¿Cómo documentar los viáticos comprobables para que sean deducibles en el ISR?

Por lo general, el tema de los viáticos que se aprueban por parte de la Administración de las compañías genera discusión, principalmente por el hecho de determinar los montos que se asignarán según la categoría del puesto, las distancias y tiempos a recorrer, y sobre todo, el propósito de los mismos. Algunos ejemplos de actividades son: capacitaciones, cierre de negociaciones, atención de clientes o reuniones administrativas, etc., y no cabe duda que la mayoría son necesarias para la consecución de mejores resultados en las empresas.

No obstante lo anterior, la Administración de las compañías debe tener en cuenta un aspecto de suma importancia por el impacto financiero que genera: la deducibilidad de los gastos incurridos por concepto de viáticos, para efectos de la determinación de la renta imponible del Impuesto Sobre la Renta –ISR-. Al respecto, se debe considerar lo establecido en el numeral 24 del artículo 21 del Decreto 10-2012 y sus reformas, en donde se norma que serán deducibles los viáticos comprobables y otorgados para cubrir gastos incurridos dentro o fuera del país, que se asignen o paguen a los dueños únicos de empresas, socios, miembros de directorios, consejos u otros organismos directivos y a funcionarios o empleados del contribuyente. Asimismo, los gastos de transporte de las mismas personas, como también los incurridos por la contratación de técnicos para trabajar en el país, o por el envío de empleados del contribuyente a especializarse al exterior. En todos los casos, siempre que tales gastos sean indispensables para obtener rentas gravadas.

En línea con lo expuesto, en el mismo numeral, se indica que para que proceda la deducción de los gastos cubiertos con viáticos dentro del país, éstos deben ser comprobados con las facturas correspondientes emitidas según la legislación nacional. Por otra parte, en caso de los gastos incurridos fuera del país, para que proceda la deducción se deberá demostrar y documentar la salida y entrada a Guatemala, la actividad en la cual se participó y los boletos del medio de transporte utilizado.
En adición, el Acuerdo Gubernativo 213-2013, en su artículo 21, da los lineamentos para llevar a cabo la documentación adecuada para soportar la deducibilidad de los viáticos ante una revisión por parte del fisco. Como se mencionó, para viáticos incurridos en el país basta con la facturación correspondiente o bien factura especial emitida al empleado o funcionario. Sin embargo, para viáticos en el exterior, se debe contar con lo siguiente:

1. Copia de la hoja del pasaporte u otro documento oficial en donde se acredite el movimiento migratorio.
2. Documento en donde conste el motivo del viaje.
3. Boletos del medio de transporte utilizado.
4. Documento de pago de viáticos correspondientes.

Adicional a lo anterior, se debe tener en cuenta que el monto total de estas deducciones no debe exceder el 3% del total de los ingresos de la empresa. Es por ello, que como parte de los controles contables internos, se debe contar con políticas de documentación para liquidación de viáticos, y así evitar costes impositivos innecesarios que tengan impacto en el capital de trabajo de la organización.