Insights

Osaatko jo kilpailuttaa robotiikkahankintasi ketterästi?

Mahdollista myös julkisella sektorilla!

20.3.2017

Kuinka moni meistä osaa tänään ennustaa oman organisaationsa ohjelmistorobotiikkatarpeet vuonna 2022? Uskaltaisitko sitoa organisaatiosi seuraavaksi viideksi vuodeksi johonkin tiettyyn teknologiaan, toimittajaan tai hintaan, kun koko ohjelmistorobotiikan markkina kehittyy huimasti jo vuodessa? Tekoälyn mahdollisuudet ovat ilmeiset, mutta tuotteistaminen vielä alkuvaiheessa. On selvää, että perinteinen tapa kilpailuttaa uusia palveluita ei toimi, ja peräänkuulutankin nyt ketterää kilpailuttamista.

Ei ole kenenkään edun mukaista tehdä kilpailutusprosessia, jossa toimittajan pitää täyttää satoja vaatimuskohtia, kuvata oikeustoimikelpoisuutta yli kymmensivuisella viranomaisdokumentilla ja kaupan päälle yrittää hinnoitella palveluita ja lisenssejä neljän vuoden päähän lomakkeella, joka ei kuvaa robotiikkaratkaisuiden hinnoittelulogiikkaa edes tänä päivänä. Syrjimättömyyden ja tasapuolisuuden maksimoimiseksi tilaajan ja toimittajien vuorovaikutus on viranomaisten kilpailutusprosessien aikana käytännössä kielletty ja siksi pahimmillaan selvennystä ihmetyksen aiheisiin täytyy etsiä kymmenistä, jopa sadoista ”virallista väylää” pitkin esitetyistä kysymyksistä ja vastauksista. Tällainen prosessi on niin sanotusti susi jo syntyessään, kun sitä yritetään käyttää robotiikkahankinnoissa.

Uuden ajan kilpailutuksen pioneerityötä

Toisenlaista, hienoa esimerkkiä on näyttänyt Verohallinto, joka on perustanut robotiikkahankintoja varten dynaamisen hankintajärjestelmän. Järjestelmään hyväksytään kaikki toimittajat, jotka voivat osoittaa omaavansa riittävät referenssit ja toimituskyvyn. Koska järjestelmään voi hakeutua koska tahansa, Verohallinnolla on kaiken aikaa ajantasainen toimittajakanta, josta varmasti löytyy tarjoaja kulloiseenkin ajankohtaiseen tarpeeseen.

Vaikka organisaatiosi ei olisi Verohallinnon kaltainen, suurta toimittajajoukkoa kiinnostava asiakas, on tärkeää suunnitella kilpailutus oikein.

Tässä minun vinkkini toimittajan edustajana ohjelmistorobotiikan hankintaan ja kilpailutukseen:

  1. Tunne tarpeesi ja tiedosta mahdollisuudet. Ennen hankintaa selvitä, mitä prosesseja aiot automatisoida ja millaisia hyötyjä tavoittelet. Parhaiten tämän saa selville käärimällä hihat ja testaamalla robotiikan hyödyntämistä yhdellä tuotteella.
  2. Suunnittele tavoittelemasi toimintamalli. Haluatko rakentaa robotiikkaosaamisen omaan organisaatioon vai ostatko ratkaisun ja osaamisen mieluummin palveluna? Usein liikkeelle lähdetään palvelun ostolla, mutta myöhemmin tavoitellaan oman osaamisen rakentamista. Silloin on hyvä pohtia jo alkuun, miten oma osaaminen organisoidaan ja millaisilla askelilla sitä kasvatetaan? Toimintamalli voi myös vaikuttaa teknologiavalintaan.
  3. Testaa, mikä ratkaisu vastaa parhaiten tarpeitasi. Kohtuullisen kevyellä muutaman esimerkkitapauksen testauksella voit valita sen ratkaisumallin ja teknologian, joka parhaiten vastaa oman organisaatiosi tarpeita.
  4. Kilpailuta se, mitä tarvitset. Rakenna hankinnasta sellainen, että se mahdollistaa vuoropuhelun prosessin aikana. Auta toimittajia ymmärtämään tarpeesi, äläkä karkota heitä ylimitoitetuilla vaatimuksilla ja byrokraattisilla lomakkeilla. Jätä itsellesi mahdollisuus ostaa eri tilanteisiin ja tarpeisiin sopivia ratkaisuja eri toimittajilta.

Ohjelmistorobotiikan suurimpia etuja ovat alhaiset aloituskustannukset, ketterä toteutus ja nopeiden hyötyjen saavuttaminen. Hankintaprosessin pitäisi heijastaa samoja periaatteita.

Sinua ehkä kiinnostaa, miten alun esimerkissä kuvatussa tarjousprosessissa kävi. Kuinka moni toimittaja onnistui vastaamaan kaikkien taiteen sääntöjen mukaan ja millaisia tarjouksia hankintayksikkö sai? Vielä on mahdotonta sanoa, sillä kuten arvata saattaa, tarjousten arviointiprosessi on vielä kuukausienkin jälkeen kesken!

Minna Tormilainen
Liikkeenjohdon konsultti
minna.tormilainen@deloitte.fi
Deloitte

Oliko tieto hyödyllistä?