crisis management boards boardroom

Elemzések

Válságkezelés

Fókuszban: Az igazgatóság felkészítése a válságra

Válságkezelés a vezetőségben

Az igazgatóság helyzete más

Fentről lélegzetelállító a kilátás. De az időjárás is. Ha közeledik a válság, az szokatlan mértékben érinti az igazgatóság tagjait – aktív szerepet kell vállalniuk, amely nem is hasonlít a menedzsment helyzetére.

A vezetők négyötöde számít arra, hogy cége válságba kerül a következő év során, de alig a felének van terve arra, hogy hogyan kezelje azt. Még ha rendelkeznek is válságkezelési tervvel, az nem feltétlenül terjed ki az igazgatóságra is. Az igazgatóság a tervet felügyeli, morális hátteret és stratégiai víziót biztosít. Azonban az igazgatóságnak is szüksége van saját tervre azokra az esetekre, amikor rájuk irányul a figyelem.

A vállalat értékét, hírnevét vagy fennállását veszélyeztető tényezők túlmutatnak a működési szinten. Kik állnak még az igazgatóságnál is magasabban: részvényesek, szabályozó hatóságok, rendvédelmi szervek. Ha ezek a személyek is részt vesznek az eseményekben, akkor valószínű, hogy a legmagasabb szintről is válaszra van szükség.

Aztán vannak olyan válságok is, amelyek kifejezetten az igazgatóságról vagy annak tagjairól szólnak, mint a peres ügyek, vezetőségi ellentétek, illetve a vezetők visszahívása vagy leváltása. Ahhoz, hogy az igazgatóság rugalmasan és felkészülten álljon ilyen helyzetek elé, először is az igazgatóság összetételét kell megválogatni.

Az üzleti életben betöltött különleges szerep a válság esetén is különleges feladatokat jelent.

A nyilvánosság előtt az igazgatóság gyakran láthatatlan. Egy válság, különösen a vezetőséget érintő válság szükségessé teheti, hogy az igazgatóság tagjai megszólaljanak. Addigra azonban a színfalak mögött már sok minden történt.

A vállalatnak és igazgatóságának meg kell határoznia, hogy hol van az a pont, ahol a működési gondok helyett már "vállalati válságról" van szó. Persze a határvonal a működési és az exisztenciális válság között nem mindig egyértelmű. Egyikből könnyen lehet a másik. Az első esetben a legfelső szintű vezetésé és az ő beosztottjaiké a terep – ide tartoznak a napi üzleti működést nehezítő időjárási tényezők, vagy gondok az ellátási láncban. Ezzel szemben egy vállalati válság esetén a vállalat hírneve és a részvényárfolyam forog kockán, peres ügyekre és szabályozói bírságokra kell számítani, és végső soron veszélybe kerülhet a vállalat léte is. Ennek számos oka lehet: kiber fenyegetettség, pénzügyi visszaélések, pénzügyi összeomlás, technológiai vagy ipari zavarok, a cég hatáskörén kívül álló összetűzések, vagy katasztrófák. Az igazgatóság feladata lehet, hogy az üzletfolytonosságról gondoskodjon egy előre nem látható katasztrófa esetén.

A válságra való felkészülés, annak leküzdése és a helyreállítás során az igazgatóság szerepe már nem csupán a felügyelet. Közvetlen szerepük van a veszélyek előrejelzésében, és a gyors és hatékony döntéshozatalban. Ide tartozik a válságbizottság előzetes felállítása, amely olyan emberekből áll, akik bizonyos feladatokra kiemelkedően alkalmasak, pl. jogi, számviteli, audit, PR vagy iparági területen. Külső tanácsadók bevonására is szükség lehet, illetve el kell dönteni, hogy a bizalmas belső és külső kommunikációknak kik legyenek a címzettjei, figyelmeztessék-e az alkalmazottakat. Válsághelyzetben arra is sor kerülhet, hogy az igazgatóságnak azonnali hatállyal helyettesíteni kell vezérigazgatót, vagy legalábbis eljárni helyette egy ideig.

Nincsen idő külön felkészülésre.
Egyetlen dolog tehet egy igazgatósági tagot különösen alkalmassá a válságkezelésre, az ha már vett ilyenben részt korábban. Akár jó, akár rossz véget ért az ügy, az adott személy jól vagy rosszul került ki belőle, a személyes tapasztalat beleivódik az emberbe, és szükség esetén jobban és biztosabban tud helytállni. Igaz ugyan, hogy a válságban szerzett tapasztalat általában nem szerepel a kiválasztási feltételek között mikor új igazgatósági tagot választanak. Sőt, egy másik igazgatóság válsághelyzetében való részvétel akár ellentétesen is hathat. És az igazgatósági kinevezés elfogadásánál sem sokan veszik számba, hogy esetleg válsághelyzettel kell megküzdeni. Mindazonáltal, a tapasztalat a legjobb tanulás, és értékes tényező az igazgatóság felkészülése során. Nehéz a vihart legyőzni olyan társasággal, akik mind békés hajókázásra jöttek.

És az egyetértés hiánya sem jó, ha pont a válság alkalmával mutatkozik meg. Ha a munka hirtelen már nem a negyedéves jelentésekről és taggyűlésekről szól, akkor bármilyen apró ellentét azonnal nagyon egyértelművé és költségessé válik. Csak egy részletes válságkezelési terv készítheti fel az igazgatóságot a helytállásra, és szabályos szimulációkkal lehet felmérni, hogy a terv és az emberek is alkalmasak-e a feladatra.

Ismerd a terepet!
A szervezeti válságkezelés és az igazgatósági válságkezelés kapcsolata a szervezet és az igazgatóság kapcsolatában rejlik. Régebben lényeges regionális különbségek voltak ezen a téren, amelyek mára sokat enyhültek. Az Egyesült Államokban a vezérigazgató jellemzően lényeges stratégiai feladatkörrel is rendelkezik – és gyakran ő az igazgatóság elnöke. Európában és Ázsiában a legfelső vezetés az igazgatóságtól kapja a stratégiai utasításokat. Minden szervezetnek ismernie kell ezeket a hatalmi vonalakat, és a válságkezelési terv kialakítása során is ezt kell figyelembe venni. Egyes vezérigazgatók az igazgatóságtól várják a megoldást komoly fenyegetettség esetén. Mások nem kockáztatnák, hogy irányítsák őket. A félreértések elkerülése végett, amikor azokra amúgy sincs idő, célszerű rendszeres őszinte beszélgetéseket folytatni arról, hogy ki mit vár a másiktól.

Függetlenül attól, hogy az igazgatóság milyen szerepet tölt be a válságkezelésben, pontos, naprakész információra van szüksége. Ha egyes igazgatósági tagok azt szokták meg, hogy a vezetőség biztosítja számukra az információt, akkor új csatornákra is szükség lehet, és nyitottaknak kell lenniük keményebb kérdéseket feltenni. Hogy tökéletesen tájékozottak legyenek a veszélyekkel kapcsolatban, az igazgatóság harmadik felektől vagy nyilvános forrásokból is kérhet adatokat. Annak is szükségét érezhetik, hogy hozzáférésük legyen a valós idejű működési adatokhoz, amelyekkel jellemzően alacsonyabb beosztású munkatársak dolgoznak. Stratégiai kérdés az, hogy milyen típusú információt kívánnak nyomon követni; ez a technológiáktól és folyamatoktól is függhet.

Kiindulópont
Tudd, hogy miről van szó. Az igazgatóságban való részvétel hasznos a tapasztalat, kapcsolatok és akár a hiúság szempontjából is. Uborkaszezon és kevés kötelezettségvállalás. Ha azonban beüt a válság, akkor az igazgatóság tagjai azonnal szünet nélküli vezetőkké válnak, és azok is maradnak, amíg a helyzet meg nem oldódik. Az igazgatóság új tagjai aligha számítanak napi konferenciabeszélgetésekre, pedig lehet, hogy ez lesz a munkakör legfontosabb része.

Legyünk tisztában a munka kellemetlen oldalával is. Szembenézni a riporterekkel, szabályozókkal és tulajdonosokkal válság idején csak egy része a feladatoknak. Azelőtt még megbeszélések, tájékoztatások és egésznapos gyakorlatok várnak az emberre. Sok gyakorlásra van szükség a tökéletes helytálláshoz. Kemény munka. De megtérül.

Minden a tervezésen múlik. Igazgatóságukban ki a kockázatok szakértője? Ki a PR felelős? Ki tudja hogyan lehet a közösségi oldalakat nyomon követni és csökkenteni a hírnevet érő kockázatot? Ki tapasztalt korábban ilyesmit? Az igazgatóság összeállítása során meg kell határozni annak szerepét, és ki kell alakítani egy válságszabályzatot, amelynek segítségével könnyen felállíthatók az egyes bizottságok, megtervezhetők a különböző szerepek és felelősségi körök, és eldönthető, hogy szükség van-e külső tanácsadók bevonására. Mindegy, hogy a megoldás telefonos riadólánc vagy írásos szabályzat, bármi jobb, mint ha senki nem tudja, kihez forduljon.

A Focus on  sorozattal a Deloitte olyan információval szeretné az igazgatóságokat ellátni, amely segíti a válság leküzdését, beleértve a felkészültséget, gyors reakciót és helyreállítást.

Töltse le a PDF-et és nézze meg, hogy a világ vezető vállalatai hogyan kezelik a válsághelyzetet. 

Töltse le a PDF-et!
Hasznosnak találta?