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電子文書法(e文書法)

文書保存に係る負担の軽減を図る

平成16年11月19日、参議院にて、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律案」及び「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律案」が可決され、 平成17年4月1日より施行されることが決まった。「電子文書法」または「e文書法」というのは、これら2 つの法律をまとめた呼称である。

電子文書法のポイント

電子文書法は、民間の文書保存に係る負担の軽減を図ることを目的として整備されたものである。これは、電子政府を進めている政府のe-Japan戦略Ⅱを加速化させる施策の一環でもある。電子文書法の施行により、従来の紙での保存に代えて、原則として電子的に保存することが可能となった。つまり、初めから電子文書として作成された書類の保存だけでなく、紙で作成された書類をスキャナでイメージ化する場合も個別法令が定める一定の技術要件を満たせばそれを保管することが可能となるわけです。

 

電子文書法のポイントは次のとおりである。

 1.民間に紙での文書保存義務が課されている場合、原則として全て電子保存することを容認することとするように法が整備された (この法律が及ばない、地方自治体の定める条例については、地方自治体に努力義務を定めている)。なお、通則法方式とすることにより、関係する法律(251 本)を個別に改正しなくても電子保存が容認される。

 

2.文書の内容、性格により、真実性・可視性を確保するための要件(改ざん防止措置等)の要請の程度が異なりうるため、電子保存の方法等については主務省令で具体的に定めることとしている。

 

3.通則法においては、書面に代えて電子保存を行うことができる規定を整備するとともに

 i. 書面に代えて電子保存を行うことができる規定を整備するとともに

 ii.電子保存を容認することが適当でないものについては、適用除外とする規定を整備する。

 

4.電子保存を容認することが適当でないものもあることから、電子保存を認めないものを例外として定めている(次の3つを挙げている)。

 ○緊急時に即座に見読可能な状態にする必要があるもの

 (例) 安全のため船舶に備え付けるべき手引書など

 ○現物性が極めて高いもの

 (例)許可証、免許証など

 ○条約による制約があるもの

 

5.税務関係書類は、

 i.スキャナ方式による保存が容認される。相手方から受け取った見積書、契約の申込書、請求書等原則的に全ての書類が対象である(なお、適正公平な課税を確保するため、決算関係書類や帳簿、3万円以上の契約書・領収書については、対象としない方針)。

 ii. 電子保存範囲の拡大に当たっては、現在認められている電子的に作成された帳簿書類の電子保存の場合と同様、税務署長による事前承認が必要となる(電子帳簿保存法が電子文書法に優先して適用されます)。また、真正性等を確保するために、電子署名及びタイムスタンプが必要とされる方向である。

 

 

参考文献: 内閣官房IT担当室「e-文書イニシアティブについて-e-文書法の立案方針-」

 (http://www.mhlw.go.jp/shingi/2004/06/s0624-5a.html)

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