電子契約の導入の手引き

背景

　従来から、紙帳票・資料の保管は保管料や倉庫費用といった大きなコストとなり、また利用するときの検索性の不自由さがありました。電子帳簿保存法の施行を受けて、企業では電子帳票等による保管へとシフトが始まりました。やがて、社内稟議等も電子書類に代わり、ワークフローの導入によるペーパーレス・効率化へと、改善を進めてきました。しかし、どの帳票は電子化できるのか等、全体の整合性や取扱いの整理をするには相応の手間がかかり、部分的な電子化に留まっていました。

　そのような中、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大予防に対する在宅勤務やスマートワークの要請により、現場での契約書等の授受が遅延し、ボトムアップでの文書の電子化の要請が出てきました。部分的・限定的でも、至急の電子化が必要になったのです。従来のトップダウンの戦略的・体系的な導入と、現場からの早期導入の要請が重なり、多くの企業で電子化が必須のこととなりました。

　これまで文書の電子化・電子契約の導入がなかなか進まなかった理由として、単に文書の整理、業務の整理の遅れに留まらず、根強い押印文化へのこだわりや、ITインフラの整備状況や関係部署間の調整等の課題が挙げられます。文書の電子化、は総務・庶務部門が主管すればよい、電子帳簿保存法であれば法務部門が、また主計・経理部門が主管すればよい、といった他人事ととらえる向きも少なくありませんでした。しかし、文書の電子化は、同時に業務プロセスの見直しも必要になります。併せて、BPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）を実施することも検討するべきです。

電子契約のスキーム

　一般に電子契約の導入とは、書面（紙）による契約を単に電子ファイルに置き換えるだけではなく、併せて業務フローも大きく変わります。

　従来の書面による契約は、印刷、製本、押印、収入印紙貼付、郵送といった手間とコストのかかるものでした。これは電子化することで、手間を省くとともに、収入印紙税、印刷代や郵送料を削減でき、さらに処理スピードも速くなるというメリットの大きいものです。

　そのためには、相応のITシステムの整備が必要になりますが、現在では複数のベンダーがパッケージソリューションを提供しています。自社に適したソリューションを選定し、効率よく導入することで、自社開発といった時間や労力のかかることは回避することができます。

検討論点

  形だけではない実質的な電子契約サービスの導入には、以下の検討が必要と考えられます。どの論点をどのタイミングで、どの順序で検討を進めるか、導入アプローチの巧拙がプロジェクトの成否を決めるとも言えます。

１．電子化対象の選定
文書の電子化・電子契約の導入につき、スコープの選定が重要です。どの文書を対象にするのか、どの範囲で実施するのか。またどの程度の重要性で、どれだけ厳格な手法が要請されるのか。例えば、当該文書は、会社印、実印といった厳格な取引を証するもの、すなわち電子署名を具備すべき文書なのか、担当者印、認印レベルの相手方が容易に特定できれば足りる文書なのか、または、それすら不要な単に電子ファイルとすれば足りる文書か、峻別する必要があります。

２．業務フロー変更の整理
文書の電子化、電子契約は、単なる紙から電子ファイルへの置き換えではなく、業務フロー自体が大きくかわります。一部の文書を電子化するには、先行処理からどのように受領するのか、電子ファイルで受領できるのかスキャンする必要があるのか、また後続処理が電子化する必要も生じます。どこにどれだけの変更が生じるのか、負荷の増えるところはないか、検討しておく必要があります。また、最初から電子署名による電子契約へ移行するのではなく、一旦、電子ファイルの授受といったステップを踏んで導入するケースもあります。その場合、業務フローは都度変わり、また複数の手続きが並行して実施されることもあり、事前の準備が重要になります。

３．関係部署・取引先との調整
全社として取り組むために、組織横断的なプロジェクト体制を構築し、関連部署と連携しながら進めることが重要です。関連部署とはワークショップを開催し課題を明らかにし、組織全体としての合意形成を行う必要があります。同様に、取引先とも、綿密な情報連携により、合意を得ておく必要があります。電子契約は、取引先の電子化の程度・ITリテラシー等も考慮する必要があります。
また、電子署名法、電子帳簿保存法等の法令等を遵守することはもちろん、監査や内部統制への影響も考慮し、どのような証跡、エビデンス、取引ログ等を保持すべきか、も検討が必要です。

４．導入システムの選定
電子契約サービス選定の際には、法令要件への対応力や既存システムとの接続仕様、相手先の受入れ易さを踏まえ、また操作性や市場シェアなどに注目します。ピンポイントでの導入であれば小規模のソリューションの短期導入も可能であったり、海外導入が前提の場合は選択肢がかなり限定されたり、利用目的・範囲により選択肢はさまざまです。また文書保管やワークフロー機能の有無、将来の拡張性も含めた要件も、選定時に考慮する必要があります。

５．ステップによる導入
文書の電子化は、すべての業務で一度に導入することは困難です。一部の部署・支店から導入する、子会社間取引から導入する、また、特定の書類から文書化を実施する、といった、パイロット的な導入を受けて、全社へ展開することが重要です。
また、すべての取引先が電子化に対応できるわけではないことを考慮すると、一定期間は紙での帳票と電子ファイルでの帳票が並行して取り扱われることになります。それぞれの業務フローで、内部統制やリスク管理の品質を下げることなく、運用することが要請されます。

　文書の電子化、電子契約の導入は、今後のニューノーマルのビジネス環境において、スタンダードとなりうるインフラです。各企業の実情に合わせて、関係各部署・取引先と調整しつつ、全体を俯瞰しながら、スポットでの早期導入も検討する、より機動的な対応が重要となっています。

※ 貴社および貴社の関係会社とデロイトトーマツグループの関係において監査⼈としての独⽴性が要求される場合、本サービス内容がご提供できない可能性があります。詳細はお問合せください。

寄稿紹介

電子契約導入ガイドブック［国内契約編］

• 「解説　公開鍵暗号の仕組み」：　
  監査法人トーマツ　関谷　正樹・　DTRS塩谷　美宏
• 法律編　第10節：
  DT弁護士法人　坂本　有毅・大和屋　力
• 税務編：
  DT税理士法人　吉田　賢

高林 淳・商事法務　編
四六判並製／192頁
ISBN:978-4-7857-2799-4
定価:2,420円 （本体2,200円＋税）
発売日：2020/08
商事法務（外部サイト）