Liikematkustaminen

Näkökulmia

Joko teillä liikematkustetaan ilman yllätyksiä?

Blogi: Veera Campbell

4.2.2019

Työssäni autan organisaatioita täyttämään liikematkustamiseen liittyvät velvoitteensa. Kohtaamme asiakkaiden kanssa usein työntekijöitä, jotka kokevat työmatkoihin liittyvän raportoinnin ikävänä velvoitteena ja usein myös omaa osuutta raportoinnissa vähätellään. Vaikka olen tehnyt tätä työtä vuosikausia, tajusin itse sortuvani samaan sudenkuoppaan! Sain nimittäin itseni kiinni ajattelemasta kuten niin moni muukin työmatkalainen: enhän minä mitään matkustuslupaa tarvitse, käyn vain nopealla työreissulla. Kunnes tilanne meni monimutkaiseksi.

Olemme Deloittella jo jonkin aikaa käyttäneet Pre-Travel Assessment -työkaluamme työmatkoihin liittyvien velvoitteiden selvittämiseen ennen matkustamista. Tehdessäni normaalia ilmoitusta työmatkastani Sveitsiin, järjestelmä antoikin minulle normaalin vihreän valon sijaan oranssin valon ja järjestelmä välitti hyväksynnälläni matkatiedot työlupatiimillemme. Mikähän este lähdölle voisi olla mietin, minähän teen vain pienen työreissun Euroopan sisällä?

Säätely kasvaa, tietämys ei

Katsotaanpa tilannetta laajemmin. Liikematkojen määrä jatkaa kasvuaan, mutta matkustamiseen liittyvien velvoitteiden tietämys ei organisaatioissa nouse samassa suhteessa. Miksi näin on? Liikematkustusta koskevat uudet säännökset ja lait sisältävät merkittäviä sanktioita ja rangaistusmaksuja, sekä matkustuskieltoja työntekijälle itselleen, mutta siltikään asia ei ole noussut yritysten ja työmatkalaisten tietoisuuteen.

Crowdsourcing -pohjainen tutkimuksemme vuonna 2018 paljasti, että 51 % liikematkustajoista ei ole tietoinen liikematkustamiseen liittyvistä velvoitteista, eivätkä olleet tutkineet asiaa ennen matkustamista. Tämän lisäksi 40 % jatkuvasti matkustavista työntekijöistä ei ollut edes tietoinen oman yhtiönsä liikematkustamiseen liittyvistä ohjeistuksista tai prosesseista. Tämä luku nousi 52 %:iin satunnaisesti matkustavien osalta. Tämän huomaa myös käytännössä.

51 % liikematkustajoista ei ole tietoinen liikematkustamiseen liittyvistä velvoitteista

Myös EU:n uusi lähetettyjä työntekijöitä koskeva direktiivi ja sen mukaiset uudet raportointivelvoitteet ovat yllättäneet monet yritykset. Myös työluparintamalla on tullut muutoksia ja valvonta on kiristynyt huomattavasti.

Tavoitteena turvallinen ja stressitön matkustus

Työmatkat ovat tarpeeksi stressaavia ilman huolta työluvista ja rajanylityksistä. Tutkimuksen vastaajista joka neljäs oli kokenut haasteita maahantulossa tullin, turvatarkastusten tai työlupien osalta. Siinä tilanteessa työntekijän on enää vaikea saada tukea tai apua yritykseltä. Mitä yritykset voisivat tehdä etukäteen asian hyväksi?

Alla muutama oma ehdotus:

  1. Tee kotiläksyt. Selvitä yrityksesi nykytilanne liikematkustamisen osalta: onko liikematkustamista paljon ja miten prosessi käytännössä toimii.
  2. Päivitä politiikat ja ohjeet. Huolehdi, että matkustamista koskevat politiikat ja prosessit ovat selkeitä ja helposti saatavilla.
  3. Kouluta ja tiedota. Kouluta eri osapuolia vaatimuksista ja yrityksen prosesseista.
  4. Mieti teknologian käyttöönottoa arkea helpottamaan. Henkilökohtainen nk. ”Pre-travel risk assessment” eli ennen matkustusta tehtävä riskiarviointi auttaa poistamaan ison osan haasteita jo ennen matkaa ja auttaa viestinnässä. ”Post-travel” -analytiikkaa voi käyttää seuraamaan yrityksen matkustamista ulkomailla ja valvomaan työntekijää ja yritystä koskevien velvoitteiden noudattamista.

Oman Sveitsin työmatkani osalta sain lisäselvitysten jälkeen vihreän valon lähteä reissuun ilman työlupaa tai muita velvoitteita, mutta yllättävän pienestä se oli kiinni, ettei olisi jäänyt reissu tekemättä. Moni työssään paljon matkustava tietää, että matkustaminen ei aina ole ihan niin hohdokasta kuin äkkiseltään ajattelisi. Me Deloittella teemme kaikkemme, että asiakkaidemme työntekijöiden matkustus olisi mahdollisimman helppoa ja stressitöntä ainakin työlupien ja velvoitteiden hallinnan osalta!

Veera Campbell

Veera Campbell
Global Employer Services 
veera.campbell@deloitte.fi
+358 (0)40 8353 287

Oliko tieto hyödyllistä?