Faglegt efni

Reynslusaga 

Sjálfvirknivædd reikningagerð fyrir íslenskt fyrirtæki. Hvernig fór verkefnið fram? 

Deloitte vann verkefni með íslensku fyrirtæki sem sneri að reikningagerð fyrirtækisins.

Verkefnislýsing:

Deloitte vann verkefni með íslensku fyrirtæki sem sneri að reikningagerð fyrirtækisins.

Fyrirtækið sendir út mörg þúsund reikninga mánaðarlega og inn geta slæst villur sem kostnaðarsamt er að leiðrétta eftirá. Sömuleiðis valda villur í útsendum reikningum óþægindum fyrir viðskiptavini og jafnvel „ímyndarskaða“ fyrir fyrirtækið sem sendir út reikningana.

Fyrirtækið hafði lent í vandræðum með útsenda reikninga sem innihéldu oft rangar upplýsingar líkt og röng kennitala, rangt vsk. númer, rangar upphæðir og rangar dagsetningar. Til að fækka villum hafði fyrirtækið útbúið svokallað „testbilling“ sem innihélt úrtak af reikningum. Þessir reikningar voru svo yfirfarnir af starfsmönnum til að ganga úr skugga að allar upplýsingar væru réttar.

Þegar mest lét voru um 10 – 15 starfsmenn að vinna við þessar yfirferðir eftir útskrift reikninga sem voru gefnir út mánaðarlega. Slík yfirferð verður aldrei 100% í lagi og afskaplega þreytandi fyrir þá starfsmenn sem þurfa að lesa yfir hundruði reikninga með fullri athygli.

Deloitte útbjó róbota sem framkvæmdi þessa vinnu. Svona var ferlið:

  1. Róbotinn tók reikingana og las þá yfir.
  2. Róbótinn greip allar helstu upplýsingar og hlóð þeim í töflu í Excel. 
  3. Að lokum fór róbotinn inn í innrikerfi fyrirtækisins og sótti upphæðir þriggja síðustu reikninga fyrir hvern einasta reikning í Excel skjalinu. 
  4. Hann tekur síðan meðaltal reikningsupphæðar þessa þriggja reikninga og ákvarðar út frá því hvort upphæð núverandi reiknings sé óvenjuleg eða ekki, eftir þeim skilyrðum/frávikum sem fyrirtækið setur. 
  5. Að ferlinu loknu sendir róbotinn Excel skýrsluna á starfsmann fyrirtækisins sem inniheldur lista yfir þá reikninga sem voru yfirfarnir þar sem augljóslega má sjá rauðmerkta reikninga sem stóðust ekki yfirferð.
Ferlið fór því úr höndum 10-15 starfsmanna sem unnu hver og einn í u.þ.b. 4-6 klukkutímum við yfirferð á úrtaki reikninga í hverjum mánuði eða u.þ.b. 40-90 klukkutímum samtals, yfir til róbotsins sem vinnur sömu vinnu á u.þ.b. 11 klukkustundum.

Róbotinn er því um marfalt hraðvirkari. Í dag fer róbotinn yfir u.þ.b. 2000 reikninga í mánuði og gerir það af mikilli nákvæmni. Það þarf því einungis einn starfsmann í lokin til að fara yfir frávikin sem voru um 30-40 reikninga sem róbotinn skilgreinir sem athugaverða, þ.e. uppfylla ekki skilyrði.

 

Did you find this useful?