病院情報システム管理のためのワンポイントアドバイス

はじめに

1999年の旧厚生省通達による電子カルテの解禁以来、電子カルテシステムの導入率は上がり続けており、診療所を除く病院における電子カルテシステムの普及率は2015年時点で27.8%（※）と30%に届くところまで来ています。400床以上のいわゆる大規模と言われる病院での導入率は70.1%（※）に達していますが、我が国全体としては、まだまだ多くの医療機関で電子カルテの導入検討が行われ、一方で、導入済み医療機関でも老朽化にともなうシステム更新検討が続くことになるものと予想されます。

病床規模の大小を問わず、病院が電子カルテ（あるいはそれを含んだ病院情報システム：以降、「病院情報システム」と記載します）を導入・運用・管理を検討する際に問題となることの一つに、「誰が」あるいは「どの部署が」稼働後のシステムを担当するか、ということがあります。

　民間企業の情報システムと異なり、病院情報システムの運用・管理が問題になる理由としては、それぞれにベンダーの異なる多くの部門システムが、異なる運用を持ちつつ、複雑に連携し合っている点にあります。大学病院や大規模病院では、「情報システム部」・「情報管理部」と呼ばれるような専門部署があり、複数の専任職員、システムエンジニア（SE）が、病院情報システムベンダーと、日々やり取りを行いながらシステムの運用・管理を行っていますが、多くの病院では、そこまで充実した組織・人員を用意することは難しく、現実的な解として、医事課や経営企画課といった事務部門と、診療部・看護部・各検査部など、院内の各部署の担当者が、本来業務と並行して対応していることが多いのではないでしょうか。

将来、病院情報システムの管理・運用業務が評価され、施設基準などの診療報酬点数で評価される時代が来れば、多くの病院で専任の部署や職員の雇用も可能になるかもしれませんが、当面はこれまで通り、現場の職員が病院情報システムの運用・管理業務を進めることになるため、今回の記事では、現場の方々でも日々の病院情報システム管理に活用できる、運用・管理のポイントを整理しご紹介します。

※出典：オーダリング・電子カルテシステム病院導入状況調査報告書［2015年（Ｈ27年）調査版］一般社団法人保健医療福祉情報システム工業会調査委員会

病院情報システム管理のポイント

・定期点検（各種機器の点検）
・変更管理（プログラム・マスタ更新作業内容の把握）
・運用管理規定（運用管理ルール）

病院情報システムの安定した運用・管理のためには具体的には何を行えば良いのでしょうか。実際の具体的運用・対策は、病院情報システムベンダーとの契約や、院内の業務分担などから確認することが望ましい面もありますが、まずはお手軽に始められる日常の点検作業をこれから記載しますので、今一度ご自身の所属組織でどの程度実現できているかチェックしてみてください。

医療機関に限ったことではありませんが、日常における定期的な点検は大切です。ここでの定期的な点検とは、例えば自動車でいうところの車検や1年点検ではなく（これについては最後に記載します）、日々の日常点検のことです。

自動車は日常点検で「タイヤは減っていないか」、「オイルは足りているか」、「各部から異音はしないか」、といったチェックをすることで、気持ちよく安全に走らせることができます。これと同様に病院情報システムでも日課としてのサーバー機器の点検や、前日にマスタデータを変更していないか、電子カルテベンダーが修正プログラムをリリースしていないか、といった変更点の把握し、職員間で情報共有を行うことで、障害の発生を事前に検知したり、問題発生の早い段階（例えば、外来診察が始まる前など）で原因に気が付いたりできる可能性が高まります。

また、チェック作業や情報共有が院内のルールに則っているか、責任範囲はどこまでか、といった、作業規範や権限規定を整理しておくことで、せっかく異常を検知しても初動対応が遅れることを防ぐことができるため、運用管理のルールについても、職員間で共有してください。

おわりに

いかがでしょうか。今回ご紹介した内容は、再び自動車に例えるなら、日常点検、タイヤやバッテリー・オイルの交換、整備手帳の確認といった感じかもしれません。
みなさんの自宅の自動車なら当たり前のことかもしれませんが、目の前の病院情報システムでも当然のものとなっているでしょうか。
今回ご紹介した対応・作業について、職員数や業務量の関係で難しいという場合は、例えば、自動車を買ったディーラーにメンテナンスを任せるように、電子カルテベンダーや専門の委託業者に対応を任せることも一つの選択肢です。この場合、病院情報システムが故障したときの病院に与える経済的なインパクトを想定し、（言葉は悪いですが）どこまでの時間・安全をお金で買うか、という基準での検討も必要になります。
とはいえ、今回述べたポイントはそれほど難しいものではないので、自己点検を兼ねて、一度チェックしていただければと思います。
実はこういったチェックポイントの情報は、病院情報システムベンダーに依頼することで提供してもらうことができる場合が多いですので、もし手元にない場合は、一度、病院情報システムの担当営業やSEに相談してみてください。
最後になりますが、実はこういった定期点検や対応を行っていても、病院情報システムは使えば使うほど課題が出てきます。例えばデータ量増加に伴うデータベースの処理速度低下などです。こういった日常点検では対応できない問題に対しては、自動車ならディーラーや整備工場での定期点検や車検を行い、必要な整備を受けるように、病院情報システムベンダーと相談して、具体的な問題のポイントを明確にしつつ、対策を決めていくことが必要になります。この対策・対応についても、今後の記事で具体的に紹介していく予定ですので、ご期待ください。
次回は運用管理規定の考え方・作り方について掲載予定です。