Firma electrónica

Ciudad de México, 13 de noviembre de 2020.

Desde antes de que se registraran los primeros casos de COVID-19 en el mundo, la firma electrónica ya figuraba como un valioso mecanismo para la emisión de facturas y la celebración de contratos vía electrónica; sin embargo, durante la contingencia sanitaria y luego de ella, adquirió doble importancia, ya que, hasta este momento, representa, además, una medida para salvaguardar la salud de las personas.  

La firma electrónica, según lo describe el Código de Comercio de México –en apego a la Ley Modelo de la CNUDMI sobre las Firmas Electrónicas–, son los “datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología”. Dichos datos son utilizados para identificar al emisor del mensaje como autor legítimo de éste.

Si hablamos de firma electrónica avanzada o fiable (también conocida como FIEL), nos referimos a aquella firma electrónica que cumple con los siguientes requisitos del mismo Código:

1. Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante.
2. Los datos de creación de la firma estaban, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del firmante.
3. Es posible detectar cualquier alteración de la firma electrónica hecha después del momento de la firma.
4. Respecto a la integridad de la información de un mensaje de datos, es posible detectar alteración de ésta hecha después del momento de la firma.

En cualquiera de los casos, se trate de firma electrónica o de la FIEL, dichos mecanismos nos sirven para realizar diversos trámites a distancia, a través de medios electrónicos, con la garantía de que tendrán validez jurídica y fuerza probatoria, una actividad que, en el actual entorno sanitario, cobra especial relevancia.

El inicio de la pandemia en México provocó el cierre total y parcial de algunas oficinas públicas y comercios, situación que incrementó de manera notable los trámites burocráticos y las operaciones mercantiles vía electrónica, impulsando, en consecuencia, un mayor uso de la firma electrónica entre la población del país.

Un ejemplo lo tenemos con la Llave CDMX, la firma electrónica que autentifica la identidad de un capitalino en trámites locales como el alta de placas vehiculares, denuncias digitales o solicitudes de cierre de establecimientos mercantiles. Esta herramienta fue lanzada el 30 de junio de 2020 y para el 20 de julio ya se tenían registrados más de 200 mil usuarios, de acuerdo con la Agencia Digital de Innovación Pública de la Ciudad de México.

Pero, además de los beneficios evidentes, ¿qué otras ventajas y desafíos ofrece esta forma de autenticación?

Regulación y los retos a futuro

Actualmente, en las legislaciones civil y mercantil encontramos el marco jurídico que valida la celebración de contratos, expedición de documentos o trámites fiscales a través de medios electrónicos.

El Código Civil Federal, el Código Federal de Procedimientos Civiles, el Código de Comercio, la Ley Federal del Trabajo o la Ley Federal de Procedimiento Administrativo contienen algunas de las normas o principios legales que regulan el uso de la firma electrónica en el país.  

El Código de Comercio, por ejemplo, nos remite a la NOM-151, una norma que contiene todos los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos. Aunque ésta ya existía desde hace algunos años, todavía no son muy explotadas sus ventajas.

A grandes rasgos, la NOM-151 regula la digitalización certificada de documentos. Es decir, si en algún momento una compañía quisiera digitalizar un contrato, una póliza contable o cualquier otro documento físico, dicha norma especifica todos los pasos para que el documento quede cifrado mediante cadenas de códigos.

Con ello se tiene, por lo tanto, la certeza de que el archivo digital es original –al mismo tiempo que se conserva el documento físico– y también permite a las empresas eficientar costos, hacer los trámites más expeditos, además de representar una muy buena alternativa para facilitar el cumplimiento del requisito de fecha cierta (fecha verificable en que un acto jurídico se celebró)¹, lo cual resulta de gran relevancia hoy en día frente a las auditorías o revisiones de las autoridades fiscales.

Transitar hacia este tipo de mecanismos electrónicos implica algunos retos. Uno de los principales sigue siendo, sin duda, el romper con la idea tradicional de celebrar contratos o documentos con el uso de la firma autógrafa, pero también es cierto que las empresas que aún no hayan dado ese paso se enfrentarán al desafío de adaptar su tecnología para implementar procesos digitales.

Finalmente, en la esfera jurídica existe el reto de generar, en un juzgador, la convicción de que los documentos digitales son inalterables y que, efectivamente, se generaron en la fecha que el sello digital menciona, ya que, al día de hoy, aún no existe en los tribunales un precedente que se pronuncie sobre el valor probatorio de documentos celebrados a través de medios electrónicos, para efectos de tener por acreditada su fecha cierta.

En definitiva, las firmas electrónicas y el uso de medios digitales pueden ser igual o más confiables que la emisión de contratos o documentos en papel, gracias a los avances tecnológicos de los últimos años. Además, se cuenta con un marco legal adecuado para su regulación, así como con órganos públicos para certificar las firmas e identificar a quienes las usan.

Sin embargo, antes de comenzar el camino hacia la transición digital, habría que preguntarnos, ¿qué es más fácil y seguro para resguardar, transmitir o validar: un archivo digital o un documento de cincuenta hojas de papel? En la respuesta a esta pregunta las empresas, las personas y las oficinas públicas encontrarán la ruta a seguir en esta nueva era tecnológica de la que ya somos parte. 

_{1. Se trata de un requisito señalado en jurisprudencia de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, en diciembre de 2019, aplicable para valorar la documentación privada que se exhibe a la autoridad fiscal, a fin de acreditar determinados actos jurídicos.}