Artikkeli

Suunnittelemassa SAP-hanketta? Varmista liiketoimintahyödyt ensin!

Uusi SAP S/4 HANA -ratkaisu olisi tavoitteena, mutta hankkeen hyötyjen ja kannattavuuden arviointi on hankalaa? Muutoshankkeelle on perusteet, mutta etupainotteinen kustannusvaikutus mietityttää? Olemme koostaneet ohjeet, joilla pääset alkuun liiketoimintahyötyjen varmistamisessa ennen hankkeen käynnistämistä.

SAP-implementoinnin kannalta voidaan katsoa olevan kahdenlaisia hankkeita:  1) isoja liiketoiminnan muutoshankkeita, joissa tietojärjestelmä on tukevassa roolissa tai 2) tietojärjestelmälähtöisiä uudistamishankkeita.

Yhdistävänä tekijänä on se, että hankkeiden suunnitteluvaiheessa on äärimmäisen tärkeää pystyä määrittelemään hyödyt ja säästöt, joita hankkeella voidaan saavuttaa, jotta hanke ylipäätään tulee hyväksytyksi, kun se asetetaan vertailuun muiden investointimahdollisuuksien kanssa.

Käytännössä edellä mainitut hanketyypit linkittyvät yleensä yhden hankkeen alle, koska modernissa liiketoiminnassa toimintamallit, prosessit, kyvykkyydet ja niitä tukevat järjestelmät ovat niin yhteenkietoutuneita, että molempia osa-alueita on käytännössä pakko viedä eteenpäin samalla kertaa. Tämä tarkoittaa, että SAP-implementointia täytyy tarkastella liiketoiminnan näkökulmasta ja isompana kokonaisuutena.

Sen sijaan, että tehdään investointi ensin ja hyödyt toteutuvat vasta vuosien kuluttua, kun järjestelmä on kokonaisuudessaan käytössä, on kannattavampaa rakentaa kokonaisuus tuottamaan oheishyötyjä jo hankkeen aikana. Esimerkkinä voisi toimia tilanne, jossa arvioidaan uusiksi yrityksen logistiikan toimintamalli sekä varastoverkosto. Osana muutoshanketta kyetään tekemään tarvittavat organisatoriset muutokset ja verkoston kevennys, jotka tuovat säästöjä jo ennen SAP-hankkeen valmistumista. Näitä säästöjä voidaan hyödyntää SAP-hankkeen rahoituksessa ja toisaalta tuoda tehdyt muutokset suoraan uuteen järjestelmään.

Katsottaessa SAP-hanketta liiketoimintanäkökulmasta täytyy myös huomioida kaksi teknologista seikkaa, jotka ovat tärkeitä järjestelmän elinkaaren aikana. Uuden järjestelmän suositellaan olevan mahdollisimman vähän räätälöity (clean ERP), jolloin järjestelmän ylläpito ja myöhemmin tehtävät muutokset ovat edullisempia. Toiseksi, uuden järjestelmän on kyettävä tukemaan digitalisaatiota ja muita liiketoiminnan tarvitsemia uusia kyvykkyyksiä, joilla tavoitellaan kasvua. Tällöin pystytään tarjoamaan pienellä lisätyöllä vaikkapa uusia asiakasportaaleja, taustajärjestelmiin yhteydessä olevia mobiilisovelluksia tai ketterillä menetelmillä toteutettuja pieniä sovelluksia, jotka hyödyntävät olemassa olevan SAP-järjestelmän dataa.

Pähkinänkuoressa – kustannustehokkaampi ylläpito ja kasvun mahdollistava muutoskyvykkyys.

Mutta miten alkuun?

Mitä muutoshankkeella tavoitellaan? Onko kyseessä yksinkertainen järjestelmän korvaaminen tai uudistaminen, vai halutaanko liiketoimintaan tehdä kokonaisvaltainen muutos, jota järjestelmä tukee? Tämän jälkeen aletaan katsoa asiaa kerroksittain liiketoimintastrategiasta käsin – Mitkä ovat ylätason tavoitteet muutoshankkeelle? Näitä voivat olla esimerkiksi parempi näkyvyys liiketoimintaan, kustannusten vähentäminen tai liiketoiminnan kasvattaminen. Ylätason tavoitteista astutaan askel alaspäin ja peilataan tavoitteita liiketoiminnan prosesseihin. Tämän jälkeen edetään vielä yksi askel alaspäin kyvykkyyksiin – mitä halutaan muuttaa, parantaa tai tuoda mukaan uutena? Vasta tämän jälkeen aletaan kartoittaa mitä teknologialla voidaan tehdä, jotta nämä kyvykkyydet saadaan toteutettua.

Neljän kohdan malli

Auttaakseen asiakkaitaan liiketoimintahyötyjen määrittelyssä, Deloitte on luonut tarvittavaan työhön neljän kohdan mallin, jolla se auttaa asiakkaitaan liiketoiminnan prosessien ja kyvykkyyksien arvioinnissa ja määrittelyssä, sekä hankkeen kustannushyötyanalyysin laatimisessa.

  1. Mallin ensimmäisenä vaiheena suoritetaan valmistelu (preparation), jossa käydään yrityksen johdon kanssa haastattelut heidän strategiastaan ja tahtotilastaan.
  2. Seuraavassa vaiheessa, strategisessa suunnanmäärittelyssä (strategic direction), katsotaan työpajatyöskentelynä läpi liiketoiminnan prosessit ja kyvykkyyksien osa-alueet. Mitkä ovat ne paikat, joissa muutos kannattaa tehdä, jotta saadaan eniten hyötyä liiketoiminnalle? Samanaikaisesti käydään läpi yrityksen IT-arkkitehtuuri, katsoen mitä muutoksia tarvitaan. Samalla valmistellaan myös kustannushyötyanalyysin osa-alueet, jotka tulevat prosesseista ja kyvykkyyksistä. Liittyvätkö ne esimerkiksi hankintaan, logistiikkaan tai taloushallintoon? Tämä luo viitekehyksen investoinnin kannattavuuden laskennalle.
  3. Kolmantena mietitään tavoitetila tarkalla tasolla. Omistaja-arvoanalyysiä (shareholder value analysis) hyödyntämällä katsotaan tarkasti mitä kyvykkyydet tuovat esimerkiksi kustannussäästöinä. Nämä tulokset käydään läpi yksityiskohtaisesti ja yhdistetään kustannushyötyanalyysiin. Järjestelmän osalta tehdään kartta siitä mitkä kyvykkyydet on parasta toteuttaa SAP S/4 HANA -järjestelmässä ja mitkä toteutetaan sitä tukevissa ympäröivissä järjestelmissä siten, että halutut tavoitteet täyttyvät.
  4. Viimeisenä vaiheena laaditaan hankesuunnitelma toteutusvaiheelle – mikä on hankkeen aikataulu, mitä rooleja tarvitaan, kuinka monta henkilöä hanke vaatii ja mitkä ovat työmäärät eri osa-alueilla. Samalla määritellään mittaristo, eli miten toteutukset linkitetään kustannushyötyanalyysiin, jotta kyetään seuraamaan hyötyjen saavuttamista hankkeen jälkeen.

Tyypillisesti noin kolmen kuukauden kestoisen prosessin lopputuotoksena saadaan siis sekä kattava kustannushyötyanalyysi SAP-hankkeen perustaksi, että toteutussuunnitelma. Vihreän valon syttyessä seuraa varsinainen toteutushanke, missä muutosta lähdetään toteuttamaan.

Illustration of the S/4 HANA roadmap and business case project journey

Deloitte mukana transformaatiossa

SAP S/4 HANA -hankkeen onnistuminen vaatii liiketoimintastrategiasta lähtöisin olevan tavoitteen lisäksi oikeat työkalut ja toimintatavat sekä osaavan ja asiantuntevan tiimin. Deloittella on maailman johtava kyvykkyys auttaa asiakkaitamme 312 000 asiantuntijamme voimin liiketoiminnan kaikilla osa-alueilla. Yli 23 000 SAP-osaajaa ympäri maailman sekä lukuisat rakentamamme innovaatiot – muun muassa toimialakohtaiset prosessimallit ja valmiiksi konfiguroidut peruskomponentit takaavat, että toimitamme SAP-ratkaisuja nopeammin ja paremmin kuin mikään muu toimittaja.

Ota siis rohkeasti yhteyttä!

Juha Uski
SAP Lead, Deloitte Finland
+358 (0)400 215 643
juha.uski@deloitte.fi

Oliko tieto hyödyllistä?