Stafræn vegferð fjármálasviða

Neðangreind grein er unnin upp úr viðtali við Sunnu Dóru Einarsdóttur sem birtist í Fréttablaðinu þann 12. maí 2022.

--

Fjármálastjórar, sem stöðugt hagræða bjargráðum með sem bestum hætti fyrir fyrirtæki og stofnanir, glíma í dag við svo kvikt og breytilegt umhverfi að öll hefðbundin viðmið, eru horfin. Nægir þar að vísa til fjölbreyttra þátta eins og heimsfaraldurs, alþjóðlegra truflana í aðfangakeðjum og árverknisátaka.

Ein góð leið til að takast á við svo kvikt umhverfi er að styðjast við rauntímaupplýsingar. Með þeim geta fjármálastjórar veitt stjórnendum bestu mögulegu upplýsingarnar hverju sinni svo hægt sé að bregðast hratt og örugglega við ef óhagstæðar rekstrarsveiflur hafa snögglega áhrif á fyrirtækin.

Hreyfanleikinn sem fæst með því að leysa hratt og örugglega úr aðsteðjandi vanda, hver svo sem hann kann að vera, með rauntímaupplýsingum er lausnin sem fjármálastjórar nútímans leita að. Taka verður afgerandi skref í heildstæðri stafrænni vegferð til að komast á þann stað að geta nálgast rauntímaupplýsingar úr rekstri. Sú vegferð krefst ennfremur stanslausra úrbóta og viðhalds.

Stafræn vegferð; viðvarandi ferli byggt á samspili tæknilegra- og mannlegra þátta

Algengt sjónarmið er að stafræn vegferð feli í sér sjálfvirknivæðingu ferla sem hefjist með því að ferlar fyrirtækisins séu settir upp á nýtt með stafrænum hætti og að ferlinu ljúki þegar allir ferlar eru orðnir stafrænir. Það er þó alls ekki raunin. Stafræn vegferð er viðvarandi ferli sem í raun lýkur aldrei, enda kallar kvikt rekstrarumhverfi á sífellt endurmat á leiðum og lausnum til að auka skilvirkni og miðla upplýsingum með sem bestum hætti.

Fyrirtæki og stofnanir þurfa því að leggja áherslu á mannlega þætti sem byggja upp framtíðarfærni starfsfólks og þá fyrirtækjamenningu sem styður við áframhaldandi stafræna vegferð. Án innsæis og skilnings starfsfólks er óvíst hvort tæknin skili réttum upplýsingum yfir höfuð.

Mannlegi þátturinn í stafrænni vegferð fjármáladeilda er þannig órjúfanlegur þáttur þess að fjárfesta í tæknilegum innviðum eins og uppfærslu á fjárhagskerfum, mælaborðum, róbótum (e. robotic process automation) og gervigreind og felst í að efla teymin til að rýna í notkun og þarfir svo tæknin skili virði fyrir árangursríka ákvörðunartöku.  

Menningin forsenda samkeppnisforskots

Eins ógnvekjandi og það kann að hljóma þá er það ekki endilega erfiðasti hluti umbreytingarinnar að greina áðurnefnda þætti. Könnun sem Deloitte framkvæmdi í samstarfi við Massachusetts Institute of Technology (MIT) sýnir að munurinn á þeim fyrirtækjum sem takast á flug í sjálfvirknivæðingu fjármálaferla, og tekst þannig að ná samkeppnisforskoti, snýst ekki um val á tækni né hvernig hin stafræna vegferð er framkvæmd. Munurinn snýst fyrst og fremst um fyrirtækjamenninguna, sem getur ýtt undir eða hindrað stafræna umbreytingu. 

Ef fyrirtæki geta lagt grunninn að því að byggja upp menningu sem er hæfari til að aðlagast breytingum og jafnvel ýta undir þær, þá getur innleiðing nýrrar tækni og viðskiptaferla gengið snuðrulaust fyrir sig. Þetta er í það minnsta ályktun höfunda The Technology Fallacy: How People are the Real Key to Digital Transformation (MIT Press, apríl 2019), en niðurstöður þeirra byggja á fjögurra ára könnun á stjórnendum um hvernig tækni breytir því hvernig fyrirtæki starfa. Rannsóknin, sem gerð var af Deloitte í samvinnu við MIT Sloan Management Review, er byggð á svörum frá meira en 16.000 manns frá 157 löndum og 28 atvinnugreinum.

Þá taka höfundar einnig fram að til að ná enn betri árangri þurfa fyrirtæki að samræma menningu, mannauð og verkefni og halda þeim í takti eftir því sem tæknin þróast. Og þar gegna mannauðsstjórar jafn miklu hlutverki og fjármálastjórar og stafrænir leiðtogar í því að stýra þeirri viðleitni.

En hvernig geta fjármálastjórar þá lagt sitt af mörkum til að móta menninguna til að auðvelda stafræna umbreytingu og þar með efla „stafrænan þroska“ fyrirtækisins?

Skýr og samfelld stefna lykilatriði

Í könnuninni kemur fram að það sé mikilvægt að miðla markmiðum. Þó að stafræn umbreyting þróist með tímanum, þá geta fjármálastjórar drifið ferlið áfram með því að gefa skýra mynd af því hvernig þeir búast við að breytt verkefni og verkferlar virki. Hvernig mun þjónustan líta út eftir breytingar? Hvers lags verkefni hverfa af sjónarsviðinu og hvaða verkefni koma í staðinn? Í könnun Deloitte/MIT SMR, töldu 80% svarenda sem greindu fyrirtæki sín sem „mest stafrænt þróuð“ skipulagsheildir sínar hafa skýra og samfellda stefnu. Meðal fyrirtækja sem töldu sig „minnst þróuð“, þá gátu aðeins 15% tekið undir hið sama.

Fjárfesta þarf í framtíðinni

Eitt af því sem fjármálastjórar geta nýtt sér til að tryggja framgang stafrænnar vegferðar sinnar er að nýta sér þann sparnað sem verður til við það að færa rekstur fjármálasviðsins nær því sem tíðkast erlendis. Samkvæmt greiningum Deloitte í Bandaríkjunum má ráða að meðalrekstur fjármálasviðs eigi að kosta um 1-2% af tekjum en það hefur verið viðmiðið erlendis um langt skeið. Á Íslandi áætlum við að þetta hlutfall sé hins vegar nær 4-5%. Með því að færa reksturinn nær þessum erlendu viðmiðum yfir tíma er hægt að losa töluvert fé sem hægt er að fjárfesta í samfelldri stefnu, tæknilegum innviðum og framtíðarfærni teymanna.