Artikkeli
Datan hyvän ylläpidon yhteys yrityksen riskeihin
Datan riskienhallinta
Pysyäkseen kilpailukykyisinä muuttuvassa toimintaympäristössä, organisaatioiden on oltava ennakoivia ja strategisia hallitessaan datavarantojaan. Dataa tulisi käsitellä yrityksen kriittisenä voimavarana, ja sen laatua on sitouduttava säilyttämään ja parantamaan jatkuvasti kilpailun kiristyessä. Datan hyvä ylläpito voi toimia yrityksen kilpailuetuna, mutta riskienhallinnan näkökulmasta se on ehdotonta.
31.1.2022
Moni organisaatio pitää yhä hallussaan olevaa dataa liiketoiminnan sivutuotteena tai omaisuutena, jonka kehittämiseen reagoidaan sääntelypaineen alla; esimerkiksi siinä vaiheessa, kun ei pystytä täyttämään lain velvoitteita. Data on kuitenkin itsessään yrityksen isoin voimavara ja liiketoiminnan perusta ja samalla kuitenkin myös yrityksen suurimpia riskejä, mikäli se ei ole riittävän korkealla tasolla tai tarpeeksi hyvin hallinnassa. Tyypillisimmät dataan liittyvät haasteet heijastuvat suoraan kuluihin, toiminnan jähmeyteen ja pahimmillaan jopa liiketoiminnan keskeytymiseen.
Datan hyvän ylläpidon yhteys yrityksen riskeihin
Tyypillisesti datan ylläpidon ongelmat näkyvät kitkana, prosessivirheinä tai olemassa olevien prosessin monimutkaisuutena ja prosessiohituksina. Näiden kokonaiskustannus on usein hankala todentaa laskelmilla. Pahimmillaan dataan liittyvät haasteet näkyvät suoraan tarpeettomina kuluina, menetettynä myyntinä, vähäisenä luottamuksena lukuihin ja sen vuoksi mututuntumalla tehtyihin päätöksiin. Luottamuksen menetys – joko asiakkaiden tai valvovien viranomaisten – johtaa pahimmillaan liiketoiminnan keskeytymiseen. Epäonnekkaita esimerkkejä on paljon.
Usein yritysten haasteeksi muodostuu viitedatan päivittäminen, joka johtaa muun muassa sisäisen laskennan haasteisiin. Mikäli sisäistä laskentaa tehdään vanhentuneista lähtötiedoista, tehdään virheellisiä johtopäätöksiä. Alla muutama esimerkkitapaus:
- Konsernin ja tulosyksikön laskenta käyttivät kahta eri luokittelua: toinen käytti kuukausia vanhaa tietovaraston tiedostoa ja toinen käytti eri paikassa olevaa päivittyvää tietoa. Korjaustoimenpiteet olivat massiiviset, sillä koko sisäinen ja ulkoinen raportointi piti täsmäyttää ja korjata. Tältä olisi vältytty, jos käytettävän datan alkuperän kontrollit olisivat olleet kunnossa, kuten englanniksi viitataan käsitteeseen data lineage.
- Liiketoiminnan keskeytyminen: erään tuotantolaitoksen koko liiketoiminta keskeytyi, koska rahtien suunnittelu tehtiin päivittymättä jäänein lähtötiedoin, sillä toimitettavien pakkausten mitat olivat järjestelmässä virheelliset. Valitettava seuraus yritykselle oli logistinen katastrofi kuorma-autojen lastaamisessa ja kuljetusten uudelleen järjestelyssä.
- Tuotantoprosessin keskeytyminen: eräällä kemian alan laitoksella oli vaikeuksia saada tuotantoprosessia hallintaan, sillä reseptit eivät yhtäkkiä enää toimineet. Syynä oli raaka-aineiden koostumuksen mittaustulosten puutteellinen päivittyminen ja siitä seuranneet haasteet panoslaskennassa. Kun tämä korjattiin, laitoksen tuotantoprosessi palautui ennalleen ja hävikki palasi entiselle tasolleen.
Deloitten Data Risk -palveluilla autamme asiakkaitamme kehittämään, hyödyntämään ja kasvattamaan digitaalista omaisuuttaan. Autamme myös suojaamaan, hallitsemaan ja parantamaan dataa optimoimalla sen laatua, tunnistamista, hankintaa, käyttöä ja tarkoituksenmukaisuutta.
Datan riskit. Yrityksen hallinnoima data korottaa tai laskee riskien tasoja. Sääntely-, maine-, investointi-, sijoitus-, yksityisyys-, kilpailu- ja petosriskit kulkevat käsi kädessä käytettävissä olevan datan laadun kanssa. Riskienhallinta joutuu ottamaan näihin riskeihin kantaa riskinottohalukkuudessa, riskien seurantaohjelmissa ja riskien hallintatoimenpiteissä. Kysymys on pitkälti siitä, halutaanko proaktiivisesti edistää datan laatua ja jäljitettävyyttä – vai onko ote reaktiivinen eli toimitaan vasta pakon edessä ja kiireellä tulipaloja sammutellen.
Linkittyminen strategiaan. Yrityksillä tulisi olla kyky ja valmius järjestelmällisesti ja johdonmukaisesti estää, etsiä, löytää ja korjata datan puutteita ja virheitä. Tämä edellyttää yritykseltä valmiutta nähdä ja ymmärtää kokonaisvaltaisesti hallussaan olevia tietomassoja sekä lähestymistapaa, joka on rajat ylittävä ja perustuu yhteistyöhön. Vain näin päästään työskentelykulttuuriin, joka ymmärtää korkealaatuisen datan arvon. Mikäli datan hyödyntäminen ei ole osana yrityksen strategiaa, siitä seuraa isoja haasteita: liiketoiminta perustuu dataan, joten sen ollessa väärin tai huonolaatuista koko yrityksen liiketoiminta sakkaa.
Otathan yhteyttä, mikäli voimme olla avuksi!
