Beneficios de la implementación de procedimientos de aseguramiento de clientes y proveedores -Parte II-

En la última publicación analizamos algunos de los beneficios que conlleva la implementación de procedimientos de aseguramiento de clientes y proveedores en nuestras organizaciones, para evitar que las mismas se vean involucradas en procesos de investigación por parte de las autoridades, lo cual derivaría en entre otros, en la pérdida de la valiosa reputación.

Pero, ante esto surgen algunas interrogantes, ¿qué tipo de mecanismos deben implementar las organizaciones para minimizar el riesgo de realizar transacciones comerciales con personas individuales y/o jurídicas insolventes ante la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, o bien que se encuentren ventilando litigios en corte?, ¿qué acciones debería tomar una empresa si actualmente no se cuenta con mecanismos de aceptación y aseguramiento de clientes y proveedores, y por lo tanto no se conoce con quienes se están haciendo negocios?

En nuestra opinión, consideramos que el primer paso a tomar por parte de la Administración de las organizaciones, es realizar un diagnóstico de sus procedimientos de aceptación de clientes y proveedores, con el objetivo de conocer las fortalezas y debilidades de los mismos, y de esta manera aplicar las acciones correctivas que sean necesarias ; como segundo paso se debe llevar a cabo un análisis de la cartera de clientes y proveedores para poder conocer los niveles de riesgos a los que se encuentran expuestas las empresas, de acuerdo a los resultados que se obtengan de dichos análisis.

Dentro de los aspectos relevantes que se deben evaluar al momento de llevar a cabo el análisis de las personas individuales y/o jurídicas con las cuales se realizan negocios actualmente, es verificar si se cuenta con la documentación que soporte que las mismas se encuentran legalmente inscritas ante las distintas instituciones, para poder operar en nuestro país, así como si la actividad económica consignada en el Registro Tributario Unificado –RTU– es consistente con lo establecido en las patentes de sociedad y empresa, lo cual a su vez debe ser coherente con los bienes o servicios que se adquieren de tales personas o compañías.

Lo anterior, son algunos ejemplos de los diferentes mecanismos que se podrían implementar en las empresas, para poder tener una perspectiva más clara de la exposición en la cual se encuentran actualmente; y a su vez fortalecer los procedimientos de aceptación para los nuevos clientes y proveedores. Al respecto, es importante mencionar que este tipo de acciones no se deben realizar únicamente para cubrir una necesidad presente, sino más bien, se debe contar con un seguimiento de actualización y mejoramiento continuo, con el fin de evitar que un cliente o proveedor que actualmente no representa riesgo para la organización, en un corto, mediano o largo plazo sí lo sea. Por lo cual, recomendamos actualizar el status de los mismos de manera periódica; así como verificar el involucramiento de los colaboradores en procesos de autorización en la adquisición de bienes y servicios, como también la relación de los mismos con los proveedores y clientes; ya que esto a su vez podría representar un riesgo para la empresa.

En definitiva, este es un tema al cual debemos brindar la atención e importancia que requiere, para llevar a cabo los procesos tanto correctivos como preventivos que consideremos oportunos y convenientes.

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