Kinek van szüksége ERP-re?

Sok kis- és középvállalat gondolja úgy, hogy egy ERP bevezetése túlságosan komplex és költséges feladat. Ezért csak akkor vezetnek be ERP rendszert, amikor a külső környezetük rákényszeríti őket, vagy amikor egy ERP hiánya már az üzletfolytonosságot veszélyezteti.

ERP rendszer nélkül a döntéshozatal inkább megérzések alapján történik, mint adatok és tények alapján. Ez sok esetben működik is, de csak egy ideig. Ahogy szaporodnak a rossz döntések, elkezd botladozni az üzlet. Sok esetben ilyenkor még nem egy ERP rendszerben látszik a megoldás, inkább csak egyes üzleti területeket támogató informatikai megoldásokat keresnek az ügyfelek.

Az értékesítési csapatnak szüksége van egy eszközre, ami kezeli a kapcsolatokat, üzleti lehetőségeket, szerződéseket és nyomon követhetővé teszi a kapcsolattartást az ügyfelekkel. Ehhez találhatunk olcsó vagy ingyenes megoldásokat, amiket elkezdhetünk használni. A könyvelésnek rálátást kell biztosítani az alapvető készletadatokra, a kontrollingnak hozzáférés kell a készletértékekhez. Egy másik megoldással sikerül befoltozni ezt a hiányosságot. Emellett továbbra is az üzleti döntéseket és a napi ügymenetet is Excel táblázatok támogatják. Mik azok a jelek, melyek arra utalnak, hogy integrált ERP megoldásra van szükséged?

Nincs a kezedben a kontroll:

A folyamatok kézi vezéreltek, az adatok szétszórtan állnak rendelkezésre offline táblázatokban és az egyes alkalmazottak gépein. Ezek az adatok legalább 3-4 alkalommal vannak továbbítva az asztalok között, hozzáadott érték nélkül, viszont jelentős adatminőségi kockázattal.

Több időt töltesz az adatok keresésével:

Mint amennyit megengedhetsz magadnak, ezért vakon dolgozol, nem tudva, hogy mikor alakulhat ki valamilyen krízis. Ahhoz, hogy jobban gazdálkodhass az időddel, látnod kellene az összefüggéseket, valós idejű adatok alapján.

Nem tudod, hogy hogyan és milyen irányba terjeszkedj:

Minden vállalkozás organikusan növekszik. Új régiókra, új piaci szegmensekre tudsz terjeszkedni, de nem látod, hogy jelenleg hol éred el a legnagyobb profitot, így nem tudod meghatározni a megfelelő irányokat.

Nem tudod kielégíteni az ügyfeleid igényeit:

A készletszintjeid folyamatosan nőnek, de még így sem tudod időben kiszolgálni az ügyfeleidet. Nincs megbízható forrásod a kereslet előrejelzéshez, így a készleteidet sem tudod minimális szinten tartani, miközben folyamatosan aggódnod kell amiatt, hogy időben le tudod-e szállítani a terméket.

Az alkalmazottak túl sokféle feladatot látnak el:

Ezért nem vagy biztos benne, hogy elég pontosan és hatékonyan dolgoznak. Az üzleti folyamataid döcögnek, néha megállnak, de senki nem tud biztosat arról, hogy ennek mi az oka. Emellett aggódsz amiatt, hogy egyik feladatukban sem naprakész a tudásuk.

Nincs olyan alkalmazott a cégnél, aki naprakész lenne az információs technológiákban:

A napi munkájuk mellett az alkalmazottaknak nem marad energiájuk arra, hogy képezzék magukat, ezért az innovációhoz szükséges kompetenciákat kívülről kell bevonni.

Csak nagyon rövid távon lehet tervezni a cash-flow-t:

Ahányszor valamilyen beruházásra van szükség, mindig kiderül, hogy milyen szűkös keretekből gazdálkodsz, nehezen tervezhetők a pénzügyeid.

De a legnagyobb problémát nem is a napi operatív működés jelenti, hanem az, hogy az üzleti lehetőségeid egyre inkább az internet felől érkeznek. Egyre nagyobb az árverseny, hiszen ma már bármilyen méretű vállalat jelen lehet a globális piacokon. Ahogy globálisan kezd épülni a márka, egyre jobban tudsz globálisan kommunikálni és együttműködni, egyre gyorsabban változik az üzlet és egyre nagyobb transzparenciára van szükséged, amit kézi vezérléssel és Excel táblázatokkal már nem lehet elérni.

Ha a fenti problémák ismerősnek tűnnek, azzal nem vagy egyedül. Ez azt jelenti, hogy növekszik a vállalkozásod és még van időd versenyelőnyt szerezni. Szerencsére ma már egy ERP bevezetése lényegesen gyorsabb, sokkal kevésbé kockázatos és költséges, mint ezelőtt. A felhő ERP megoldások előfizetéses árazási modellje miatt nincs szükség nagy kezdeti beruházásra és bármikor módosítani lehet vagy akár le lehet mondani az előfizetést, így akár ki is próbálhatunk különböző megoldásokat. Egy korai ERP bevezetés sokkal kevésbé rendíti meg az üzletet, mint egy elkésett ERP bevezetés.

Ma már mindenki számára elérhető a legjobb ERP megoldások bevezetése, és ha megteheted, akkor miért választanál bizonytalan jövőjű, csak alapfunkciókat biztosító megoldást? Egy csak alapfunkciókat kielégítő megoldás nem segít megszabadulni a szétszórt Excel táblázatoktól. Az Excel táblázatokra tekinthetünk az egyéni komfortzóna definíciójaként, ha a felhasználóink ugyanolyan komfortosak az ERP megoldásban, akkor nem fogják táblázatokkal foltozgatni a funkcionális hiányosságokat. Ha ez így történik, nem kell többé aggódni a hatékonyság és az adatminőség miatt. Ha nincsenek szétszórt adatforrások, akkor az azok keresésével és rendszerezésévél töltött időt értékteremtésre lehet fordítani.

Egy ERP kiválasztásánál nem elég csak a költségeket és TCO-t nézni, legalább ennyire fontos a megtérülés. Ma már egy ERP bevezetése nem egy szükséges rossz, aminek pusztán az a célja, hogy áramvonalasítsa az adminisztratív munkát. Az ERP gyártók között egyre szorosabb a verseny, egyre inkább elmosódik a határvonal a kis-, közép- és nagyvállalati ERP megoldások között. A feltörekvő technológiák (mesterséges intelligencia, robotika, prediktív elemzések, IoT, stb.) alkalmazása a legfejlettebb megoldásokban eddig nem látott értéket képes teremteni, ami a felhőalapú megoldásokkal elérhetővé vált a kisvállalatok számára is.