מאמר
ניהול עסק בזמן משבר – תפקידה של הביקורת הפנימית
בימים מורכבים אלה, בעת של משבר, עבודת המבקר הפנימי הופכת משמעותית יותר. לצד קידום תכנית העבודה ומשימות הביקורת השוטפות, מומלץ לנקוט בגישה אג'ילית ולסייע להנהלה להתמודד באירוע מתגלגל הטומן בחובו חוסר וודאות וסיכונים מתעוררים, תוך דגש על הנושאים המפורטים מטה.
ישנם מספר רבדים של ניהול משבר בעת חירום, אשר נשענים זה על זה:
חוסן מנטאלי:
- רגולטורים רבים מפרסמים הנחיות פרטניות בימים אלה, מומלץ לפנות לייעוץ המשפטי ולוודא כי החברה נוקטת בצעדים אופרטיביים נדרשים.
- יש לקחת בחשבון כיצד מתקשרים את המצב לעובדים והאם המסרים תואמים את הערכים האתיים של החברה. יש לשים לב לאיזון נכון בין הדברים - מצד אחד להיות כנים בנוגע למשבר ומצד שני לעורר ביטחון בקרב העובדים ולא לייצר פאניקה.
- יש לוודא הלימה בין תקשורת פנימית וחיצונית, וכן להבטיח סנכרון בין המסרים המתקבלים ממקבלי ההחלטות עד להגיעם לעובד בשטח.
- מומלץ לנסות ולכמת ככל הניתן את השפעות התרחישים השונים לווידוא החוסן של החברה, ולאתגר את מפת הסיכונים הקיימת.
- בו בעת, להמשיך ולהפיץ עדכונים שגרתיים על המצב המלחמה וענייני מקרו שמשפיעים גם כן.
חוסן תפעולי:
חוסן תפעולי משמעו היכולת של החברה ועובדיה להתאושש,להגיב לשינויים ולהסתגל לתנאי העבודה המשתנים על מנת למקסם את שגרת הפעילות.
- יש לזהות את האתגרים החיצוניים עמם מתמודדים העובדים כתוצאה מהמצב ולבחון מה המענה שניתן לתת על מנת לאפשר ככל הניתן את רציפות העבודה, תוך שימוש ביצירתיות ובגמישות.שאלות שכדאי לשאול: האם קיימת אפשרות לעבודה מרחוק, מהי יכולת התפקוד של עובדים הגרים בעוטף או באיזורי סיכון אחרים? האם עובדים שהעתיקו את מקום מגוריהם בעקבות המצב מסוגלים לקיים שגרה מרחוק? עובדים שבני/בנות זוגם גויסו למילואים ועובדים שגויסו למילואים בעצמם - כיצד תומכים בהם? האם קיים בחברה מנגנון לשימור הידע המאפשר את המשך הפעילות? האם החברה יודעת להתמודד עם היעדר זמינות של אנשי מפתח? עובדים הם לפני הכל בני אדם, האירועים הקשים שפקדו וממשיכים לפקוד אותנו בימים אלה, עשויים להשפיע, על חלק מהם באופן כזה או אחר, גם בטווח הארוך ויש לקחת זאת בחשבון.
- מתקני עבודה – יש לוודא את תקינותם וזמינותם של האתרים הפיזיים ולוודא האם ניתן להגיע למתקנים כרגיל, מה ההנחייה בעת אזעקות וקיומו של מרחב מוגן. ככל שמתאפשרת הגעה פיזית, יש לחדד את הנהלים כך שיתאימו לסיכונים מתעוררים, כגון חלילה, אירועי חדירה, ולפרסם הנחיות פרטניות.
חוסן עסקי:
כלומר, האם גם בימים אלה, קיימת לחברה אפשרות להמשיך ולספק את שירותיה כבשגרה.
- מה קורה עם הלקוחות? האם הצרכים שלהם רלוונטים ויש מי שידרוש את השירותים. להבין מה הצרכים של הלקוחות (כל חברה ושירותיה) ולבחון כיצד אנחנו יכולים להמשיך לתת מענה לצרכים, אולי לבצע התאמות מסוימות בשירותים הניתנים על מנת לאפשר המשך שירות הלקוחות.
- מומלץ לבחון את תלות החברה בצדדים שלישיים והפיקוח עליהם. מה מידת ההשפעה של אירועי השעה עליהם? עד כמה קיימת תלות וכיצד מנהלים חלופות במידת הצורך.
- מומלץ לאפיין את התהליכים הקריטיים בחברה ולוודא כי ניתן להם מענה מותאם.
- כדאי להנגיש לעובדים ולמנהלים כלים להתמודדות עם משבר וליצירת חוסן.
- מומלץ למנהלים לקיים שיחות עם עובדיהם בתדירות יומית ככל הניתן, להתעדכן בסטטוס המשימות ולא פחות חשוב, במימד האישי.
חוסן פיננסי:
החוסן הפיננסי, כמו קודמיו, מושפע מהמופיע מעלה.
- יש לבחון את ההשפעות הפיננסיות בטווח הקצר כמו גבייה וירידה בהיקף המכירות וההשפעות בטווח הארוך כגון ההשפעות המאקרו-כלכליות, השפעת המצב על הלקוחות, השקעות מהותיות נדרשת על מנת להתאים את השירותים/המוצרים ללקוחות במצב הנוכחי וכו'.
- ניצול ההטבות מהבנקים - הגדלת מסגרות, נזילות והתניות פיננסיות וניצול הטבות מהמדינה, במסגרת מתווה לשעת חירום. השפעות של עליית מט"ח בעיקר על יצואנים. עניין נוסף שיש לשים לב אליו הוא הנושא של ריבית גבוהה, שכבר קיימת, המקשה על יכולת החברה לקחת/לקבל מימון מה שעלול להשפיע על הנזילות.
צור קשר
