavaan työhön, on sillä myös paremmat edellytykset ymmärtää ja tukea koko organisaation digitaalista murrosta. 

Mika Kärkkäinen

Mika Kärkkäisellä on vuosien kokemus liiketoimintatiedon, raportoinnin ja taloushallinnon laskentasovelluksista, robotiikasta ja talouden teknologiratkaisujen konsultoinnista. Mika keskittyy tällä hetkellä robotiikkaan ja prosessiautomaation kehittämiseen liittyviin kokonaisuuksiin. Sähköpostimika.karkkainen@deloitte.fi

Sari Makkonen

Sari Makkonen työskentelee henkilöstöjohtamisen kehittämisen parissa Deloitten Human Capital -palvelualueella. Sarin osaamisalueisiin kuuluvat etenkin HR-teknologiat, henkilöstöjohtamisen toimintamallit ja prosessit, sekä muutosjohtaminen. Sähköpostisari.makkonen@deloitte.fi

Jussi Vähäkylä

Jussi Vähäkylä vastaa Deloitten muutoshankkeisiin liittyvistä palveluista. Jussin erityisosaamisalueita ovat toimintamallien suunnittelu ja muutoshankkeiden läpivienti. Sähköpostijussi.vahakyla@deloitte.fi

Oliko tieto hyödyllistä?