Documentar sin complicar

La problemática que enfrentan pequeñas y medianas empresas en México recae, entre otros temas, en dificultades para la gestión administrativa, implementación de modelos de negocios, control y eficiencia en la operación, prevención del fraude, optimización y desarrollo de la infraestructura tecnológica y, en ocasiones, en la definición de una estrategia que abarque todo lo anterior.

La documentación de procesos es una herramienta para superar algunas de esas problemáticas, entendiendo que los procesos documentados son una herramienta o un medio, pero no es el fin -salvo que la documentación se haga para cumplir con un requerimiento regulatorio-. Si bien pudieran buscarse varios beneficios mediante la documentación o la mejora de procesos, es fundamental considerar que todo aquello que deba llevarse a cabo tiene que apuntar hacia el logro de esos objetivos, por lo tanto, debe desestimarse todo aquello que no aporte al logro.

• ¿Se deben documentar o no los procesos?
• ¿Documentamos todos? Y si sólo documentamos algunos ¿cuáles y cómo definimos la prioridad?
• ¿Debemos documentar el estado actual “As is” para poder definir
  el estado futuro “To be”?

Un proceso empresarial es una serie de actividades o tareas interrelacionadas,
secuenciales, lógicas y estructuradas que se llevan a cabo para lograr un objetivo específico dentro de una organización. El proceso puede ser operativo, como la fabricación de un producto o la prestación de un servicio; o de soporte, como la gestión de recursos humanos o la contabilidad.

Son esenciales para la eficiencia y la efectividad de una organización porque
definen cómo se deben realizar las operaciones para cumplir con estándares de calidad, satisfacción del cliente y alcanzar los objetivos estratégicos de la
empresa, todo ello, de forma estandarizada.

Para comenzar a documentar, eficientar o automatizar los procesos no necesariamente existe un modelo, una metodología o un marco de referencia totalmente aplicable a una organización; la creación del modelo o metodología especialmente diseñados de acuerdo con cada circunstancia podría ser el camino para asegurar el logro de los objetivos.

Lo invitamos a consultar el reporte completo.