Nómina digital

Tres meses (enero, febrero y marzo) fueron el plazo que las autoridades brindaron a las organizaciones para migrar su nómina, por completo, a esta actualización. Desde abril, según lo señalado en su momento por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), únicamente se podría utilizar la nueva versión.

Incluso si durante los meses de prórroga las empresas trabajaron bajo la modalidad 1.1, deben timbrar de nueva cuenta sus comprobantes fiscales de nómina bajo la actualización del sistema.

A pesar de que este cambio debería suponer una transición sencilla, la realidad es que requiere que las empresas analicen, de forma detenida, las modificaciones establecidas, para poder configurar así sus sistemas de nómina y asegurar el cumplimiento de las nuevas reglas.

Para implementar los recibos de nómina digitales bajo la nueva versión, las compañías deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• Las nuevas reglas y requerimientos de las autoridades.
• Las prestaciones y los beneficios que otorga la empresa a sus trabajadores, personal subordinado o a asimilados a salarios.
• El trato que debe darse a cada concepto de pago y/o retención efectuado a los trabajadores.
• Los aspectos informáticos básicos para la generación de archivos en formato requerido.
• Para el timbrado de los recibos de nómina, contar con el servicio de un Proveedor Autorizado para la Certificación (PAC) de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
• Confirmar que el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de todos los trabajadores sea correctos y esté actualizado.

¿Cumplir o no? Lo que está en juego

La adopción de la nueva de nómina digital, más allá de una opción, debe ser vista como una obligación para las empresas establecidas en nuestro país.

En caso de que una compañía no cumpla con las especificaciones tecnológicas en el envío del CFDI de nómina, en su versión 1.2 –como comprobante no enviado, estructura y/o sello inválido, y envío extemporáneo–, el Servicio de Administración Tributaria contempla diversas sanciones, establecidas en el Anexo 29 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2017.

No obstante, uno de los aspectos más relevantes, y uno de los que más debería preocupar a las organizaciones, es que al no presentar correctamente el comprobante fiscal, el pago de la nómina podría considerarse como un gasto no deducible.

En ese sentido, es necesario que las empresas presten una mayor atención a los procesos que conlleva la adopción de esta nueva versión de nómina, con el propósito de cumplir con todos los requerimientos.

Solo así se evitará caer en errores u omisiones, que podrían originar que los CFDIs timbrados sean invalidados o tengan información errónea, originando un problema no solo para los trabajadores, sino para la propia empresa.