Näkökulmia

Korona haastoi yritysten tarkastustoiminnot digiaikaan

Blogi: Lasse Ingström

Tavallisesti erilaisia tarkastuksia tehdään yrityksissä paikan päällä säännöllisin väliajoin, eikä tarkastusten kanssa kannata jäädä odottamaan pandemiatilanteessa. Toteutamme Deloittella yritysten tarkastuksia normaalisti, digitaalisia työkaluja hyödyntäen etätarkastuksina. Miten tarkastukset ja varmennukset voi hoitaa normaalisti etänä ja miksi niitä kannattaa tehdä?

1.6.2020

Asiakkaidemme tarkastukset, kuten sisäiset tarkastukset, kolmansien osapuolten tarkastukset ja varmennukset, ovat tilanteesta huolimatta jatkuneet pääosin suunnitelmien mukaisesti - osittain toki uudelleen priorisoituina ja toteutus on tehty etänä matkustusrajoitteiden vuoksi. Tyypillisesti käymme tarkistamassa riskiperusteisesti asiakkaitamme, heidän tytäryhtiöitään ja kumppaneitaan eri puolella maapalloa, mutta nyt meidän on täytynyt miettiä uusia tapoja tarkastusten toteutukseen. Moni yksittäinen työvaihe on jo pidempään tehty etänä, mutta poikkeustilanne pakotti meidät ottamaan nopeutetun digiloikan. Vielä ei ole tullut vastaan kohdetta, jossa etätarkastus ei olisi onnistunut: yhteydet ovat toimineet hyvin eri puolille maapalloa, vaikka asiakkaammekin työskentelevät kotoa käsin.

Tarkastusten osalta nopeutettu digiloikka oli välttämätön, sillä olisi vastuutonta ja riskialtista jättää tarkastukset odottamaan tilanteen normalisoitumista. Poikkeustilanteet aiheuttavat aina erilaisten riskien merkittävää kasvua, ja tämän myötä tarkastusten tarvekin kasvaa. Taloudelliset ja tuotannolliset haasteet johtavat monesti houkutukseen kiertää kontrolleja ja näin suoraan virheiden ja väärinkäytösten kasvuun: tarkastusten jatkuvuudella annetaan ulospäin erityisen tärkeää signaalia siitä, että valvonta toimii myös poikkeustilassa. Toki on myös tiukasti reguloituja toimialoja, joilla on riskienhallinnallisia velvoitteita tehdä säännöllisiä tarkistuksia olosuhteista huolimatta.

Miten etätarkastuksia tehdään?

Etätarkastukset ovat onnistuneet ongelmitta pitkälti hyvien työkalujen ansiosta. Erityisesti data-analytiikan merkitys on korostunut tarkastusten suunnitteluvaiheessa. Videoyhteyksien avulla voidaan toteuttaa haastattelut ja kollaboraatiotyökalujen avulla jaetaan tarkastusaineistoja. Kyselyt ja riskianalyysit toteutetaan tietoturvallisesti niille tarkoitetuilla sovelluksilla. Myös digitaalisia whiteboardeja hyödyntämällä pystytään ideoimaan yhdessä sekä dokumentoimaan palaverit ja muistiinpanot tehokkaammin.

Olemme kehittäneet etätarkastusohjeita erilaisiin tilanteisiin ja muun muassa AICPA on antanut ohjeistusta varmennusten etätoteutukseen. Etänä on toki haastavampaa aistia ja todentaa asioita fyysisesti – toisaalta videoyhteyksillä voidaan tarkastella esimerkiksi fyysisiä pääsynhallinnan kontrolleja, ja sisällyttää ketterämmin tarkastuksiin ominaisia yllätyselementtejä, kuten vaihtaa haastateltavaa tai pyytää näyttämään toista fyysistä tilaa.

Forensic-tiimimme tekee valtaosan tarkastuksista etänä, mutta väärinkäytöksistä epäiltyjen haastatteleminen on edelleen suositeltavaa tehdä kasvotusten. Tässä meitä auttaa globaali ulottuvuutemme, sillä voimme tehdä niin sanottuja hybriditarkastuksia: työ johdetaan keskitetysti, mutta paikalliset asiantuntijamme osallistuvat paikan päällä vaadittaviin tarkastuksiin.

(Artikkeli jatkuu videon jälkeen)

Kirjoittaja: Lasse Ingström

Lasse Ingström
Managing Partner, Riskienhallinta
+ 358 (0)50 5113 856
lasse.ingstrom@deloitte.fi

Miten koronapandemia on vaikuttanut ja tulee vaikuttamaan tarkastuksiin?

Tarkastusten laatu paranee, kun analytiikan osuus lisääntyy – etätarkastukset ovat tulleet jäädäkseen

Olemme jo lyhyessä ajassa huomanneet etätarkastusten kiistattomia hyötyjä, ja uskonkin niiden tulleen jäädäkseen. Tarkastusten laatu ja työn seuranta on parantunut entisestään analytiikan lisäännyttyä, ja digitaalisen dokumentoinnin kautta manuaalisen työn määrä on selvästi vähentynyt. Etätarkastukset voidaan toteuttaa kustannustehokkaammin ja luontoystävällisemmin, sillä matkoihin ei kulu aikaa eikä rahaa, eivätkä työntekijät ja ilmasto rasitu lentämisestä. Deloitte on toki muutenkin kompensoinut lentopäästönsä, mutta etätarkastusten avulla voimme näyttää esimerkkiä myös muille toimijoille.

Uskon etätarkastuksista tulevan ns. uusi normaali, ja toivon yritysten fokuksen olevan siinä, miten toimintatapoja voidaan hyödyntää ja kehittää entisestään. Osa tarkastuksista vaatii varmasti jatkossakin fyysistä paikan päällä toteutusta, mutta niitä tullaan tekemään kohdistetummin ja eri painotuksin kuin ennen. Johdon sitoutuminen ja tuki on ensiarvoisen tärkeää etätarkastusten onnistumisen kannalta erityisesti nyt, kun kriisin ensimmäisestä vaiheesta on edetty kriisistä toipumiseen ja jatkuvaan toimintaan.


Autamme tarkastustoiminnan digitalisoinnissa mielellämme jakamalla parhaita käytäntöjämme ja kokemuksiamme. Kysy lisää Lasse Ingströmiltä.

Oliko tieto hyödyllistä?