Les règlements et circulaires CSSF essentiels pour les Professionnels du Secteur Financier (PSF)
Applicables à tout ou partie des PSF, répondant à des obligations légales spécifiques à l’industrie financière (lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme) ou à des exigences organisationnelles pour une seule des trois catégories de PSF, ou encore précisant les dispositifs mis en place par la CSSF dans le cadre de sa surveillance du secteur financier (rapports périodiques) ou imposant des ratios de structure (adéquation des fonds propres), les règlements et circulaires CSSF forment le socle de la réglementation « pratique » à laquelle les PSF doivent se conformer et qui les guident dans l’établissement et le maintien des activités financières ou de support au secteur financier concernées.
Ci-après, nous reprenons les principaux règlements et circulaires émis par la CSSF. Par ailleurs, nous reprenons un tableau récapitulatif des règlements et circulaires précisant leur champ d’application respectif en annexe 1.
Règlement CSSF 13-02 et circulaire CSSF 14/589 relatifs à la résolution extrajudiciaire des réclamations
Ce règlement et cette circulaire sont applicables à tous les PSF et abrogent la circulaire 95/118 concernant le traitement des réclamations de la clientèle. Ce règlement a pour objet de définir les règles applicables aux demandes de résolution extrajudiciaire des réclamations introduites auprès de la CSSF et de préciser certaines obligations incombant aux professionnels en relation avec le traitement des réclamations.
La procédure de traitement des demandes a pour but de faciliter la résolution des réclamations à l’encontre des PSF sans passer par une procédure judiciaire. Ce n’est pas une procédure de médiation. L’intervention de la CSSF est soumise aux principes d’impartialité, d’indépendance, de transparence, de compétence, d’efficacité et d’équité.
La circulaire CSSF 14/589 apporte des précisions quant à la mise en oeuvre du règlement, mentionnant notamment que l’enregistrement des réclamations doit être informatisé et sécurisé, que le respect de la politique doit régulièrement être contrôlé par les fonctions de compliance et d’audit interne, et que les documents (tableau et rapport) annuels devant être mis à la disposition de la CSSF, devront être communiqués au plus tard le 1er mars de chaque année et devront couvrir l’année calendaire précédente.
En savoir plus sur le règlement CSSF 13-02 et la circulaire CSSF 14/589
Règlement CSSF 12-02 relatif à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme
Même si l’on peut considérer ce règlement comme central dans le dispositif pratique mis en place par le législateur dans la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, il faut intégrer ce règlement dans un tissu réglementaire plus large qui se fonde sur la loi modifiée du 12 novembre 2004 et la Loi (Art. 39 et 40) et qui, ensemble, forment la pierre angulaire de la matière, complétée par d’autres circulaires notamment celle relative aux informations concernant les donneurs d’ordre accompagnant les virements de fonds, la circulaire CSSF 06/274.
Il donne un caractère formel et juridiquement contraignant aux orientations professionnelles existantes énoncées précédemment dans des circulaires CSSF.
La circulaire CSSF 11/529 fournit des précisions sur les exigences quant à l’analyse des risques inhérents aux activités de chaque PSF qui doit être consignée par écrit : la direction doit d’abord identifier les risques de blanchiment de capitaux ou de financement de terrorisme, elle devra ensuite élaborer une méthodologie pour catégoriser ces risques, et puis définir et mettre en place des mesures ayant pour objectif de mitiger les risques ainsi déterminés.
Circulaire CSSF 12/552 telle que modifiée par les circulaires CSSF 13/563 et 14/597
Administration centrale, gouvernance interne et gestion des risques
Cette circulaire est applicable aux entreprises d’investissement. Par conséquent, les circulaires CSSF 95/120, 96/126, 98/143, 04/155, 05/178 et 10/466 sont abrogées pour elles.
Cette circulaire rassemble les obligations réglementaires que les PSF entreprises d’investissement vont avoir à remplir. Pour les professionnels effectuant des opérations de prêt tels que définis à l’article 28-4 de la loi modifiée du 5 avril 1993 relative au secteur financier, seul le chapitre sur le risque de crédit est applicable.
La Commission de Surveillance du Secteur Financier a concentré l’ensemble des modalités d’application clé en matière de gouvernance interne dans cette circulaire unique, reprenant les lignes directrices de l’Autorité bancaire européenne en matière de gouvernance interne du 27 septembre 2011 et celles du Comité de Bâle sur le contrôle bancaire (BCBS) en matière d’audit interne du 28 juin 2012 et les complétant par les dispositions additionnelles contenues dans les circulaires CSSF 96/126, 98/143, 04/155, 05/178 et 10/466.
Les modalités d’application en matière d’administration centrale telles que précisées dans la circulaire CSSF 95/120 sont également intégrées, tout comme les dispositions en matière de gestion des risques. Ainsi, alors que la plupart des dispositions de la circulaire CSSF 12/552 ne sont pas nouvelles en tant que telles, l’accent est mis sur davantage de formalisation en matière d’organisation de la gouvernance interne et sur la manière dont les activités de contrôle interne sont conduites.
Circulaire CSSF 95/120 – administration centrale
Cette circulaire est applicable aux PSF spécialisés et de support. Elle a été remplacée par la circulaire CSSF 12/552 pour les entreprises d’investissement. Quels que soient les concepts, les principes sont les mêmes.
Reflet de l’article 17 de la Loi, cette circulaire subordonne l’obtention d’un agrément au statut PSF à l’existence, au Luxembourg, non d’un simple siège juridique, mais de son administration centrale induisant l’existence du centre de décision et de son centre administratif au Luxembourg.
La circulaire précise la notion d’« administration centrale » qui correspond aux fonctions de direction et de gestion, d’exécution et de contrôle ainsi que la notion de « centre » vers lequel et duquel rayonnent les éléments de vie du PSF avec, implicitement, l’existence des moyens techniques et humains nécessaires et suffisants à son fonctionnement.
Circulaires CSSF 96/126, 05/178 et 06/240
Organisation administrative et comptable et sous-traitance en matière informatique
Ces circulaires sont applicables aux PSF spécialisés et de support. Elles ont été remplacées par la circulaire CSSF 12/552 pour les entreprises d’investissement. Quels que soient les concepts, les principes sont les mêmes.
Reflets de l’article 17 (2) de la Loi demandant aux PSF de justifier d’une bonne organisation administrative et comptable, ces circulaires sont dans la continuité de la précédente circulaire CSSF 95/120 quant aux lignes directrices guidant le fonctionnement d’une telle organisation (elles sont d’ailleurs à lire conjointement) et précisent les mesures de sécurité que les PSF doivent mettre en place dans le domaine de l’informatique afin de satisfaire aux exigences en matière de secret bancaire. Les prescriptions de ces circulaires sont à adapter à chaque PSF selon ses activités et sa taille.
En savoir plus sur les circulaires CSSF 96/126, 05/178 et 06/240
Circulaire CSSF 98/143 – contrôle interne
Cette circulaire est applicable aux PSF spécialisés et de support. Elle a été remplacée par la circulaire CSSF 12/552 pour les entreprises d’investissement. Quels que soient les concepts, les principes sont les mêmes. Cette circulaire présente et développe les principes d’un contrôle interne adéquat applicable aux PSF conformément à l’article 17 (2) de la Loi.
Dans le but d’assurer les objectifs suivants :
- Les objectifs posés par l’entreprise sont atteints
- Les ressources sont utilisées de façon économique et efficiente
- Les risques sont contrôlés adéquatement et le patrimoine est protégé
- L’information financière et l’information de gestion sont complètes et fiables
- Les lois et réglementations ainsi que les politiques, les plans, les règles et les procédures internes sont respectés
La circulaire précise les responsabilités respectives des conseils d’administration et direction de l’établissement ainsi que le système de contrôle interne à mettre en place.
Circulaire CSSF 07/307 telle que modifiée par les circulaires CSSF 13/560, 13/568 et 14/585
Règles de conduite relatives au secteur financier
Cette circulaire, applicable aux seules entreprises d’investissement, a pour objectif de définir les exigences organisationnelles et les règles de conduite dans le secteur financier (transposant la directive MiFID 2004/39/CE et la directive 2006/73/CE).
Concernant les exigences organisationnelles le chapitre 3 de la présente circulaire reprend la responsabilité du conseil d’administration, la responsabilité de la direction autorisée et apporte des précisions sur la fonction de gestion des risques, la fonction Compliance et la fonction d’audit interne.
En octobre 2013, l’Autorité Européenne des Marchés Financiers (AEMF / ESMA) a publié la version en langue française de ses orientations concernant les politiques et pratiques de rémunération (MiFID). La circulaire 14/585 transpose ces orientations dans la réglementation luxembourgeoise, sous forme d’un ajout en tant qu’annexe V de la circulaire CSSF 07/307.
Circulaire CSSF 07/290 telle que modifiée par les circulaires CSSF 10/451, 10/483, 10/497 et 13/568
Définition des ratios de fonds propres
La circulaire 07/290 telle que modifiée par les circulaires CSSF 10/451, 10/483, 10/497 et 13/568 est applicable aux seules entreprises d’investissement, à l’exclusion des entreprises qui ne sont agréées que pour fournir des services de conseil en investissement et/ou pour recevoir et transmettre des ordres d’investisseurs sans détenir elles-mêmes des fonds et/ou des titres de leurs clients. Elle définit un ratio d’adéquation des fonds propres, visant à s’assurer que les entreprises d’investissement disposent de fonds propres adéquats au regard des risques de crédit, de dilution, opérationnel, de change, de variations de prix des produits de base et des risques liés au portefeuille de négociation encourus.
Le ratio d’adéquation des fonds propres rapporte les fonds propres éligibles à l’exigence globale de fonds propres pour la couverture des risques visés. Les entreprises d’investissement sont tenues de disposer en permanence de fonds propres suffisants pour couvrir leur exigence globale de fonds propres sur une base individuelle et le cas échéant sur une base consolidée. Les fonds propres éligibles constituant le numérateur du ratio comprennent les fonds propres de base, les fonds propres complémentaires et les fonds propres sur-complémentaires.
Circulaires CSSF 01/28, 01/29, 01/47 et 02/65
Traitant de la domiciliation
Dans le contexte de la loi modifiée du 31 mai 1999 régissant la domiciliation de sociétés, ces quatre circulaires CSSF traitent différents aspects de l’activité de domiciliation au Luxembourg.
En effet, la circulaire CSSF 01/28 reprend les personnes et les entreprises habilitées à exercer l’activité de domiciliataire.
La circulaire CSSF 01/29 reprend le contenu minimal d’une convention de domiciliation de sociétés. La circulaire CSSF 01/47 détermine les obligations professionnelles qui se posent préalablement et postérieurement à la conclusion d’une convention de domiciliation pour les domiciliataires de sociétés soumis à la surveillance de la CSSF. Elle a également pour but de donner les recommandations générales aux domiciliataires de sociétés se trouvant dans des situations de conflit d’intérêts.
Enfin la circulaire CSSF 02/65 apporte des précisions à la loi modifiée de 1999 quant à la notion de siège.
Circulaire CSSF 10/437
Lignes directrices concernant les politiques de rémunération dans le secteur financier
Cette circulaire vise à améliorer la prise, la gestion et le contrôle des risques dans les établissements financiers en définissant des lignes directrices relatives notamment à la structure de la rémunération et au processus d’élaboration et de mise en oeuvre des politiques de rémunération.
Dans cette optique la circulaire CSSF 10/437 reprend le champ d’application de celle-ci, les exclusions, la structure de la politique de rémunération, la divulgation, la surveillance et l’entrée en vigueur de ces recommandations.
Circulaire CSSF 12/544
Optimisation par une approche par les risques de la surveillance exercée sur les PSF de support
Cette circulaire met en oeuvre pour les PSF de support un processus d’évaluation et de gestion des risques pour les activités prestées au secteur financier, basé sur :
- L’application du principe de proportionnalité selon l’importance de l’activité fournie par le PSF de support au secteur financier
- La prise en compte de l’auto-évaluation et de la gestion par le PSF de support des risques qu’il fait courir au secteur financier, celles-ci devant faire annuellement l’objet d’un rapport d’analyse de risques (RAR) par le PSF de support ; une description des activités prestées auprès du secteur financier, de l’organisation et de l’infrastructure du PSF de support – à fournir annuellement dans un Rapport Descriptif (RD) – facilitera la compréhension et l’analyse des risques reportés dans le RAR
Il est prévu que ces rapports soient complétés par l’émission d’un rapport de procédures convenues par le réviseur d’entreprises agréé, permettant un jugement précis sur l’organisation, le système de contrôle interne, la situation financière et les risques du PSF de support contrôlé, qui peuvent avoir un impact direct ou indirect sur ses clients professionnels du secteur financier.
Circulaire CSSF 13/554
Évolution de l'usage et de la maîtrise des outils de gestion des ressources informatiques et de gestion des accès à ces ressources
Cette circulaire s’applique à l’ensemble des PSF et concerne les outils qui permettent de gérer les droits d’accès aux ressources informatiques connectées à un réseau et/ou de déclarer et d’administrer de manière centralisée la plupart de ces ressources.
Les PSF doivent conserver le contrôle complet des ressources dont ils sont responsables et de l’accès à ces ressources, en premier lieu pour des raisons de conformité et de gouvernance, et en deuxième lieu pour protéger les données confidentielles soumises au secret professionnel.
La note technique en annexe de la circulaire fournit les règles techniques obligatoires et insiste sur la mise en place de contrôles préventifs étant donné que les contrôles correctifs ne sont pas considérés comme suffisants et doivent être effectués en solution d’urgence en cas d’échec des contrôles préventifs.
