Számlakiállítást és számla befogadást érintő legfontosabb változások

Az elmúlt időszakban számos olyan fejlesztésen ment keresztül a NAV Online Számla rendszere, amely segíti az adózókat a bejövő számlaadatok hatékony felhasználásában és ellenőrzésében. A változások keretében a NAV lehetővé tette az adózók számára, hogy letöltsék a beszállítók által feléjük kibocsátott és az Online Számla rendszerben lejelentett bejövő számlák adatait. Idén július 1-jétől – a moratóriumot is figyelembe véve október 1-jétől – már értékhatártól függetlenül érhetők el a belföldi ügyletekre vonatkozó számlaadatok a NAV rendszerében.

A számlaadatok letöltésére elsősorban manuálisan van lehetőség korlátozott formában a NAV Online Számla felhasználói felületéről, azonban a technológiai előnyöknek köszönhetően lehetőség van a letöltési folyamat teljeskörű automatizálására, egyúttal a bejövő számlaadatok háttérben történő ütemezett és tömeges lekérdezésére is. Bár egy ideje elérhető már a szállítói számlaadat-lekérdezés, ugyanakkor ezidáig nem volt jelentős ennek felhasználási lehetősége, hiszen az online adatszolgáltatás tejleskörűségének hiányában, csak a belföldi beszerzések bizonyos részére lett volna alkalmazható.

A letöltési lehetőség ugyanakkor nagy előrelépést jelent, hiszen ezáltal valós időben elérhetővé válnak a bejövő számlaadatok – fej és sorszíntű számlaadatok egyaránt – az adózók számára, és még a számla dokumentumok tényleges beérkezését megelőzően elkezdődhet a számlafeldolgozási folyamat előkészítése. A technológiának köszönhetően, a bejövő számla adatok bármilyen formátumban, akár valós időben közvetlen becsatornázhatók a vállalat ügyviteli folyamataiba, széleskörű támogatást nyújtva ezáltal a szállítói számla adminisztráció és a vonatkozó könyvelési folyamat teljes egészét illetően.

Az első lényeges előny, hogy a bejövő számla adatok közvetlen a számlakiállítást követően ”láthatóvá” és nyomonkövethetővé válnak, amely a beszerzésekhez kapcsolódó számla dokumentumok vonatkozásában egy új, eddig nem létező dokumentum szintű kontrollt biztosít a vevők számára.

Továbbá, a számla adatok letöltése által automatikusan megtámogatható a szállítói számla dokumentumokról történő adatkinyerés, mely teljeskörűen kiválthatja a manuális adatrögzítést vagy a sokszor költséges optikai karakterfelismerő programok használatát. Amennyiben már van karakterfelismerő programuk, a támogatás akkor is kiválóan alkalmazható az adatminőség feljavítására, hiszen ezen programok jellemzően a számlakép 70-85 százalékát képesek magabiztosan felismerni.

Számos nagyvállalatnál a számla adatok rendszerint csak több hetes átfutási idővel válnak elérhetővé a feldolgozásért felelős pénzügyi és könyvelési csapatok részére a központosított, sok helyen határon átnyúló számlafeldolgozási és digitalizálási folyamatoknak köszönhetően. Ezen kiszervezett folyamatok teljes alternatíváját is jelenti a magyar adatszolgáltatási követelményekben beálló változás, így amennyiben szervezetileg van ennek alkalmazására lehetőség, úgy nem csak hamarabb kerülhetnek a rendszerbe és könyvelésre a beérkező számlák, de a helyi szabályokhoz jobban értő helyi könyvelésért felelős csapatok kezében maradhat a számlák kontírozása.

Vannak olyan társaságok, ahol különböző beszerzéstámogató rendszereket használnak a számla adatok előzetes rögzítése végett, ugyanakkor sok esetben a manuális adatfeltöltési hajlandóság, vagy annak pontatlansága, ami gátolja a rendszer praktikus működtetését.

Következő érdemi előny, hogy a számla adatok felhasználhatók az adólevonási kockázat csökkentésére, a beszállítók kockázat kiértékelésére és a számlabefogadási kritériumok automatikus ellenőrzésére is. Adott esetben az is előfordulhat, hogy a vevő által alkalmazott automatikus számlabefogadási ellenőrzésnek köszönhetően felfedezett számlakiállítási hiba még a tényleges számlakibocsátás előtt visszajelzésre kerül a szállító részére email vagy más kommunikációs csatorna által, hiszen a számlaadatok már az adattartalom véglegesítését követően elérhetővé válhatnak a vevő számára. Mindez jelentősen felgyorsíthatja a számlabefogadás során felmerülő hibák kezelését.

Végül, a bejövő számlaadat-feldolgozás hatékony kihasználásának kiteljesedése, amennyiben a folyamattámogatást egyaránt alkalmazzuk a könyvelés automatizálására is. Ezt megtehetjük egyrészről olyan módon, hogy a repetitív beszerzésekre vonatkozóan egy dinamikusan alakítható automatizmus segítségével hozzárendeljük a beérkező számlaadatokhoz a kontír adatokat, a szállító neve, a szolgáltatás / termék megnevezése vagy egyéb információ együttes figyelése alapján.
Másrészről felhasználhatjuk az Online Számla rendszer januártól elérhető kiegészítő funkcióját, miszerint a számla adatok mellett könyvelési információk is megküldhetők a jelentéstétel által. Így olyan információk is egy időben elérhető válnak, mint a megrendelésszám, a szállítólevél száma, a szerződésszám, a partner azonosítók, vagy egyéb könyvelési információk. A folyamat végén egy olyan ügyviteli illetve könyvelési rendszerbe beolvasható, már főkönyvi számot, adókódot és egyéb könyvelési információt is tartalmazó főkönyvi feladási fájl állhat elő, amely alapján egy jóváhagyást követően a könyvelés egyszerűen elvégezhető.

Fontos kiemelni, hogy az Online Számla rendszerén keresztül csak a belföldi beszerzésekre vonatkozó számlaadat érhető el, így a fenti folyamattámogatás ezen tranzakció körben alkalmazható, ugyanakkor számos helyen jelentős mennyiséget, akár teljeskörű arányt tesz ki a belföldi beszerzések köre.

Mindemellett szintén fontos szempont, hogy a fenti folyamattámogatás mellett az eredeti számladokumentumok beérkezésével szigorúan össze kell hangolni a feldolgozási folyamatok megkezdését, ugyanakkor ebben is nagy változás várható a szintén januártól Online Számla rendszerén keresztül történő számlakiváltással.

Miként már egy korábbi hírlevelünkben megírtuk, a könyvelést követően a bejövő számlaadatok felhasználhatók továbbá az ÁFA-hoz kapcsolódó adatszolgáltatás folyamattámogatására is a vonatkozó keresztellenőrzések elvégzésére.

A Deloitte VATOnline bejövő számla funkciói természetesen a fenti automatizációs folyamatok végrehajtására is képesek, amelynek részleteit az alábbi linkre kattintva ismerheti meg:

https://www2.deloitte.com/static/campaigns/hu/tax/vatonline/index.html

Amennyiben a fenti lehetőségek felkeltették érdeklődésüket, szakértőinkkel készséggel állunk a rendelkezésükre.