Кодекс этики. Как правильно подойти к его разработке?

Он определяет приверженность компании принципам деловой этики и соблюдению регуляторных норм. Если кодекс этики уже разработан в компании, то задайте себе вопросы — а соответствует ли его содержание современным подходам и регулированию, действительной ситуации в компании, и главное, — понимают ли сотрудники его требования.

Существует несколько базовых правил, на которые можно ориентироваться при составлении кодекса этики.

В первую очередь важно понимать, что кодекс этики — это живой инструмент. Необходимо периодически пересматривать и проверять его жизнеспособность. Любые релевантные законодательные или бизнеc-изменения важно отражать и в кодексе.

1. Кодекс этики должен быть интерактивным документом, наполненным наиболее распространенными примерами из практики. Можно пробовать разные форматы: вопрос-ответ, описание возможных кейсов и неоднозначных ситуаций, и даже интерактивный кодекс в онлайн-формате. При этом основные принципы и ценности компании должны четко считываться сотрудниками.
2. В процесс подготовки кодекса стоит вовлекать сотрудников из разных департаментов — риск-менеджмент, HR, юридический департамент, внутренний аудит, департамент безопасности.
3. Язык кодекса должен быть простым и понятным всем сотрудникам компании.
4. Кодекс должен быть составлен с учетом этических принципов компании, обязательных для всех сотрудников, включая топ- менеджмент, членов органов управления, а также для бизнес- партнеров.
5. Обязанности адресатов кодекса должны описываться прямо и понятно, не надо использовать сложные обороты.
6. Кодекс должен быть глобальным и всеобъемлющим, не следует вводить разные виды кодекса для разных категорий работников или разных рисков (например, финансовый кодекс поведения).

Кодекс этики. Чем его наполнить?

Довольно часто компании составляют либо очень подробный кодекс этики, написанный сухим неработающим языком, либо совершенно поверхностный взгляд на принципы этики. В обоих случаях вряд ли сотрудники будут следовать положениям кодекса.

Мы рекомендуем включить в кодекс этики, с учетом специфики бизнеса компании, следующие разделы:

Основные принципы:

• внимательность и точность при ведении и хранении документации и отчетности
• конфиденциальность информации
• регулирование конфликтов интересов
• управление интеллектуальной собственностью
• корпоративное управление
• отсутствие дискриминации
• борьба с коррупцией
• профессиональная этика электронной переписки
• мошенничество/ злоупотребления
• здоровье и безопасность
• глобальные деловые практики в отрасли
• отмывание денег
• качество услуг/товаров
• социальная ответственность компании
• прозрачность и полнота информации

Взаимоотношения с сотрудниками:

• ценность человеческих ресурсов
• система коммуникаций в компании
• равные возможности всех сотрудников
• возмещение расходов и учет затрат времени
• межличностные взаимоотношения сотрудников
• критерии соответствия профессиональным стандартам и правилам, профессиональная компетентность
• обеспечение неприкосновенности частной жизни

Взаимоотношения с третьими лицами:

• взаимоотношения с бизнес- партнерами
• конфиденциальность взаимоотношений с бизнес- партнерами
• заключение контрактов и их согласование
• подарки и развлекательные мероприятия, полученные от/ подаренные бизнес-партнерам
• взаимоотношения с государственными органами
• процедура закупок/поставок
• использование ресурсов компании (информационная безопасность, киберриски, корпоративный шпионаж, использование имущества компании)
• инсайдерская информация

Взаимоотношения с обществом:

• коммуникации от имени компании (публичные выступления, медиа, и т. д.)
• критерии поведения в отношениях с общественностью
• защита окружающей среды
• внешние запросы/ публичное раскрытие информации
• маркетинг, продажи, реклама и промоакции
• благотворительность и спонсорство
• взаимоотношения с политическими партиями, профсоюзными организациями и ассоциациями