lähipiiriohje

Näkökulmia

Säätiöissä kuohuu taas – miksi lähipiiriohje kannattaa laatia?

Säätiön hallituksen tehtävänä on tuntea säätiön lähipiirin käsite sekä uuden säätiölain mukaiset lähipiiritoimia koskevat rajoitteet ja velvoitteet. Säätiön toimielinten velvollisuutena on huolehtia, että sekä säätiön että säätiön määräysvallassa olevien yhteisöjen toiminta järjestetään asianmukaisesti siten, ettei näiden lähipiiriin kuuluville anneta vastikkeettomia etuja.

Blogi: Jukka-Pekka Neuvo / Deloitte

Lähipiiriohjeen tavoite on helpottaa säätiön valvontaa

Lähtökohtaisesti sellainen menettely voidaan katsoa riittäväksi, millä huolehditaan, että säätiöissä on annettu vastaavissa säätiöissä yleisesti noudatetun käytännön mukainen asianmukainen ohjeistus ja valvonta perusteettomien etujen antamiseen liittyen. Säätiöissä tällainen säätiön lähipiiritoimiin liittyvä ohjeistus toteutetaan usein niin sanotulla lähipiiriohjeella, jota ei ole laissa säännelty.

Laadukas ja hyvin laadittu lähipiiriohje on yksinkertainen tapa ennalta minimoida kiellettyjen lähipiiritoimien riskejä.

Lähipiiriohjeen tärkeimpiä tavoitteita on helpottaa lähipiiritoimia koskevien todellisten tietojen keräämistä sekä estää lähipiirin lainvastainen ja perusteeton suosiminen.

Millainen on hyvä lähipiiriohje?

Säätiön lähipiiriohjeen tarkempi sisältö on vapaamuotoinen. Vaikka lähipiiriohjeen laatiminen on vapaaehtoista, pidetään ohjeen laatimista suositeltavana, koska säätiön sisäiset ohjeet ja toimintatapakirjaukset perinteisesti edistävät säätiön strategista suunnittelua, käytännön työtä sekä hallinnon hoitamista yleisesti.

Lähipiiriohjeen laatimiseen ei ole olemassa yhtä oikeaa mallia, vaan kussakin säätiössä on erikseen arvioitava mikä on kunkin säätiön toiminnan kannalta lähipiiriohjeen sopiva sisältö ja muoto. Vaikka lähipiiriohjeesta ei ole olemassa virallista standardia, on Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta (SRNK) julkaissut Säätiön hyvä hallinto –oppaassa suosituksensa niistä perusasioista, joita säätiön on hyvä sisällyttää ohjeeseen.

Oppaan mukaan lähipiiriohjeessa on hyvä määritellä ainakin:

1. lähipiiriin kuuluvat,
2. millaisia säätiön tavanomaiset lähipiiritoimet ovat (kuten palkkiot ja lähipiiriltä ostetut palvelut),
3. apurahojen myöntöprosessi esteellisyyssääntöineen,
4. miten lähipiiritoimet selvitetään säätiössä ja tytäryhteisöissä sekä raportoidaan säätiön toimintakertomuksessa,
5. prosessi lähipiirin kanssa tehtävien kaupallisten ja muiden sopimusten käsittelystä ja päätöksenteosta,
6. miten varmistutaan lähipiiritoimien markkinaehtoisuudesta,
7. miten säätiön hallitus valvoo lähipiiritoimia,
8. lähipiiriohjeen tiedottaminen ja johdon sitouttaminen lähipiiriohjeeseen.

Edellä mainittujen lisäksi lähipiiriohjeessa voi olla yleisluontoinen kuvaus periaatteista, joita säätiö noudattaa mahdollisissa lähipiiritoimissa. Lähtökohtaisesti säätiöissä kannattaa omaksua riskiperusteinen lähestymistapa lähipiiritoimiin liittyen. Lähipiiriohjetta voidaan täydentää sisällyttämällä ohjeistuksen siitä, kuinka säätiössä varmistetaan lähipiiriohjeen noudattaminen ja siihen perehtyminen. Ohjeistusta voi olla myös potentiaalisesta havaitsemisriskistä eli sellaisten tilanteiden identifioimisesta, joissa lähipiiritoimien havaitseminen saattaa olla erityisen haasteellista.

Yleisenä ohjenuorana voidaan pitää, että lähipiiriohje tulee olla linjassa säätiön tehtävän, koon ja toiminnan luonteen sekä näiden perusteella laadittavan riskiarvion kanssa.

Lähipiiriohje tutuksi ja vakiintuneeksi osaksi toimintaa

Keiden asia on tuntea lähipiiriohje? Niiden, joiden velvollisuus on noudattaa ohjetta, eli ainakin säätiön:

- hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten,
- toimitusjohtajan,
- asiamiehen,
- säätiön johtamiseen osallistuvien ja
- tilintarkastajan.

Ohje on hyvä lisäksi antaa säätiön perustajille sekä säätiössä määräysvaltaa käyttävälle ja säätiön tytäryritysten hallituksille.

Jokaisen säätiön tulee siis tapauskohtaisesti ja huolellisesti tarkastella oman toimintansa tarpeet sekä lähipiiritoimiensa luonne, laatu ja laajuus, joiden perusteella säätiö voi laatia mahdollisimman tarkoituksenmukaisen lähipiiriohjeen. On myös muistettava, että jo kertaalleen laadittu lähipiiriohje vaatii jatkotoimenpiteitä.

Lähipiiriohjeen vakiinnuttamista voidaankin ajatella prosessina, kuten SRNK on osuvasti ilmaissut. Sen jälkeen kun säätiön hallitus on hyväksynyt lähipiiriohjeen ja käsitellyt sen tilintarkastajan kanssa, säätiön johdon tulee analysoida ja jatkojalostaa lähipiiriohjettaan säännöllisesti ja implementoida sen päivittämisen osaksi säätiön ’vuosikelloa’.

Hyvin laadittu lähipiiriohje on paras instrumentti ennaltaehkäistä kiellettyjä lähipiiritoimia, minkä vuoksi suosittelen jokaista säätiötä joko laatimaan tai päivittämään lähipiiriohjeensa.

Jukka-Pekka Neuvo

Mikä on lähipiiri?

Lyhyesti sanottuna säätiölain mukaan säätiön lähipiiriin kuuluvat säätiön perustajat ja säätiössä määräysvaltaa käyttävät ja tämän konserniin kuuluvat, säätiön toimielinten jäsenet, tilintarkastaja, säätiön johto ja näiden kaikkien lähisukulaiset. Sukulaiset jaetaan edelleen perheenjäseniin ja muihin lähisukulaisiin.

Määritelmän laajuutta kuvastaa se, että lähipiiriin kuuluvat lisäksi sekä säätiön konsernin tytäryhtiöt että lähipiirin määräysvallassa olevat yhteisöt ja säätiöt. Lähipiirin määritelmä eroaa huomattavasti vanhasta säätiölaista, koska vanhan lain mukaan säätiön lähipiiriin kuuluivat ainoastaan säätiön perustaja ja toimihenkilöt. Uudistusta on laajalti pidetty tarpeellisena ja säätiön lähipiirin täsmällisempi määrittely on tervetullut muutos säätiölainsäädäntöön.

Tarkka ja selkeä lähipiirisääntelyä koskeva lähipiirin määritelmä on relevantti myös oikeusturvakysymysten näkökulmasta.

Oliko tieto hyödyllistä?