Az Online Számla rendszer aktuális szerepe a bejövő számla automatizációban

2021. április 1-től már gyakorlatilag valamennyi, a magyar szabályok hatálya alá tartozó számláról adatot kell szolgáltatni az adóhatóság felé. Mindez azt jelenti, hogy minden belföldi társaság az összes számlázó rendszer által kiállított számláját jelenteni köteles valós időben, tekintet nélkül arra, hogy belföldre, közösségen belülre, illetve harmadik országba értékesít. A következő jelentősebb mérföldkő az uniós áfarendszer digitalizációjával kapcsolatos Európai Bizottsági javaslatcsomag, a ViDA (VAT in the Digital Age) bevezetése lesz. A ViDA egyik célja ugyanis, hogy olyan adatalapú elektronikus számlázás legyen az alapértelmezett módszer a számlakiállítás terén, mely gép általi automatikus számlaadat-feldolgozást tesz lehetővé. A tagországok számára így a számla kötelező adattartalmán felül, a számla strukturált formátuma is irányelvként előírásra kerülne.

Magyarország tekintetében mindez tovább erősítheti az Online Számla adatok szerepét és annak hatékony felhasználásának lehetőségeit.

A fent említett, automatizáció térnyerését szorgalmazó lépésekkel párhuzamosan az is elérhetővé vált, hogy a magyarországi beszállítók által riportált adatok a NAV Online Számla rendszeréből a számlabefogadók számára adat formátumban letölthetők és hatékonyságnövelési céllal, automatizált módon könyvelési folyamatba integrálhatók legyenek. Ráadásul 2021 januárjától többek közt olyan addicionális adatok is riportálhatók, amik kifejezetten az automatikus adatfeldolgozást segítendő céllal kerültek bevezetésre, úgymint a megrendelés azonosító, a szerződésszám, a partnerkód, a főkönyvi számlaszám, anyagszám vagy cikkszám.

A tapasztalatok azt mutatják, hogy a társaságok jelentős része a hagyományos számlafeldolgozás (azaz a szállító által megküldött számlakép alapján történő könyvelés) mellett célul tűzte ki a számlák Online Számla rendszerből elérhető, adat alapú automatikus feldolgozását. Ez a törekvés ma már egy általános és felfelé ívelő trendként azonosítható, tekintettel arra, hogy a hatékonyságnövelési és egyéb implicit hozadéka révén jelentős költség- és kockázatcsökkentő hatással bír a vállalatok számára. Elmondható továbbá, hogy az adatminőség javulása is pozitívan támogatja ezt a folyamatot, és egyre inkább érdek is, mivel a pontosság már nem csak számlabefogadóként fontos elvárás, hanem a hatóság is kiemelt figyelmet fordít erre az adózók ellenőrzése során.

Az adatok használhatóságának korábbi szkepticizmusa ma már elmúlt és a társaságok számtalan módon és integráltsági szinten csatornázzák be az Online Számla adataikat a vállalatirányítási rendszereikbe. Vannak, akik bár felismerik az Online Számla adatainak fontosságát még nem tudják elengedni az eredeti számlaképről történő adatok kinyerésére kialakított megoldásokat, ezáltal a számlaképről kinyert adatot jelenleg összevetik az Online számla adataival ráerősítve ezzel az adatminőségi ellenőrzésekre. Számos társaság teljes mértékben az Online Számla adataiból kiinduló bejövő számla feldolgozási megoldásra tér át, ahol az eredeti számlakép már csupán a jogszabályi megőrzés célját szolgálja. Valamilyen módon tehát minden a digitalizációban elkötelezett társaság hasznosítja az Online Számlában elérhető számlaadatokat, mely adatoknak a vállalatirányítási rendszerekhez a legrugalmasabban illeszthető módja az, ha létezik egy olyan adatfeldolgozó motor és algoritmus, mely a számlaadatokat a leghatékonyabb módon szortírozza, ellenőrzi és a könyveléshez szükséges információkkal automatikusan kiegészíti. Egy hatékony és rugalmasan paraméterezhető „előtét” rendszer könyvelésre kész és már jóváhagyott adatokat képes a vállalatirányítási rendszerbe küldeni teljesen automatikusan, megteremtve azt a minőségbiztosítási pontot, hogy a számlák könyvelése egységes metodológia mentén történjen.

Ma már általános tendencia a társaságoknál, hogy egyre többen használják, sőt követelik meg partnerüktől az elektronikus számlázás (nav xml – strukturált formátum) alkalmazását. Mindez jelenleg még opcionálisan alkalmazható és a vevő beleegyezését megkívánó megoldás a számlázás terén, azonban a ViDA bevezetésével mindez már kötelezővé válik. Itt kell megemlíteni, hogy 2025 januártól már bizonyos közüzemi számlák esetében kötelező alkalmazni az elektronikus számlázást, amely egyfajta keretet adhat, illetve úttörője lehet a teljeskörű kötelező elektronikus számlázás bevezetésének Magyarországon.

Az átállásra való felkészülés megkönnyítése érdekében is elengedhetetlen automatizációs megoldások, így az Online Számla adatok automatizált feldolgozásának mielőbbi bevezetése már a digitalizációra kevésbé fókuszáló társaságoknak is.