Az ÁFA szempontú megfelelés alapfeltétele a helyes vállalatirányítási rendszer konfiguráció

Napjaink vállalatirányítási rendszerei (ERP) számos komponensből állnak és lényegében egy adott társaság valamennyi üzleti folyamatát támogatni tudják. Általánosságban elmondható, hogy egy ERP kiválasztásakor kiemelt hangsúlyt kap a tevékenység specifikus kialakítás, szükség esetén a gyártási, készletoptimalizálási és értékesítési szempontokat szolgáló funkcionalitás.

A pénzügyi, számviteli folyamatok vállalatirányítási rendszeren belül történő kezelése bizonyos cégméret fölött már alapvetés, és sok esetben a kérdések már inkább arra irányulnak, hogy milyen szintű automatizációt lehet eszközölni az egyes pénzügyi, számviteli és adózási folyamatok tekintetében és hogyan növelhető a hatékonyság.

Az automatizációs és hatékonyságnövelési törekvések mellett nem szabad megfeledkezni ugyanakkor arról, hogy a vállalatirányítási rendszerek és az azokból kinyerhető információk képezik sok esetben a jogszabályi megfelelés alapját is. Adózási (elsősorban ÁFA) szempontból pedig különösen igaz, hogy a vállalatirányítási rendszerben tárolt adatokra és az abban felállított folyamatokra épül lényegében minden, ami az ÁFA jogszabályi megfelelést hivatott szolgálni, a számla kiállításától és adóhatósági riportálásától kezdve, a tranzakciók adókódolásán keresztül, az áfa analitikák és bevallások megfelelő minőségben történő elkészítéséig.

Az adózók számára egyre nagyobb kihívást jelent az adóhatósági kontroll folyamatos fokozódása, beleértve a valós idejű adatszolgáltatások bevezetését, valamint a társaságokhoz köthető adatok egyre tudatosabb adóhatósági felhasználását, ellenőrzésre való kiválasztás céljából. Mindez arra kényszeríti az adózókat, hogy a vállalatirányítási és számlázási rendszereiket illetően az adatminőség biztosítása elsődleges szempont legyen a jelen és jövőbeni felhasználást illetően. A megfelelő lokalizációs rendszerbeállítások kialakítása nélkül ugyanakkor rendkívül nehéz és költséges a folyamatos megfelelés biztosítása. Az utólagos korrekciók és módosítások egyre kevésbé fenntarthatók, helyette az adózók rendszerét szükséges átvilágítani és esetlegesen javítani a szükséges adatminőség biztosítása végett.

Ehhez kulcsfontosságú az ÁFA szakmai és ERP rendszer ismereti tudás együttes alkalmazása. Ügyfeleinket számos esetben segítettük már a jogszabályoknak megfelelő vállalatirányítási rendszer konfiguráció kialakításában, vagy a felmerült adókódolási, számlatartalmi, adatszolgáltatási hiányosságok és hibák feltárásában.

Tapasztalatunk szerint – a teljesség igénye nélkül – az alábbi területeket érdemes górcső alá venni, amikor az ERP rendszerünket ÁFA megfelelési szempontból szeretnénk alaposabban is felülvizsgálni:

• Szükséges adókódok és azokhoz kapcsolódó beállítások helyességének ellenőrzése (pl.: valamennyi tranzakció típushoz rendelve van-e adókód);
• Automatikus adókódmeghatározási szabályok helyességének ellenőrzése eladási és beszerzési oldalon egyaránt;
• Automatikus adókódmeghatározás során használt törzsadatok és értékkészletek megfelelőségének vizsgálata, illetve annak ellenőrzése, hogy az adókód meghatározáshoz használt értékek kitöltése teljeskörű-e;
• Egyeztetés az értékesítési/beszerzési feladatokat ellátó kollégákkal a lehetséges tranzakció típusok és ezekhez kapcsolódó dokumentációs háttér (pl.: tranzakcióhoz kapcsolódó fuvar dokumentáció elérhetősége) feltárása és megfelelő adókezelésének biztosítása érdekében;
• Az egyes tranzakciókhoz kapcsolódó számlakép kötelező tartalmi elemeinek meglétének vizsgálata, például:
  o Számladátum, teljesítési dátum és ezeknek az automatikus meghatározási szabályai
  o Referenciák (pl.: eredeti számlaszámra való hivatkozás megléte)
  o Záradékok
  o Kötelező szöveges hivatkozások
• ÁFA riport ellenőrzése,
• Valós idejű adatszolgáltatás ellenőrzése,
• Adóhatósági adatexport ellenőrzése.

A fentiekkel összefüggésben természetesen jó alkalmat adhat a „felülvizsgálatra”, adott esetben egy részben vagy teljesen új vállalati irányítási rendszer bevezetése, de természetesen felülvizsgálat elvégezhető akkor is, amikor egy már régóta használt rendszer működésének a helyességéről szeretnénk meggyőződni.

Amennyiben a vizsgálat mellett döntünk, érdemes első lépésként feltérképezni az egyes eladási és beszerzési eseteket, majd definiálni a különböző tranzakció típusokhoz alkalmazott áfa kezelés helyességét. Ezt aztán összevethetjük a rendszer mélyelemzése során megismert és dokumentált szabályokkal, hogy meggyőződjünk arról, hogy a rendszer minden esetben a megfelelő adókódot alkalmazza.

Ezeken felül megvizsgálhatjuk széles körben a többi, áfához valamilyen módon kapcsolható rendszerbeállítást, hogy meggyőződjünk a rendszer áfa szempontú működésének helyességéről.

A vállalatirányítási rendszer áfa szempontú konfigurációja rendkívül összetett feladat, amely ERP és adózási ismereteket egyaránt megkíván. A Deloitte szakértői nagy tapasztalattal rendelkeznek ilyen természetű projektekben és szükség esetén készséggel állnak rendelkezésre.